KPI + Vtiger CRM

INDUSTRIE

Manufacturing

LIGGING

Kolkata, India

VOORDELEN

  • Verhoogde productiviteit
  • Verbeterde samenwerking

Bedrijfsinfo

Krishna Park Infracon (KPI) is een innovatieve aanbieder van parkeeroplossingen in Kolkata, India. In samenwerking met WOHR, een toonaangevende fabrikant van parkeersystemen in Europa, heeft KPI met succes een sterke positie opgebouwd in deze bloeiende industrie met klanten verspreid over India. Sinds de oprichting in 2009 heeft het KPI-team meer dan alleen 3000 geautomatiseerde parkeeroplossingen geïnstalleerd voor woningen, winkels en commerciële gebouwen.

Uitdaging

Tijdens de eerste jaren werden alle bedrijfsgerelateerde gegevens en processen manueel beheerd op spreadsheets of papieren - en dit leidde uiteindelijk tot problemen. In de loop van de tijd werd het een kostbare onderneming om klantgerelateerde gegevens te organiseren, projectgerelateerde taken te bewaken, voorraad bij te houden en het hele bedrijfsproces te beheren op spreadsheets en papieren. Avinash Yaduka, de directeur van het bedrijf, besefte al snel dat hij en zijn team uren aan repetitieve taken besteedden aan het beheer van bedrijfsprocessen op Excel-sheets.

De oplossing: Vtiger CRM

Avinash startte met het zoeken naar een oplossing die repetitieve taken kon automatiseren en het bedrijfsproces kon stroomlijnen om zijn team te helpen meer tijd te besteden aan het verbeteren van de klantenservice - en dat leidde hem naar CRM. "Onze zoektocht naar een CRM-systeem dat kon worden aangepast voor ons bedrijfsproces eindigde bij Vtiger. Met Vtiger hebben we ons hele bedrijfsproces gestroomlijnd ", zegt Avinash.

Vtiger heeft ons enkele uren bespaard voor het zoeken en delen van gegevens

Alvorens Vtiger te gebruiken, heeft KPI alle bedrijfsgegevens in excelbladen bijgehouden. Het resultaat was dat het team van KPI elke dag minstens een uur besteedde aan het ophalen en samenvoegen van gegevens uit verschillende spreadsheets. "Ons verkoopproces begint met een teamlid van het pre-salesteam dat klantvereisten verzamelt. Vervolgens analyseert een ontwerpteam voor oplossingen deze vereisten en biedt een overzichtstekening. Nadat de klant de oplossing heeft goedgekeurd, bezoeken de leden van het installatieteam de site en voltooien het installatieproces. Nadat de installatie is voltooid, neemt ons post-salesteam de postinstallatiediensten over. We hebben ook een klantenserviceteam dat vragen van klanten beantwoordt. Tijdens dit hele proces, van pre-sales tot post-verkoop, delen onze teamleden heel veel gegevens. Het bewaken, volgen en delen van informatie op vellen was een moeilijk en tijdrovend proces ", zegt Avinash.

Met Vtiger heeft het team van KPI al zijn bedrijfsgegevens op één plek georganiseerd, en dit maakt het mogelijk dat magie plaatsvindt. "We gebruiken de Contacts-module om onze klantinformatie op te slaan, voorraadmodule om de stroom van producten te volgen en Case-module om problemen met klanten te volgen. Telkens wanneer een record wordt aangemaakt of gewijzigd in Vtiger, wordt het betreffende team onmiddellijk op de hoogte gebracht. Elke dag bespaart dit ons enkele minuten besteed aan het verzenden van e-mails over recente updates. En de wereldwijde zoekfunctie in Vtiger trekt de informatie die we nodig hebben, die in een fractie van een seconde een miljard records doorloopt. Ik en mijn team hebben op elk gewenst moment en zonder problemen toegang tot de gegevens die in Vtiger zijn ingevoerd. "

Vtiger gaf ons de mogelijkheid om nieuwe modules te creëren om aanvullende voorraadinformatie vast te leggen

"Voorraadtracering is van cruciaal belang voor onze verkoop-, installatie- en serviceprocessen. Elke dag verplaatsen veel niet-consumeerbare hulpmiddelen zoals hardwaremachines en verbruiksartikelen zoals vet zich in en uit onze inventaris. Tenzij we onze voorraad efficiënt volgen om onze voorraden op een veilig niveau te houden, zullen we waarschijnlijk te laat leveren - wat onze klantervaring schaadt ", zegt Avinash.

Het bijhouden van inventaris op spreadsheet was een omslachtig proces. Er was geen efficiënte manier om bij te houden hoeveel voorraad werd vrijgegeven voor een projecttaak of een servicecontract. Er was geen manier om de hoeveelheid op voorraad bij te werken toen de producten in en uit de inventaris gingen.

Avinash blijft vertellen hoe Vtiger dit probleem heeft helpen oplossen. "Vtiger gaf ons de mogelijkheid om goederen te controleren die in en uit onze inventaris bewegen. We hebben twee nieuwe modules gebouwd om de vrijgave en inkoop van voorraadartikelen te volgen. Nu wordt elk product dat uit onze inventaris gaat, ingevoerd in de Uit-module en wanneer sommige van die producten retourneren, wordt een invoer gemaakt in de In-module. Telkens wanneer een product uitgaat, wordt het gemarkeerd tegen een projecttaak, een servicecontract of een ticket. Met deze manier om voorraaditems bij te houden, kunnen we op elk moment in de tijd de bewegingen en het beginsaldo van afzonderlijke artikelen volgen. "

Verder heeft Avinash het vermogen van Vtiger gebruikt om aangepaste velden en workflows te creëren om een ​​voorraadniveau op voorraad te houden. "We hebben een aangepast veld in elk productrecord dat een bestelniveau voor dat specifieke product definieert. En met aangepaste workflows voeren we regelmatig een rapport uit met alle producten die onder het gedefinieerde bestelniveau zijn gekomen. We creëren een inkooporder in Vtiger wanneer een product onder het bestelniveau is. Dit proces helpt ons ervoor te zorgen dat onze voorraad altijd op een veilig niveau wordt onderhouden. "

De workflows van Vtiger helpen ons servicecontracten beter te beheren:

"Ons werk stopt niet bij de installatie van een parkeeroplossing. Zodra een project als voltooid is gemarkeerd, nemen onze leden van het postverkoopteam het over en maken servicecontracten. We hebben verschillende soorten servicecontracten. Een servicecontract kan bijvoorbeeld een garantie of een jaarlijks onderhoudscontract zijn. Voor elk van deze servicecontracten bieden we een verschillend aantal onderhoudsbeurten in een jaar. We hebben enkele servicecontracten die 6-services per jaar leveren en enkele andere die 4-services bieden. Vóór het gebruik van Vtiger was het beheer van deze servicecontracten vervelend ", zegt Avinash.

"Met de workflows van Vtiger is het werken met servicecontracten een cakewalk. Wanneer een servicecontract wordt gemaakt, hebben we een aangepaste workflow die tickets voor elke service maakt. Als een servicecontract bijvoorbeeld 6-services biedt, worden 6-tickets automatisch gemaakt. Elk van deze tickets wordt gesloten na het voltooien van een service. We hebben workflows op tickets om e-mailherinneringen naar mijn serviceteam te sturen. Dit zorgt ervoor dat we nooit een service-afspraak missen. Na voltooiing van een service sluiten we het ticket en een geautomatiseerde sms en e-mailmelding gaat naar onze klant. "

Vtiger helpt het Krishna Park Infracon-team tijd te besparen, de samenwerking te verbeteren en zaken op tijd klaar te krijgen. Avinash gebruikt Vtiger om elke verkoopactiviteit bij te houden en alle telefoontjes van klanten te volgen om zijn team te helpen uit te blinken in wat ze doen. Met de flexibiliteit en aanpasbaarheid van Vtiger kan Avinash zijn volledige bedrijfsproces beter organiseren.

BEZOEK DE WEBSITE VAN KPI