Google CRM: een handleiding voor eigenaren van mkb-bedrijven

Ontdek wat Customer Relationship Management (CRM) geïntegreerd met Google Workspace-applicaties (G-suite) betekent voor kleine en middelgrote bedrijven zonder enorme technologiebudgetten. 

Heeft Google een CRM?

Het simpele antwoord: nee, Google heeft geen eigen CRM-product (Customer Relationship Management) en biedt geen eigen product aan als onderdeel van Google Workspace-applicaties (voorheen G Suite). Het biedt een zeer eenvoudige tool voor contactbeheer, Google Contacten genaamd, maar dit is geen volwaardige CRM-oplossing.

Google Contacten kan op zijn best worden gebruikt voor het opslaan van contactgegevens van potentiële klanten en klanten, maar het heeft niet de mogelijkheid om leads te organiseren, verkooppijplijnen op te zetten en te beheren, geïntegreerde marketingcampagnes uit te voeren of analyses en inzichten te verkrijgen.

Kunnen we Google Workspace-applicaties gebruiken als CRM?

Je zou een heel primitieve CRM-tool kunnen hacken met Google Workspace-apps.

• Google Contacten voor het bijhouden van uw contacten. 
• Google Formulieren voor het vastleggen van contactgegevens. 
• Google Documenten en Presentaties om vereiste documenten te maken voor het inschakelen van marketing en verkoop en om facturen te maken met behulp van sjablonen. 
• Google Spreadsheets kan worden geconfigureerd om te fungeren als een primitief volgsysteem voor het volgen van deals. 
• Gmail en Chat voor interne samenwerking en e-mails. 
• Google Meet voor het opzetten van gesprekken.

Voor een freelancer of een heel klein bedrijf met een beperkt aantal klanten kan deze aanpak werken. Maar hoewel er een soort onderlinge verbinding is tussen Google Workspace-apps, zijn ze niet inherent ontworpen om samen te werken als modules of componenten van een groter geïntegreerd systeem.

Gegevens zijn grotendeels geïsoleerd en het is niet eenvoudig voor teams om samen te werken rond één enkele informatiebron. Gegevens kunnen gemakkelijk worden gerepliceerd, verloren gaan of zelfs worden gestolen wanneer ze worden bewaard in onveilige bronnen zoals Google Spreadsheets. Simpel gezegd, Google Workspace-apps zijn niet ontworpen om als CRM te werken.

Wat is een Google CRM?

CRM in Google is een overkoepelende term die wordt gebruikt om CRM-tools te beschrijven die kunnen worden geïntegreerd met applicaties in Google Workspace. 

Deze CRM's van derden die zijn geïntegreerd met Workspace-applicaties, stellen gebruikers in staat om gegevens te synchroniseren tussen de CRM en populaire applicaties zoals Gmail, Drive en Agenda. 

Voor kleine bedrijven die Workspace-applicaties gebruiken voor hun dagelijkse communicatie en samenwerking, elimineert het hebben van een CRM die goed integreert met deze applicaties de noodzaak van handmatige invoer en schakelen tussen applicaties. 

Teams kunnen samenwerken, gegevens delen, CRM-records bijwerken, vergaderingen boeken en houden, hun agenda's ordenen, allemaal zonder te hoeven schakelen tussen hun favoriete applicatie. 

Vijf kernmogelijkheden waarop u moet letten bij het kiezen van een CRM voor Google Workspace

Of u nu een klein of middelgroot bedrijf bent of een zelfstandige die veel Google Workspace-applicaties gebruikt, er is geen 'beste CRM'. Waar u naar moet zoeken, is de juiste CRM die uw unieke vereisten kan aanpassen en ondersteunen.

De juiste Google CRM voor uw bedrijf is dus degene die kan automatiseren, tijd kan besparen door u te laten werken vanuit de toepassing van uw keuze - toegang tot CRM-gegevens vanuit werkruimtetoepassingen of toegang tot werkruimtetoepassingsmogelijkheden vanuit de CRM.

Het maakt echt niet uit in welke branche u zich richt en wat uw verkoop- of ondersteuningsproces is. Uw CRM moet minimaal de volgende mogelijkheden hebben

1. Naadloze integraties met Google Workspace-apps

De juiste Google CRM is er een die naadloze integratie biedt met Google Workspace-applicaties die u al in uw bedrijf gebruikt.

Hoewel dit voor de hand liggend lijkt, integreren veel CRM's die beweren Google CRM's te zijn, niet naadloos met Workspace-applicaties. Mogelijk vereisen ze dat u connectoren van derden gebruikt om veel te bereiken van wat u wilt doen, wat het doel verslaat. U hoeft geen diepgaande technische expertise te hebben of aangepaste code te schrijven om basisgegevenssynchronisatie op gang te krijgen.

2. Het CRM moet eenvoudig in te stellen zijn

De juiste Google CRM is er een die zo eenvoudig is in te stellen en te configureren dat het gewoon "out of the box" werkt.

CRM-tools omvatten verschillende niveaus van complexiteit. Er zijn de extreem eenvoudige applicaties voor eenmalig gebruik die slechts een of enkele dingen doen, tot de enorm complexe enterprise-grade applicaties die diepgaande technische expertise nodig hebben om op te zetten en te beheren.

Met honderden velden en geavanceerde aanpassingsmogelijkheden kunnen de meeste van deze CRM's overweldigend zijn voor kleine bedrijven om op te zetten. U moet vaak dure ervaren specialisten inhuren om de tool aan de praat te krijgen - en zelfs dan kan het een uitdaging zijn om het dagelijks te beheren.

De ideale Google CRM zou uw Workspace-applicatie-integraties in een paar klikken moeten activeren door u te verplichten in te loggen met uw Google Workspace-ID en een intuïtieve beheerpagina te hebben waarop u kunt beslissen hoe u gegevenstoegang door verschillende applicaties en gebruikers wilt beheren .

3. Intuïtief in gebruik

Het juiste Google CRM moet intuïtief te gebruiken zijn voor elk teamlid in de organisatie.

Tools kunnen alleen effectief zijn als teamleden ze gebruiken zoals het hoort. Voor drukbezette verkoopprofessionals die deals sluiten en nieuwe prospects najagen, is het vervelend om een ​​CRM te gebruiken dat hun leven niet gemakkelijker maakt of hen geen tijd bespaart.

Teamleden in verschillende functies, of het nu gaat om verkoop, marketing of ondersteuning, moeten de gebruikersinterface en workflow in de CRM en in de integraties binnen applicaties intuïtief kunnen begrijpen.

4. Eenvoudig aanpassen en moeiteloos opschalen (of verkleinen)

Het juiste Google CRM moet eenvoudig kunnen worden aangepast aan uw bedrijfsprocessen en workflows. De tool moet zich niet alleen aanpassen aan uw bestaande bedrijfssituatie, maar ook meegroeien met uw groei.

Naarmate bedrijven groeien, voegt u nieuwe processen toe, verfijnt u hun bestaande processen om efficiënter te zijn en breidt u uw toolset uit met extra functionaliteit. Het CRM moet zo zijn ontworpen dat het gemakkelijk kan worden aangepast en geschaald met deze veranderingen.

Het kan zelfs gebeuren dat naarmate de organisatie groeit, u ervoor kiest om een ​​ander samenwerkingsplatform en een andere set applicaties te gebruiken om hun e-mail, agenda en documenten te beheren. De CRM zou deze migratie ook gemakkelijk moeten kunnen afhandelen in plaats van dat u alles moet verscheuren en helemaal opnieuw moet opbouwen.

5. Kwaliteit van ondersteuning

De juiste Google CRM moet een goed technisch en procesondersteuningsteam hebben dat u kan begeleiden wanneer u hulp nodig heeft.

Zoals met elk hulpmiddel, zullen er momenten zijn waarop u hulp nodig heeft. En als u dat doet, moet er een efficiënt en responsief team zijn om uw vragen op te lossen. Het opnemen van een CRM in uw verkoop- en marketingtechnologiepakket is een niet-triviale beslissing en zou voor de lange termijn moeten zijn. Kies een CRM met een gevestigde staat van dienst en geweldige feedback van klanten.