Meteen naar de inhoud
Home » Stroomlijn communicatie effectief met Vtiger Collaborative Tools

Stroomlijn communicatie effectief met Vtiger Collaborative Tools

Stelt u zich een situatie voor waarin uw klant een vraag heeft gesteld met betrekking tot productdetails en u vanwege uw drukke schema niet terugkwam. Of, wanneer een woedende klant u uitscheldt en u zich realiseert dat het ondersteuningsteam u niet heeft geïnformeerd over een door hen naar voren gebracht probleem.

Succes in een bedrijf hangt vooral af van effectieve samenwerking en communicatie, zowel intern als extern. Volgens een studie van Deloitte, is 17% procent van de werknemers meer tevreden met hun werk als ze toegang hebben tot samenwerkingstools. En de meeste CRM's bieden ongetwijfeld tools waarmee u naadloos kunt samenwerken.

Lees meer over Collaborative CRM

Laten we nu eens nader kijken naar het soort samenwerking dat plaatsvindt in een bedrijf met enkele voorbeelden.

Samenwerking binnen een team

  • Een verkoper wil goedkeuring van de manager om een ​​korting te geven en de deal te sluiten.
  • Een offerte moet worden goedgekeurd voordat deze naar de klant gaat.
  • Een ondersteuningsmedewerker wil hulp van zijn teamleden bij het oplossen van een vraag.

Samenwerking tussen meerdere teams

  • Een verkoper wil het probleem van een klant bespreken met de supportmedewerker.
  • Het management wil een all-hands-vergadering houden om strategieën te bespreken om de inkomsten voor het volgende kwartaal op te schalen.
  • Verkoop-, marketing- en ondersteuningsteams willen een 360-graden beeld krijgen van de
    klantgegevens in plaats van overal te zoeken.

Samenwerking tussen een bedrijf en zijn klanten

  • Een afspraak plannen met uw klant om een ​​product in detail te bespreken.
  • E-mails sturen naar potentiële en bestaande klanten met aanbiedingen of kortingen.
  • Een case maken wanneer een klant een probleem aankaart.

Alle punten die ik hierboven heb genoemd, verhogen de productiviteit en verhogen het plezier van de klant. Als u een robuust CRM gebruikt met verbeterde samenwerkingsfuncties, vereenvoudigt en stroomlijnt het deze zakelijke activiteiten en levert het betere resultaten op.

Laten we eens kijken hoe Vtiger de samenwerking in de hele organisatie verbetert met zijn ingebouwde tools.

Top 6 samenwerkingshulpmiddelen in Vtiger CRM

Acties

Acties

Wanneer u deel uitmaakt van een klantgericht team, wordt het belangrijk om op de hoogte te blijven van aankomende activiteiten en om de klantbetrokkenheid en teamprestaties bij te houden. En om deze activiteiten te stroomlijnen, heeft Vtiger de Actions-module in de CRM geïntroduceerd. De Actions-module van Vtiger is een perfecte oplossing om uw taken op een georganiseerde manier te plannen.

Met verschillende herinneringen en instellingen gedraagt ​​Actions zich als uw persoonlijke assistent, herinneren u van alle activiteiten die op tijd moeten worden gedaan.

Er zijn verschillende tabbladen in de Vtiger-acties module die u helpt bij het scheiden van uw dagelijkse taken. Laten we ze nu bekijken:

  • Tabblad Mijn acties: Verzamelt al uw gesprekken, vergaderingen en taken op één plek. Het toont activiteiten die voor vandaag, de komende week en de maand moeten plaatsvinden, wat u helpt bij het efficiënt prioriteren van uw activiteiten.
  • Tabblad @Vermeldingen: U krijgt een melding wanneer iemand u noemt om een ​​contactrecord te bespreken. Je kunt de melding ook beantwoorden met emoji's, zoeken met trefwoorden voor specifieke @vermelding, enz.
  • Update-tabblad: Het werkt u onmiddellijk bij wanneer de status van een record wordt gewijzigd of een lijst met u wordt gedeeld, zoals een lijst met contactpersonen of een lijst met marketingcampagnes.
  • Tabblad Betrokkenheid: Het toont alle waarschuwingen met betrekking tot uw e-mails. Als uw klant bijvoorbeeld uw e-mail opent, uw e-mail beantwoordt, op een link klikt, een document downloadt of opnieuw deelt, enz.

Met de acties van Vtiger kunt u verschillende waarschuwingen instellen, op basis waarvan automatisch meldingen naar u worden verzonden.

Met Activiteitswaarschuwingen krijgt u bijvoorbeeld meldingen over:

  • Uw achterstallige en aanstaande taken.
  • U krijgt een casus toegewezen.
  • De activiteiten van uw team, enz.

Lees dit voor meer informatie over Vtiger-waarschuwingen: blog en blijf de businesscurve voor.

Evenementen

Event

Een evenement is een activiteit die gepland staat op een bepaalde datum. Het kan zo simpel zijn als een ontmoeting met uw klant of een marketingwebinar over nieuwe functies, of zelfs een productlancering.

In Vtiger CRM kunt u evenementen maken met behulp van de Evenementen module en stel herinneringen in zodat u ze niet mist. Als u bijvoorbeeld een verkoper bent, kunt u een evenement maken als u een productpresentatie aan de klanten wilt laten zien. U kunt een onderwerp, datum, tijd, deelnemers, herinneringen en activiteitstype toevoegen. U kunt verschillende soorten activiteiten definiëren, zoals oproepen, online vergaderingen (Via Zoom of Google Meet), vergaderingen op locatie, enz.

U kunt apps van derden integreren, workflows automatiseren en evenementen voor verschillende activiteiten aanpassen aan de vereisten.

U kunt een maken gebeurtenis van:

  • Voeg evenement toe: U kunt een evenement maken met de knop Evenement toevoegen in de module Evenementen. U kunt gebeurtenisrecords bekijken in de lijstweergave, kanbanweergave en kalenderweergave. De lijstweergave toont al uw evenementen in het lijstformulier. Kanban View geeft uw evenementen weer in kaarten en Calendar View geeft uw evenementen weer die in de kalender zijn gemarkeerd.
  • Snel aanmaken: U kunt een evenement maken met deze functie en de nodige details invullen. Andere informatie kan later worden toegevoegd.
  • Van een ander record in het CRM: U kunt ook een evenement maken vanuit verschillende modules: Contacten, Deals, Organisaties of Offertes.
  • Google Meet: Als u Google Meet hebt geïntegreerd met Vtiger CRM, kunt u een evenement maken vanuit Google Meet, koppelingen genereren en naar de deelnemers verzenden. De gebeurtenis wordt opgenomen in de CRM-agenda.

Nadat je een evenement hebt gemaakt, kun je het naar meerdere genodigden sturen.
U kunt de evenementdetails en links met de deelnemers delen via e-mail. In het gebeurtenisrecord kunt u notities opnemen en bestanden en documenten bijvoegen en delen. En na het evenement kunt u statistieken krijgen over het aantal aanwezigen en de identiteit van de aanwezigen.

U kunt ook terugkerende evenementen maken, zoals dagelijkse vergaderingen. De module Gebeurtenissen biedt u ook een optie om gebeurtenissen samen te voegen als er dubbele of vergelijkbare gebeurtenissen zijn gemaakt met dezelfde informatie.

Met de module Gebeurtenissen kunt u uw taken beheren en prioriteren om de productiviteit op het optimale niveau te bereiken.

Taken


Taak

Als u iemand bent die belangrijke dingen op papier noteert die u moet invullen, dan moet u dit weten: Taak beheer in Vtiger CRM. Met de Taakmodule van Vtiger kunt u een taak maken, de status volgen en herinneringen instellen om op de hoogte te blijven van uw bedrijf. Net als bij andere tools, kunt u taken maken vanuit verschillende functies, zoals Quick Create, contactrecords, enz. En het geeft taken weer in Lijstweergave, Kanbanweergave, enz.

Een ding dat opvalt van andere functies, is dat u subtaken kunt maken als u meerdere taken moet voltooien onder een bovenliggende taak. U kunt herinneringen instellen en met tijdlogboeken kunt u bijhouden hoeveel tijd u aan elke taak besteedt.

Als je problemen hebt met het voltooien van een taak, kun je hulp krijgen van je teamleden met @vermeldingen.

Het Taak in Vtiger is een geweldig hulpmiddel om uw zakelijke activiteiten te volgen, te beheren en te bewaken zonder veel afhankelijkheid. Het biedt een platform om doelen te stellen, zodat klanten niet lang hoeven te wachten om hun deliverables op tijd te krijgen. Dit leidt uiteindelijk tot een grotere klanttevredenheid en meer samenwerking, wat essentieel is om de lat voor zakelijke inkomsten hoger te leggen.

Documenten


Documenten

Het maken en beheren van documenten is een arbeidsintensieve taak die veel tijd kost om ze voor te bereiden. Er zullen veel documenten in een bedrijf zijn die het verkoop- en marketingteam naar behoefte moet opslaan, delen en bewerken.

vtiger's Documentmodule is een one-stop-bestemming die niet alleen gaat over het maken, opslaan en volgen van documenten. Er zijn veel acties die u kunt uitvoeren met de Documenten-module. Zij zijn:

  • Maak een document met Quick Create of de Documenten module. Voeg ook gerelateerde modules zoals contacten, organisaties, deals, producten, enz. toe aan het document.
  • Upload documenten intern of extern vanuit Google Drive of Dropbox. Koppel externe mappen aan de documenten van Vtiger.
  • Deel het document met uw klanten in de vorm van een link of bijlage.
  • Download, importeer en print de documenten met behulp van aanpasbare sjablonen.
  • Bekijk documenten op verschillende manieren. Net als in de lijstweergave worden al uw opgeslagen documenten weergegeven, in de miniatuurweergave worden documenten weergegeven op basis van de recent geopende documenten, enz.

Het centraliseert al uw openbare, privé- en vertrouwelijke documenten op één platform. Documentmodule in Vtiger geeft u realtime updates als uw klanten acties uitvoeren. Afgezien daarvan kunt u samenwerken met uw klanten en hun betrokkenheid volgen, wat gunstig is om een ​​perspectief te krijgen op hun betrokkenheidsniveau.

Documenten elektronisch ondertekenen

Esign-document

Met elektronische handtekeningen of Esigns kunnen bedrijven alle relevante documenten, zoals contracten of bestellingen, laten ondertekenen via digitale media. Het vereenvoudigt de taak om documenten te ondertekenen door niet fysiek aanwezig te zijn. E-handtekeningen zijn een moderne manier om de identiteit van de klanten te bevestigen.

Vtiger CRM heeft de Esign-functie om het proces van het delen van documenten en het op tijd ondertekenen ervan te vereenvoudigen. DocuSign is een toepassing van derden waarmee u documenten kunt afdrukken, scannen en verzenden met papier.

U kunt een document voor elektronische ondertekening maken vanuit: E-sign-module van Vtiger en uit andere modules zoals contacten, organisaties, enz. Maar u kunt maximaal 3 ondertekenaars toevoegen voor een enkel document. Voordat u het document verzendt, kunt u handtekeningtags toevoegen waarmee de ondertekenaar op de juiste plaats kan ondertekenen.

Nadat het document ter ondertekening is verzonden, werkt Vtiger automatisch de status, transactie-ID, enz. Op de tijdstempels bij. Documenten kunnen in pdf-indeling naar klanten worden verzonden met behulp van ingebouwde sjablonen om ze aantrekkelijk en aantrekkelijk te maken.

U kunt de updates volgen nadat u ze hebt gedeeld, die worden weergegeven als verzonden, afgeleverd, gezien, in uitvoering, ondertekend, enz. e-sign-module. Op basis van de actie van de klant wordt de status automatisch geüpload naar de CRM-records.

De E-sign-module van Vtiger is betrouwbaar, snel en kosteneffectief. Het bespaart het gebruik van papier omdat alles elektronisch wordt gedaan. Implementeer deze oplossing voor uw bedrijf om snel deals te sluiten en de conversieratio's te verhogen.

Goedkeuringen

Goedkeuringen

Ben je ooit moe geworden van het krijgen van goedkeuring van je manager met betrekking tot het budget dat je voor marketingdoeleinden moet gebruiken? Of een korting in de offerte die voor het sluiten van de deal met de klant moet worden gedeeld. Het is erg moeilijk om mensen met hogere functies te ontmoeten en dingen op tijd af te krijgen vanwege hun drukke schema's.

Gezien alle bovengenoemde problemen, heeft CRM-software het goedkeuringsproces geautomatiseerd om de efficiëntie te verhogen en tijd te besparen in het bedrijfsleven. En laten we ze begrijpen met behulp van de unieke goedkeuringsfunctie van Vtiger in de CRM.

Het Goedkeuringsmodule in Vtiger kunnen teams goedkeuringsprocessen opzetten die voldoen aan de bedrijfsnormen. U kunt meerdere hiërarchieën instellen als u goedkeuring van meerdere mensen nodig heeft. En de goedkeurders zijn meestal rapporterende managers van verschillende teams.

U kunt een maken goedkeuringsprocedure in Vtiger als goed aan de goedkeuringscriteria wordt voldaan. En voor verschillende modules zoals dossiers, projecten, verkooporders, inkooporders, facturen, etc. kunnen goedkeuringen worden aangemaakt. Zodra het goedkeuringsproces in de wachtstand staat, kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen in het record.

Terwijl u een record voor goedkeuring indient, kunt u gerelateerde links of documenten bijvoegen voor meer duidelijkheid over het onderwerp.

Er wordt een goedkeuringsverzoek ontvangen van e-mails, acties, gerelateerde records, enz., en de goedkeurder kan de goedkeuring goedkeuren of afwijzen op basis van verschillende factoren en voorwaarden.

Het Goedkeuringsmodule is een geweldige functie die afhankelijkheid elimineert door u de mogelijkheid te geven om drie goedkeurders te kiezen. De goedkeuringsfunctie van Vtiger is nu beschikbaar in de mobiele app, zodat u altijd en overal op de hoogte blijft.

Wacht niet langer. Implementeer deze functies door u aan te melden voor een 15-dag gratis proefperiode.