FM Bird + Vtiger CRM

TL; DR-samenvatting

• FM Vogeloverzicht: Een servicegericht bedrijf in Japan, gespecialiseerd in het beheren van mediapersoonlijkheden, het aanbieden van cursussen en inzichten in audio- en videodistributie.
• Reputatie: Bekend om het ontwikkelen van mediatalent zoals radio-dj's en sportverslaggevers, en erkend als 'de enige echte cursus van Japan'.
• Operationele uitdaging: Vertrouwde op een verouderde Access-database en kreeg te maken met complexiteit in financiële transacties als gevolg van de Japanse bankkostenstructuur en de betalingsconsolidatie van klanten.
• Technische beperking: Gebruikte het Japanse systeem Ya Yoi voor de naleving van de belastingwetgeving, maar kreeg te maken met taal- en interfaceproblemen en gebruikte spreadsheets.
• Vtiger CRM-implementatie: Aangenomen om gegevens en verkoopactiviteiten te centraliseren en bedrijfsprocessen te stroomlijnen.
• Gebruikte modules: Beheer van facturen, offertes en verkooporders; bood een efficiënte benadering van klantinteractie en financiële documentatie.
• Betalingsfunctie Voordeel: Vereenvoudigde tracking en afstemming van betalingen, vooral wanneer klanten meerdere factuurbetalingen consolideren.
• Rapportagesysteemvoordeel: Maakte een eenvoudigere compilatie en analyse van financiële en klantgegevens mogelijk voor een weloverwogen besluitvorming.
• Operationele efficiëntie: De overgang van Access-database naar Vtiger CRM verbeterde het gegevensbeheer en de operationele efficiëntie.
• Zakelijke impact: Vtiger CRM verbeterde de verkoopactiviteiten, het klantrelatiebeheer en positioneerde FM Bird voor voortdurend succes.

Over het bedrijf

FM Bird is een in Japan gevestigd servicegericht bedrijf dat gespecialiseerd is in het management van mediapersoonlijkheden. Het bedrijf, met het hoofdkantoor in Tokio en een sterke aanwezigheid in Nagoya en Osaka, staat bekend om zijn expertise in het begeleiden van zowel nieuwkomers als doorgewinterde professionals door middel van praktische cursussen. Hun uitgebreide aanbod omvat waardevolle inzichten in audio- en videodistributie.

FM Bird Academy onderscheidt zich door zijn niet-aflatende toewijding aan het ontwikkelen van mediatalent en heeft consequent individuen zoals radio-dj's, presentatoren en sportverslaggevers gekoesterd. In de loop der decennia heeft FM Bird een stevige reputatie opgebouwd, waarbij het met trots de onderscheiding heeft verdiend erkend te worden als 'de enige echte koers van Japan'.

In een recente discussie benadrukte Reinhold, de freelance IT-manager bij FM Bird, de verschillende uitdagingen die de bedrijfsproductiviteit van het bedrijf beïnvloeden. Met name de implementatie van Vtiger CRM kwam naar voren als een oplossing om deze uitdagingen effectief aan te pakken.

De Uitdaging

FM Bird maakte aanvankelijk gebruik van een Access-database, die het bedrijf gedurende een aanzienlijke periode goed van pas kwam. Naarmate de zakelijke omgeving evolueerde, werd het echter duidelijk dat de bestaande database, die tien jaar oud was, niet langer kon worden bijgewerkt om aan de huidige operationele behoeften van FM Bird te voldoen.

Bovendien werd het bedrijf geconfronteerd met een uitdaging in het financiële aspect van zijn activiteiten. De structuur van de bankkosten in Japan zorgde voor complexiteit bij de toewijzing van facturen. Deze uitdaging werd nog verergerd doordat de klanten van FM Bird vaak betalingen voor meerdere facturen consolideerden in één enkele bankoverschrijving.

Om aan de belastingverplichtingen te voldoen, gebruikte FM Bird een Japans technologiesysteem dat bekend staat als Ya Yoi. Hoewel effectief voor het beoogde doel, brachten het ontbreken van een Engelse versie en bepaalde interfacebeperkingen Reinhold ertoe spreadsheetberekeningen te gebruiken als een alternatieve methode om deze processen te beheren.

De oplossing: het centraliseren van gegevens en verkoopactiviteiten in Vtiger CRM

Als reactie op de operationele uitdagingen waarmee FM Bird werd geconfronteerd, introduceerde het management het idee om Vtiger CRM te adopteren, een beslissing waarover het team collectief overeenstemming had bereikt. Dit CRM werd geselecteerd vanwege zijn robuuste functionaliteit en het vermogen om verschillende aspecten van het bedrijfsproces te stroomlijnen.

De specifieke modules van Vtiger CRM die door FM Bird worden gebruikt, omvatten die voor het beheren van facturen, offertes en verkooporders. Deze modules zijn doorgaans ontworpen om een ​​efficiënte en geïntegreerde aanpak voor de afhandeling van klantinteracties en financiële documenten mogelijk te maken. Ze maken het aanmaken, volgen en bijwerken van offertes en facturen rechtstreeks binnen het systeem mogelijk, waardoor een naadloze stroom wordt gegarandeerd van verkoopoffertes naar bevestigde bestellingen en uiteindelijk naar facturering.

Een van de opvallende kenmerken van FM Bird was de betalingsfunctie binnen Vtiger CRM. Deze functie biedt doorgaans een geconsolideerd overzicht van betalingen en facturering, waardoor het volgen en afstemmen van betalingen wordt vereenvoudigd. Het is met name gunstig voor bedrijven als FM Bird, die voorheen met uitdagingen werden geconfronteerd doordat klanten meerdere factuurbetalingen consolideerden. Het systeem bood waarschijnlijk opties voor het registreren van gedeeltelijke betalingen, volledige betalingen en te veel betaalde bedragen, en bood daarmee een alomvattende oplossing voor het beheer van financiële transacties.

Reinhold, de IT-manager, benadrukte het flexibele rapportagesysteem van Vtiger CRM als een belangrijk voordeel. In veel CRM-systemen zijn rapportagetools cruciaal voor het genereren van inzichten uit gegevens. Met deze tools kunnen gebruikers vaak aangepaste rapporten maken, waarbij specifieke gegevenspunten worden opgehaald die relevant zijn voor de zakelijke behoeften. Voor FM Bird betekende dit het eenvoudiger compileren en downloaden van financiële en klantgegevens, waardoor beter geïnformeerde besluitvorming en strategieontwikkeling mogelijk werd.

Met de accumulatie van voldoende gegevens binnen Vtiger CRM kon FM Bird overstappen van de oude Access-database. Deze verschuiving betekende waarschijnlijk een aanzienlijke verbetering van het gegevensbeheer en de operationele efficiëntie. De transitie naar Vtiger CRM loste niet alleen de directe problemen met factuurbeheer en het volgen van betalingen op, maar positioneerde FM Bird ook om zijn klantgegevens beter te benutten voor toekomstige groei en optimalisatie van bedrijfsprocessen.

Conclusie: Verbeterde bedrijfsvoering met Vtiger CRM

In tegenstelling tot de ingewikkelde aard van de Access-database die voorheen door FM Bird werd gebruikt, is de adoptie van Vtiger CRM een optimale oplossing gebleken voor het toezicht houden op de bedrijfsactiviteiten en het faciliteren van een gestroomlijnd beheer van verkoopgerelateerde activiteiten, waaronder het volgen van verkopen, leads, offertes, mogelijkheden en facturen.

Hoewel er een eerste leercurve was voor FM Bird-werknemers bij de overstap naar Vtiger CRM, ontdekten ze uiteindelijk de gebruiksvriendelijke interface en begonnen ze de veelzijdige functionaliteiten ervan te waarderen. De uitgebreide functies van Vtiger CRM hebben het gemak van toegang tot kritische verkoopgegevens, het genereren van facturen aanzienlijk verbeterd en hebben in het algemeen bijgedragen aan een soepelere stroom in de verkoopactiviteiten van FM Bird.

Het is opmerkelijk dat FM Bird de overstap heeft gemaakt naar het gebruik van de bedrijfsversie van Vtiger CRM, wat wijst op een aanhoudende toewijding aan het benutten van geavanceerde functies en mogelijkheden voor verbeterde bedrijfsefficiëntie. Deze strategische verschuiving richting Vtiger CRM heeft ongetwijfeld een cruciale rol gespeeld bij het optimaliseren van verkoopprocessen, het bevorderen van verbeterd klantrelatiebeheer en het positioneren van FM Bird voor aanhoudend succes in zijn inspanningen.