Pactia + Vtiger CRM

“Het contractuele deel van ons verkoopproces was vroeger erg lang, meestal 2-3 maanden. Door het gebruik van Vtiger Print Templates en automatisering hebben we dit proces teruggebracht tot 30 dagen of minder.” - Sergio Zapata, Customer Service Manager voor Pactia

Over het bedrijf

Pactia is een Colombiaans private equity-fonds voor onroerend goed met een beheerd vermogen van $ 1 miljard. Ze zijn actief in Colombia, de VS en Panama en streven ernaar aantrekkelijke rendementen te genereren voor hun investeerders in cycli en op lange termijn.

Pactia richt zich voornamelijk op B2B-verkoop voor hun commerciële, werk- en accommodatieruimtes, en B2C-verkoop voor hun opslagruimtes, evenals:

• Lange en sterke relaties opbouwen met partners om kansen te genereren
• Uitgebreide bottom-up op activa gebaseerde financiële en operationele benadering
• Een streng goedkeuringsproces
• Een gerichte strategie voor vermogensbeheer
• De voortdurende evaluatie van de prestaties van activa en uitstapstrategieën tijdens de levenscyclus van beleggingen.

We hadden onlangs het genoegen om te spreken met Sergio Zapata, Customer Service Manager voor Pactia. Sergio begon ongeveer vier jaar geleden met Pactia en was de projectmanager die verantwoordelijk was voor het PMO. In 2016-2017 startte Pactia een nieuw project dat tot doel had een CRM-oplossing te implementeren die hun strategie zou verschuiven om meer klantgericht te zijn, in plaats van zich primair te concentreren op het product dat ze verkochten. Dit proces bracht Pactia ertoe de rol van Customer Service Manager te creëren, die Sergio nu vervult, onder leiding van Catalina Londoño, die ook verantwoordelijk is voor de CRM-strategie voor het hele bedrijf, in alle divisies.

Uitdaging

Voordat het CRM-project begon, waren de gegevens van Pactia verspreid. Ze gebruikten voornamelijk Excel-spreadsheets om hun gegevens op te slaan, WhatsApp voor samenwerking en ouderwetse pen en papier om alle interacties met hun klanten te documenteren. Dit bracht tal van uitdagingen met zich mee, vooral het feit dat voordat Vtiger werd geïmplementeerd, Pactia afzonderlijke verkoopteams had die aan hun vijf verschillende productlijnen werkten, die elk volledig onafhankelijk van elkaar werkten. Hierdoor kregen hun teams geen inzicht in de voorgeschiedenis of interacties die hun prospects hadden met de verschillende teams in heel Pactia.

Uiteindelijk leidde dit tot botsingen tussen hun verkoopteams, waarbij de verschillende divisies tegelijkertijd hun prospects benaderden zonder inzicht in wat de andere teams aan het doen waren. Het zorgde er ook voor dat ze geen verbinding meer hadden met waardevolle informatie over hun klanten die hen zou helpen de geschiedenis te zien van eerdere verkopen, contactmomenten en kansen die waren benut. Sergio zei verder dat voordat ze Vtiger gingen gebruiken, het was alsof al zijn teams op hun eigen afgelegen eilanden waren. Alle verkregen informatie over hun klanten was in wezen onzichtbaar voor Sergio en ook voor de verkoop-, marketing- en ondersteuningsteams die verantwoordelijk waren voor het succes van Pactia.

Sergio legde uit dat Pactia iets moest veranderen en de zoektocht naar een CRM-oplossing begon. Een van hun belangrijkste doelen was om hun verkoopteams te consolideren die gericht waren op het verkopen van individuele productlijnen en hen in staat te stellen hun producten onderling te verkopen door hun klanten echt te leren kennen. Dit leidde ertoe dat Pactia verschillende oplossingen onderzocht, waaronder Microsoft Dynamics, Sugar, Hubspot en zelfs een interne CRM voordat Vtiger werd ontdekt. Ze concludeerden dat vanwege het gebrek aan consultants, hulp bij de implementatie en de uiteindelijke kosten, geen van deze voor hen zou werken.

De oplossing: Vtiger CRM

Na enige tijd te hebben gezocht naar een oplossing met de strategische begeleiding van People Link, kwam Sergio in contact met Hector Baca en Natalia Castano van Conexo Soluciones, een adviesbureau dat gespecialiseerd is in het implementeren van Vtiger's cloud-CRM. Vanwege het succes dat Conexo heeft gehad met het implementeren van Vtiger voor andere organisaties, en na een ontmoeting met een aantal klanten van Conexo, was Sergio ervan overtuigd dat hij de juiste CRM in Vtiger had gevonden.

Vtiger kon de kloof tussen zijn teams overbruggen met één oplossing, hen een volledig beeld van hun klanten bieden tijdens elke fase van hun reis en Pactia de analytische inzichten en gegevens geven om hun toekomstige besluitvorming te informeren en te begeleiden. Om de beslissing van Pactia te verstevigen, geeft Sergio aan dat Vtiger ook een grote waarde is die hen de flexibiliteit van maatwerk en uitgebreide integratieoplossingen met andere systemen biedt.

Pactia profiteert nu enorm van het effectief gebruik van Vtiger CRM. Sergio legt uit, “Het contractuele deel van ons verkoopproces was vroeger erg lang, meestal 2-3 maanden. Door het gebruik van Print Templates en automatisering hebben we dit proces nu teruggebracht tot 30 dagen of minder." Sergio gaat verder in op andere manieren waarop de CRM zijn teams heeft geholpen tijd te besparen met behulp van Workflows en zegt: “We gebruiken Workflows om veel van onze post-salesactiviteiten af ​​te handelen. We hebben bijvoorbeeld Workflows opgezet om X aantal dagen na het sluiten van de deal contact op te nemen met onze klanten, waarbij automatisch e-mails worden geactiveerd met belangrijke informatie die in het CRM is opgeslagen.” Dit stelt zijn vertegenwoordigers in staat om kostbare tijd te besparen, waardoor ze zich kunnen concentreren op de belangrijkere taken die voorhanden zijn.

Vtiger One View voor een 360-graden klantbeeld

Vtiger One View overbrugde de kloof tussen de teams van Pactia met één enkele oplossing. One View gaf een compleet beeld van de klantgegevens tijdens elke fase van de klantreis. 

Pactia gebruikte Vtiger's One View-analyses en gerelateerde gegevens om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.