In het kielzog van de AVG nemen bedrijven maatregelen om hun CRM-gegevens accuraat en up-to-date te houden. Maar veel bedrijven falen, zonder het te beseffen, in hun pogingen om aan de regels te voldoen vanwege één veelvoorkomend probleem: dubbele records.
Hoe brengen dubbele contactgegevens uw inspanningen om te voldoen aan GDPR in gevaar?
Stel dat je contactgegevens van een van je klanten hebt opgeslagen, Matthew McLeon twee keer. Eén record bevat Matthew McLeon als naam, e-mailadres en geboortedatum. En het andere record heeft Matt McLeon als de naam, e-mailadres, geboortedatum en telefoonnummer.
Matthew wil weten welke persoonlijke informatie u heeft. Je kijkt in het CRM, vindt het eerste contact met Matthew McLeon als de naam en vertelt hem dat je zijn e-mailadres, geboortedatum en thuisadres hebt. U weet niet dat er een ander record is dat zijn telefoonnummer bevat. Na een paar maanden bel je Matthew om hem over een aanbod te vertellen. Maar Matthew is geïrriteerd omdat hij niet werd geïnformeerd dat u zijn nummer had - duidelijk de AVG overtreden.
Dit is slechts één voorbeeld van de manier waarop duplicaten uw GDPR-nalevingsinspanningen kunnen schaden.
Hoe om te gaan met duplicaten?
Als u Vtiger gebruikt, is het controleren van CRM-gegevens voor duplicaten een eenvoudige taak. Met de dubbele beheertool van Vtiger kunt u dubbele records voorkomen, detecteren, samenvoegen en verwijderen.
Met Vtiger kunt u:
Vind automatisch verborgen duplicaten: In het vorige voorbeeld, als je Matthew's record in Vtiger CRM had geopend, zou je dat zijn geweest onmiddellijk op de hoogte gebracht van een duplicaat record. En als u eenmaal op de hoogte bent, kunt u met Vtiger de dubbele record samenvoegen of verwijderen om ervoor te zorgen dat u één klantenweergave hebt.
Voorkom het creëren van dubbele records: Vtiger geeft je een "set-it-and-forget-it" -manier voorkomen dubbele records. U kunt Vtiger vertellen welk veld (en) - achternaam, e-mail-ID, telefoonnummer - in het contactrecord als uniek worden beschouwd, en Vtiger waarschuwt u automatisch wanneer u probeert een ander record met dezelfde waarde op te slaan.
Omgaan met duplicaten tijdens import: Om de integriteit van de CRM-gegevens te behouden, werkt Vtiger automatisch controleert op duplicaten voordat u gegevens uit andere bronnen importeert. Als duplicaten worden gedetecteerd, wordt u onmiddellijk op de hoogte gesteld om passende actie te ondernemen.
Weg met bestaande duplicaten: Op elk moment, kunt u controleer op bestaand duplicaat contacten in twee klikken. Wanneer het in gebruik wordt genomen, traceert Vtiger snel records die identieke veldwaarden delen en geeft het resultaat weer. U kunt dubbele records verwijderen of ze samenvoegen.
Gebruik deze vier deduplicatiemethoden om ervoor te zorgen dat uw CRM-gegevens nooit in de weg staan aan GDPR-compliance.
We begrijpen dat het voldoen aan GDPR uw hoogste prioriteit is! Om u te helpen bij uw inspanningen hebben we het Privacybescherming - een tool waarmee u moeiteloos aan de AVG kunt voldoen door het proces van het verkrijgen, opslaan en gebruiken van de toestemmingen van uw klanten te automatiseren en hun gevoelige gegevens in rust te versleutelen. Het stelt u ook in staat om beleid voor gegevensverwerking te definiëren en geeft u de mogelijkheid om gebruikerstoegang gemakkelijk te controleren.
Heeft u vragen over het omgaan met dubbele records of het gereed houden van uw CRM-gegevens voor de AVG? Laat een reactie achter in het onderstaande vak of stuur ons een e-mail op [e-mail beveiligd].
