Wat is productiviteit?
Productiviteit bepaalt de standaard van resultaten. Productiviteit verwijst in het algemeen naar het vermogen van een individu, team of organisatie om binnen die tijd efficiënt te werken om de output te maximaliseren.
Werk is een cyclus van het stellen en halen van doelen of deadlines - individuen en bedrijven hebben productiviteitssystemen en -tools nodig om op de hoogte te blijven en resultaten te leveren.
onderzoekers bestudeerde kenniswerkers in 2013 en opnieuw tijdens de pandemische lockdown van 2020 en ontdekte significante veranderingen in hun manier van werken.
Hier zijn de belangrijkste bevindingen:
- Lockdown helpt ons ons te concentreren op het werk dat er echt toe doet. We besteden 12% minder tijd aan grote vergaderingen en 9% meer tijd aan interactie met klanten en externe partners.
- Lockdown helpt ons verantwoordelijkheid te nemen voor onze eigen planningen. We doen 50% meer activiteiten door persoonlijke keuze - omdat we ze belangrijk vinden - en de helft minder omdat iemand anders ons dat heeft gevraagd.
- Tijdens de lockdown zien we ons werk als meer de moeite waard. We beoordelen de dingen die we doen als waardevol voor onze werkgever en voor onszelf. Het aantal taken dat als vermoeiend wordt beoordeeld, daalt van 27% naar 12%, en het aantal dat we gemakkelijk aan anderen kunnen overdragen, daalt van 41% naar 27%.
Productiviteit is een functie van vele factoren: organisatie, werkomgeving, motivatie, tijdbeheer en gezondheid.
Hier zijn tools die u kunnen helpen uw productiviteit op het werk te verbeteren:
Organisatorische hulpmiddelen
Organisatie is belangrijk voor productiviteit. Traditioneel helpen takenlijsten, spreadsheets, agenda's, planners en plaknotities bij het organiseren van activiteiten. Digitale organisatietools kunnen veel meer.
Digitale dagboeken zoals Penzu, contentplanners zoals Hootsuite en digitale spreadsheets zoals Airtable maken het toevoegen, beheren, samenwerken, organiseren en openen van gegevens en kennis veel gemakkelijker. Evernote, Microsoft OneNote en Dropbox-papier helpen bij het maken van aantekeningen, terwijl Sanebox en Unroll.me helpen bij het ordenen en opruimen van e-mails.
Project Management Tools
Projectmanagement is vereist om de doelstellingen van een project te realiseren met beperkingen op het gebied van reikwijdte, tijd en budget. Tools zoals Process Bliss en ClickUp helpen bij het beheren van processen en workflow.
Project Libre, Rational Plan en GanttPRO voeren aanvullende activiteiten uit, zoals resourceplanning, budgetbeheer en voortgangsbewaking. Andere projectbeheertools zoals ProofHub, Infinity en Wrike verhogen ook de werkproductiviteit.
Communicatie middelen
Het controleren van e-mails beïnvloedt de productiviteit en verhoogt het stressniveau. Uit een onderzoek blijkt dat het gemiddeld 60 seconden duurt om weer aan het werk te gaan na het checken van e-mails. Het is echter net zo belangrijk om werkcommunicatie te onderhouden, vooral als u met een team of een collectieve taak werkt.
Communicatietools zoals Shift, Fleep en Litmus helpen bij het beheren van meerdere accounts, e-mails, webapps en tools. Email Finder en Right Inbox maken e-mailcommunicatie ook eenvoudiger en sneller. Zoom, Skype en Gotomeeting zijn uitstekende tools voor teamvergaderingen en videoconferenties.
Hulpmiddelen voor e-learning
De productiviteit neemt toe zodra u uw vaardigheden aanzienlijk verbetert. Een nieuwe vervangende vaardigheid of kennis geeft een boost aan je persoonlijke en werkontwikkeling. Met CodeNest kun je zelfs de meest complexe technische cursussen gemakkelijk leren en je productiviteit verbeteren.
Hulpmiddelen voor tijdregistratie
Timemanagement levert een hoge productiviteit op omdat doelen of targets binnen het toegewezen tijdsbestek worden behaald. Zelfs met een planning of takenlijst is het mogelijk om de tijd uit het oog te verliezen en meer uren aan een taak te besteden dan bedoeld.
Tijdregistratietools houden de hoeveelheid tijd bij die aan een project wordt besteed en zorgen ervoor dat u altijd binnen uw taken bent. Deze productiviteitstools worden aanbevolen voor teams op afstand. Voorbeelden zijn Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff en Time doctor.
Samenwerkingsinstrumenten
Teamwerk verhoogt de productiviteit omdat verschillende individuen middelen bundelen om een doel te realiseren. De meest gebruikte samenwerkingstools zijn Slack, Google Docs, Bit.ai en Trello. Ze laten meerdere personen toe om aan een project te werken.
Samenwerkingstools zijn essentieel voor communicatie, bijdrage en monitoring in teamprojecten. Ze helpen bij het opruimen van uw werklast door delegatie te ondersteunen, aangezien meerdere personen verschillende taken in een werkruimte kunnen uitvoeren.
Hulpprogramma's voor opslagbeheer
Cloudopslag kan een goedkope, tijdbesparende methode zijn om een systeem op te slaan en te back-uppen. De extra mogelijkheden zijn onder meer websitehosting, e-mailhosting, mobiele werkruimten en eenvoudig delen van bestanden.
Hulpmiddelen voor cloudopslag om de persoonlijke productiviteit en de productiviteit op de werkplek te verhogen, zijn onder meer: iCloud, Google Drive en Microsoft OneDrive. Ze bieden gemakkelijke toegang tot bestanden en bescherming. Kennisbeheertools zoals Tettra maken het gemakkelijk om informatie op te zoeken en bij te werken.
Planningstools
Het volgen van een schema helpt je om meer te doen in minder tijd. Planning geeft de kracht om taken, doelen te prioriteren en projecten binnen de beschikbare tijd af te ronden. Ze verhogen de productiviteit door vooraf te plannen en herinneringen.
Met deze tools kunt u afspraken, boekingen, vergaderingen, berichten en taken plannen. Het kan ook synchroniseren met digitale kalenders en AI-algoritmen gebruiken om uw planning te leren kennen en het organiseren, boeken en bijwerken van evenementen over te nemen. Deze tools omvatten Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger en Doodle.
Hulpprogramma's voor gezondheidsbeheer
Gezondheid is rijkdom omdat de productiviteit van een individu in wezen afhankelijk is van zijn fysieke en mentale gezondheid. Sommige hulpmiddelen helpen om het algehele welzijn van uw lichaam in de gaten te houden en te behouden. MyFitnessPal, Yogastudio, Talkspace, TMetric,Streak, Loseit, Doropomo helpen de arbeidsproductiviteit te verhogen door u te helpen uw psychologische toestand, gezonde gewoonten en gewicht te volgen en te behouden.
Conclusie
Uw productiviteit heeft direct invloed op de standaard en kwantiteit van uw resultaten. Hoge productiviteit zorgt ervoor dat u alles in uw leven onder controle heeft, omdat het u geleidelijk uit de cyclus van het najagen van deadlines haalt. Het geeft een gevoel van voldoening nadat elk werk is gedaan en voorkomt dat je opbrandt. Kies minimaal één applicatie uit elke categorie met de titel en zie hoe uw productiviteit omhoogschiet.
