Pop-uphuis + Vtiger CRM

Over het bedrijf

PopUp-House is een innovatief onderzoeks- en ontwerpbureau voor woningbouw dat is gespecialiseerd in ontwerpen die de energiekosten van huishoudens minimaliseren. PopUp-House heeft een gepatenteerde passieve bouwtechniek uitgevonden die uitstekende thermische isolatie levert tegen een betaalbare prijs. Sinds de presentatie van het eerste prototypehuis in 2013, heeft PopUp-House een aanhoudende buzz gecreëerd en een stroom van vragen ontvangen.

De Uitdaging

Toen PopUp-House zijn eerste contactformulier op zijn website plaatste, werd het overspoeld met vragen en kon het nauwelijks bijbenen. Gemiddeld ontving PopUp-House ongeveer 50-inzendingen per dag van huizenkopers, bouwers, projectontwikkelaars, architecten, ontwerpers, ingenieurs en leveranciers van materialen. Met slechts een klein team om die inzendingen te triage, het proces van het beoordelen van elke aanvraag en het toewijzen aan verkoopmedewerkers in de lokale regio's tijd uit andere kritische werkgebieden verbruikt. Bovendien zouden een paar verzoeken onvermijdelijk door de kloven glippen met als gevolg verloren leads. Deze inefficiëntie bij het afhandelen van contactverzoeken heeft PopUp-House ertoe aangezet te zoeken naar een CRM-systeem waarmee het verzoeken en klantinformatie kon vastleggen, ordenen en prioriteren, terwijl klantenbeheer en samenwerking werden gestroomlijnd.

De oplossing: Vtiger CRM

"Vtiger CRM heeft het volledige verkoopproces van PopUp-House vereenvoudigd, van het vastleggen van leads tot het afsluiten van de verkoop", zegt Jacqueline Boina, CRM Manager bij PopUp-House. PopUp-House evalueerde verschillende CRM-oplossingen, waaronder Salesforce, voordat Vtiger werd geselecteerd. PopUp-House vond die CRM-systemen echter erg gecompliceerd. Salesforce was niet aanpasbaar aan de zakelijke behoeften van PopUp-House en de prijs was te hoog. Met de flexibiliteit en het gebruiksgemak van Vtiger kon het PopUp-House-team een ​​CRM-systeem implementeren om aan alle bedrijfsbehoeften te voldoen.

Pop-Up House bevat Vtiger One View voor efficiënte samenwerkingen en taakbeheer

Pop-Up House gebruikte One View om touchpoints samen te vatten. Pop-Up House had zinvolle interacties met de leads met behulp van uniforme klantgegevens.

Pop-Up House gebruikte de calculus AI van One View voor inzichtelijke analyses en het prioriteren van deals en taken.

PopUp House bevat het webformulier van Vtiger om leadinformatie effectief vast te leggen en maakt gebruik van workflows om de leadtoewijzing en het follow-upproces te versnellen

PopUp-House maakt gebruik van de webvormen van Vtiger om leads van hun website vast te leggen. Wanneer een websitebezoeker een formulier verzendt, maakt Vtiger automatisch een contactrecord met de informatie die op het formulier is ingediend. Een bijkomend voordeel voor de webformulieren van Vtiger is dat het PopUp-House in staat stelde om die leads verder voor te bereiden op de verkoop. "Toen ons bedrijf uitgebreid werd met klanten in heel Europa, wilden we een toegewijde verkoopmedewerker hebben voor elke regio. We gebruiken de workflows van Vtiger om leads automatisch te scheiden op basis van locatie en direct toe te wijzen aan verkoopmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor een bepaalde regio. "

Om leads naar de juiste verkoper te krijgen, gebruikt PopUp-House twee belangrijke webformuliervelden: land en postcode. Afhankelijk van de waarde die in deze twee velden wordt ingediend, worden contactpersonen automatisch toegewezen aan een verkoopmedewerker. "We hebben een workflow die op waarde controleert in land- en postcodevelden om contactpersonen toe te wijzen aan verkoopmedewerkers. Als het land Frankrijk is en de postcode begint met 13, dan is het de regio Alpes-Azur en ontvang ik per e-mail een kennisgeving met de leidende informatie voor de follow-up. Als het land Frankrijk is en de postcode begint met 75, dan is het de regio Parijs en zal een van mijn collega's op de hoogte worden gebracht om die voorsprong op te volgen ", zegt Jacqueline. "Dit proces van het toewijzen van contacten aan relaties bespaart niet alleen tijd, maar houdt ook medewerkers verantwoordelijk voor hun contacten. Op elk moment kunnen verkoopmanagers zien welke verkoopmedewerker aan welk contact werkt. "

PopUp-House automatiseert e-mails om tijd te sparen die wordt besteed aan leads met de laagste prioriteit

Niet alle leads zijn verkoopklaar, dus wilde PopUp-House een efficiënte manier opzetten om te reageren op leads met verschillende prioriteiten. "Een paar leads komen met slechts een vraag en een paar anderen hebben het ideale plot en bouwplan", zegt Jacqueline. Op basis van de prioriteit van de lead stuurt Vtiger verschillende geautomatiseerde e-mails naar verkoopmedewerkers en leads. "We hebben de keuzelijstwaarden van de leadstatus geconfigureerd om het voltooiingsstadium van het bouwproject aan te geven. Als de status is ingesteld op Geen plot, betekent dit dat de lead de plot niet heeft voor de constructie. Een geautomatiseerde e-mail wordt naar de lead gestuurd met de uitleg waarom het hebben van een plot een eerste vereiste is voor een bouwproject. Deze geautomatiseerde e-mail bespaart ons tijd en helpt ons ons te concentreren op het voltooien van taken met hoge prioriteit. "

PopUp-House heeft e-mailmeldingen geconfigureerd voor het waarschuwen van verkoopmedewerkers op gekwalificeerde leads. "Als de leadstatus is ingesteld als Projectkwalificatie, betekent dit dat de lead voldoet aan al onze vereisten en daarom onze hoogste prioriteit heeft. In zo'n geval ontvangt de verkoopmedewerker een e-mailwaarschuwing en neemt ze snel contact op met de lead. "

PopUp-House maakt gebruik van Vtiger's Geo Tools om het dichtstbijzijnde team te vinden

De klanten en serviceproviders van PopUp-House zijn verspreid over verschillende locaties in Europa. PopUp-House gebruikt de Geo Tool-extensie van Vtiger om de locatie van een contact op de kaart te bekijken en deze te verbinden met de dichtstbijzijnde serviceproviders. "Zodra onze verkoopmedewerkers de vereisten van de lead analyseren, brengt hij ze in contact met de dichtstbijzijnde architecten en bouwers. Met de geotextensie van Vtiger kunnen we de bouwers en architecten identificeren die zich het dichtst bij de leads bevinden. De exacte locatie is belangrijk voor ons omdat onze klanten dicht bij de professionals moeten zijn die de leiding hebben over hun toekomstige projecten ", zegt Jacqueline.

PopUp-House versnelt teamsamenwerking met @mention

"Tijdens het hele verkoopproces wenden onze teamleden zich tot Vtiger om met elkaar te communiceren over de voortgang van een project, aantekeningen te maken en contacten op te volgen", zegt de Jacqueline. Hoewel e-mailmeldingen teamleden altijd waarschuwen voor recordupdates, hebben Vtiger's @mentions interne communicatie zowel eenvoudig als snel gemaakt. “Onze teamleden gebruiken @Mentions elke dag uitgebreid. Als mijn collega het druk heeft en ik neem haar telefoontje aan, dan maak ik een notitie en @vermeld ik haar voor follow-up. Onze verkoopteamleden gebruiken @vermeldingen om informatie over leads, contactpersonen en organisaties te delen. Onze ontwerpteamleden en logistieke teamleden gebruiken @metions om regelmatig samen te werken en projectinformatie te delen. @mention is een onmisbare samenwerkingstool geworden ter vervanging van e-mails”