Meteen naar de inhoud
Home » Vtiger voorkomt nu dat dubbele records worden aangemaakt en alle lastige situaties die daarmee gepaard gaan

Vtiger voorkomt nu dat dubbele records worden aangemaakt en alle lastige situaties die daarmee gepaard gaan

Als u gegevens vanuit een CSV-bestand naar Vtiger wilt uploaden of wilt integreren met software van derden, maar u zich zorgen maakt dat overlappende gegevens in Vtiger en de externe bron die gevreesde dubbele records kunnen genereren - we hebben goed nieuws voor u . Vtiger voorkomt nu automatisch het maken van dubbele records.

OPMERKING: in reactie op enkele e-mails die we hebben ontvangen, willen we duidelijk maken dat deze tool technisch nuttiger is dan onze bestaande ontdubbelingshulpmiddelen - hij biedt 24/7 automatische bescherming tegen het verschijnen van duplicaten uit alle bronnen. Gebruikers kunnen veel complexere regels instellen om te bepalen wanneer een record als duplicaat moet worden beschouwd (bijv. Een overeenkomende voornaam, achternaam en bedrijfsnaam), en de tool werkt continu op de achtergrond om duplicaten van handmatige of automatische records te voorkomen generatiebron, niet alleen het importeren van records uit een CSV-bestand. Het voorkomt zelfs dat dubbele records worden gemaakt wanneer twee verschillende records later worden bewerkt om met elkaar te matchen. We hopen eigenlijk dat het de noodzaak van ontdubbeling later ronduit elimineert.

Dubbele records behoren tot de meest bekende ongemakken van het gebruik van software om belangrijke gegevens te beheren. Ze sluipen binnen wanneer mensen contacten en deals toevoegen of uploaden, gegevens synchroniseren met software van derden en door vrijwel elk proces dat gegevens in een CRM brengt - en ze veroorzaken grote schade aan de productiviteit.

Omgaan met die extra records doet meer dan mensen tijd verspillen. Dezelfde Bob Smith die tweemaal in een verkooppipeline verschijnt, kan ertoe leiden dat twee verkoopmedewerkers dezelfde zaak proberen te winnen. Maar terwijl die verkoopmedewerkers uiteindelijk het verschil kunnen ontdekken en herstellen, zijn veel dubbele records onontdekt en komen ze bijna altijd terecht in belangrijke, maar helaas inaccurate rapporten. Als die dubbele records toevallig een contact of een deal zijn, kunnen ze ook een onsamenhangende en pijnlijk verwarrende klantervaring creëren, bijvoorbeeld wanneer een loyale klant als een vreemde wordt behandeld, omdat de onvolledige versie van hun contactpersoonsrecord als basis wordt gebruikt van een e-mail of een gesprek.

create-duplicate-opname-3

Met Vtiger kun je het instellen en vergeten, om duplicaten te voorkomen

Met de Maart-update van Vtiger brengen we u een 'set-it-and-forget-it'-manier om dubbele records te voorkomen. U vertelt Vtiger welke combinaties van velden samen als uniek worden beschouwd en Vtiger zorgt ervoor dat slechts één van die combinaties ooit in het systeem bestaat. Of u nu een record uniek acht op basis van een enkel recordnummer, of op een combinatie van factoren zoals een voornaam, achternaam en bedrijfsnaam, Vtiger controleert op duplicaten voordat ze worden gemaakt. Deze controle wordt ook uitgevoerd tijdens synchronisatiebewerkingen (bijv. Met Google Contacten, Quickbooks, ..etc), met de mogelijkheid om Vtiger of het externe systeem als de master in te stellen.

Hier hoe u dubbele afhandeling in Vtiger instelt

  1. Navigeert naar Menu> Alle instellingen> Modulebeheer> Module-indelingen en velden
  2. Selecteer de gewenste module in het vervolgkeuzemenu
  3. Klik op de Dubbele preventie tab
  4. Draai de Schakel dubbele controle in schakelaar
  5. Voeg in het tekstvak tussen één en drie velden toe die samen een unieke record vormen. Dat kan een uniek recordnummer zijn, een voor- en achternaam, of een voor- en achternaam en een organisatienaam.
  6. Stel een van de drie manieren in waarop u wilt dat Vtiger alle duplicaten adresseert die worden gevonden wanneer records aan Vtiger worden toegevoegd
    • Gebruik alleen de meest recente kopie
    • Gebruik de interne kopie
    • Gebruik de externe kopie

Vtiger verwerkt de duplicaten van een enkele recordcreatie, CSV-import, workflow of een synchronisatie van een 3rd-feesttoepassing iets anders, dus ga door naar onze dubbele documentatie voor het verwerken van gegevens als je geïnteresseerd bent in de details. Eenmaal geconfigureerd, voorkomt Vtiger echter duplicaten die van elke bron kunnen komen.

Heeft u vragen over het maken van dubbele records of wilt u praten over andere uitdagingen die u ervan weerhouden uw CRM ten volle te gebruiken? Laat een reactie achter in het onderstaande vak of stuur ons een e-mail op [e-mail beveiligd]. Misschien bouwen en presenteren we een oplossing voor uw probleem in onze volgende blogpost!