W codziennej działalności mamy do czynienia z wieloma procesami i dokumentami biznesowymi, które wymagają zatwierdzenia przez menedżerów, kadrę kierowniczą i innych decydentów. Na przykład, sprzedawcy często zwracają się do swoich menedżerów o zatwierdzenie rabatów na oferty. Wysyłanie e-maili z prośbami o zatwierdzenie potencjalnie zaśmieca skrzynkę odbiorczą i okazuje się nieefektywne.
Załóżmy, że klient prosi o 20% zniżki i musisz uzyskać jej akceptację od swoich menedżerów. Najpierw wysyłasz e-mail do menedżera pierwszego poziomu, który z kolei przekazuje go menedżerowi drugiego poziomu. Każdy e-mail z pytaniem, informacją zwrotną lub wyjaśnieniem dołącza do łańcucha wiadomości. Pominięcie odpowiedzi „Odpowiedz do” lub „Odpowiedz wszystkim” w tych wiadomościach e-mail powoduje niepożądane zamieszanie. Cały ten proces jest nieefektywny, powoduje niepożądane opóźnienia, a czasami zgody mogą zostać utracone w trakcie przesyłania.
Wprowadzenie zatwierdzeń w Vtiger CRM:
Nowy Vtiger Dopuszczenia Konfiguracja pozwala administratorom CRM definiować przepływy pracy zatwierdzania bezpośrednio w rekordach CRM. Zamiast zatwierdzania poza systemem, żądania przechodzą przez predefiniowane reguły w samym CRM.
Zatwierdzenia można stosować do ofert, rabatów, budżetów kampanii lub dowolnego procesu wymagającego akceptacji kierownictwa. Dzięki temu zatwierdzenia przebiegają spójnie, są widoczne dla wszystkich interesariuszy i rejestrowane w rzeczywistych danych firmy.
Automatyczne wysyłanie ofert do zatwierdzenia na podstawie reguł
Dzięki procesowi zatwierdzania Vtiger nie musisz już wysyłać e-maili, organizować spotkań, dzwonić ani kontaktować się z osobami zatwierdzającymi, aby uzyskać akceptację ofert. Oferty są automatycznie wysyłane do zatwierdzenia po spełnieniu zdefiniowanych warunków, dzięki czemu akceptacja staje się częścią procesu wyceny, a nie oddzielnym, ręcznym krokiem.
Obsługa zatwierdzeń jedno- i wielopoziomowych
Vtiger umożliwia wysyłanie ofert do zatwierdzenia przez jednego lub wielu zatwierdzających, w zależności od sytuacji. Ta elastyczność pomaga firmom odzwierciedlać rzeczywiste struktury raportowania i podejmowania decyzji w systemie CRM.
Zastosuj logikę zatwierdzania opartą na zniżkach
Vtiger umożliwia skonfigurowanie rabatu na oferty lub zamówienia sprzedaży w oparciu o poziomy menedżerów. Załóżmy, że rabat na ofertę jest niższy niż 10%, może wymagać zatwierdzenia tylko przez menedżera pierwszego poziomu. Każdy rabat powyżej 10% można skonfigurować tak, aby wymagał zatwierdzenia zarówno przez menedżerów pierwszego, jak i drugiego poziomu. Dzięki temu rabaty o wyższym ryzyku podlegają odpowiedniej kontroli bez spowalniania rutynowych zatwierdzeń.
Prosta konfiguracja i automatyczne wyznaczanie tras
Do automatyczne wysyłanie żądań zatwierdzenia, administrator CRM może skonfigurować przepływ pracy zatwierdzania w ciągu zaledwie kilku minut. Po zdefiniowaniu warunków i osób zatwierdzających, każdy zacytować stworzone w Vtiger jest oceniany i kierowany automatycznie, bez konieczności ręcznej ingerencji.
Wyeliminuj opóźnienie
Opóźnienia w zatwierdzaniu zwykle występują, gdy kontekst jest podzielony na e-maile, połączenia i follow-upy. Vtiger utrzymuje całą rozmowę dotyczącą zatwierdzenia w połączeniu z samą ofertą, dzięki czemu decyzje są podejmowane bez konieczności ręcznej koordynacji.
Bezpośredni dostęp do rekordu oferty
Kiedy przesyłasz ofertę do zatwierdzenia, osoby zatwierdzające otrzymują wiadomość e-mail zawierającą link, który zabiera ich bezpośrednio do rekord cytatu w Vtiger. Eliminuje to konieczność przeszukiwania skrzynek odbiorczych lub polegania na przesłanych załącznikach, aby zrozumieć, co wymaga sprawdzenia.
Wyjaśnienia zawarte w dokumentacji
Podczas procesu recenzji osoby zatwierdzające mogą zadawać pytania bezpośrednio w wycenie, @wzmiankując odpowiednie osoby w sekcji komentarzy. Dzięki temu wyjaśnienia są powiązane z wyceną, a nie rozproszone w oddzielnych wątkach e-mail.
Szybsze odpowiedzi dzięki powiadomieniom w czasie rzeczywistym
Ponieważ użytkownicy @mentioned są powiadamiani w czasie rzeczywistym, odpowiedzi na pytania pojawiają się szybko. Skraca to czas oczekiwania między wyjaśnieniami a decyzją, umożliwiając kontynuowanie procesu zatwierdzania bez zbędnych przerw.
Zatwierdź lub odrzuć z pełnym kontekstem
Wszystkie dyskusje, wyjaśnienia i decyzje pozostają widoczne w rekordzie oferty. Na podstawie tego pełnego kontekstu, osoba zatwierdzająca może śmiało zatwierdzić lub odrzucić dokument bez dalszych konsultacji.
Upewnij się, że do klientów docierają tylko w pełni zatwierdzone dokumenty
Udostępnianie ofert przed sfinalizowaniem zatwierdzeń stwarza ryzyko, zwłaszcza gdy zatwierdzenia opierają się na długich łańcuchach wiadomości e-mail. Vtiger wymusza zakończenie zatwierdzania przed przekazaniem oferty, zapobiegając błędom spowodowanym brakiem potwierdzeń.
Zatwierdzenia sekwencyjne
Dzięki zatwierdzeniom Vtiger, oferty przechodzą przez osoby zatwierdzające sekwencyjnie. Oferta osiąga kolejny poziom zatwierdzenia dopiero po zakończeniu poprzedniego.
Egzekwowanie zatwierdzenia
Jeśli którykolwiek z akceptantów odrzuci wycenę, proces zostanie natychmiast przerwany. Rekord pozostaje zablokowany do momentu uzyskania wszystkich wymaganych zatwierdzeń, co gwarantuje, że do klientów trafiają wyłącznie w pełni zatwierdzone dokumenty.
Wyzwania związane z brakiem zatwierdzeń w systemie Vtiger CRM
Luki w zatwierdzaniu wiadomości e-mail
Rozważ przygotowanie oferty z 15% rabatem i wysłanie jej e-mailem do swojego menedżera w celu zatwierdzenia. Zapytanie zostanie przekazane menedżerowi drugiego poziomu, a dyskusje będą kontynuowane w wielu e-mailach, sugerujących różne poziomy rabatów.
Pominięte potwierdzenia
Wraz z rozrastaniem się wątków e-maili, ważne zgody mogą zostać ukryte. Przedstawiciel handlowy może założyć, że zgoda została udzielona na podstawie częściowych odpowiedzi i wysłać ofertę, nie zdając sobie sprawy, że zgoda wyższego poziomu została już udzielona.
Wysłano nieprawidłowe cytaty
Po wysłaniu oferty z 10% rabatem, potencjalny klient informuje Cię później, że wybrał konkurencję oferującą 12%. Kiedy Twój menedżer przegląda historię wiadomości e-mail, okazuje się, że menedżer drugiego poziomu zatwierdził rabat w wysokości 13%. Zgoda istniała, ale została pominięta, co doprowadziło do utraty transakcji.
Te tematy również mogą Cię zainteresować
Dzięki skonfigurowaniu funkcji zatwierdzania Vtiger nigdy nie znajdziesz się w takiej sytuacji. Vtiger pozwala na przesłanie oferty do wielu osób zatwierdzających na różnych poziomach zarządzania. Jeśli jedna osoba zatwierdzająca jest na 3 poziomach zarządzania, oferta zostanie przekazana do menedżera poziomu 2 dopiero po zatwierdzeniu jej przez menedżera poziomu 1. Oferta zostanie odrzucona, jeśli menedżer na którymkolwiek z tych trzech poziomów ją odrzuci.
Ponieważ menedżerowie wyższego szczebla mogą stale śledzić status zatwierdzeń i przeglądać oferty, mogą w razie potrzeby proponować zmiany. W ten sposób wszyscy zaangażowani w proces zatwierdzania ofert będą zawsze na bieżąco z postępem prac.
Czytaj Dokumentacja homologacyjna Aby dowiedzieć się, jak skonfigurować zatwierdzenia. Masz jakieś pytania? Napisz do nas na adres [email chroniony]
