Wielkie małe rzeczy: zapobieganie duplikatom

Witamy z powrotem w serii blogów Big Little Things, w której podkreślamy niektóre z mniej znanych, a czasem pomijanych funkcji i ulepszeń w Vtiger CRM, które mają duży cios. W tym poście podkreślono funkcję Zapobieganie duplikatom, która pomaga zapobiegać tworzeniu nowych zduplikowanych rekordów w CRM. Zanurzmy się i dowiedzmy się więcej o tej małej, ale potężnej funkcji.

Co to jest funkcja zapobiegania duplikatom?

Funkcja zapobiegania duplikatom pozwala administratorom konta wybrać do trzech unikalnych pól na moduł, w których system automatycznie sprawdzi nowo utworzone rekordy pod kątem zduplikowanych wartości. Jeśli wartości wybranych pól zgadzają się z istniejącym rekordem, system uniemożliwi użytkownikowi utworzenie nowego rekordu.

Gdzie użytkownicy mogą znaleźć funkcję zapobiegania duplikatom?

Dostęp do funkcji zapobiegania duplikatom mają administratorzy konta, przechodząc do strony Ustawienia → Zarządzanie modułami → Układy i pola modułów.

Gdy użytkownicy klikną Układy i pola modułów, zostaną poproszeni o wybranie modułu, z którym chcą pracować (kontakty, umowy, organizacje itp.).

Po wybraniu żądanego modułu użytkownicy mogą kliknąć kartę Zapobieganie duplikatom, aby rozpocząć modyfikowanie i dostosowywanie tej funkcji, aby upewnić się, że nowe zduplikowane rekordy nie są tworzone w CRM.

Jak korzystać z funkcji zapobiegania duplikatom

Po wybraniu karty Zapobieganie duplikatom najpierw upewnij się, że przycisk "Włącz sprawdzanie duplikatów" jest włączony.

Stamtąd użytkownikom zostaną zaprezentowane różne opcje, aby upewnić się, że korzystają z funkcji Zapobieganie duplikatom w celu zaspokojenia ich potrzeb. Podzielmy te opcje jeden po drugim i zagłębimy się w tę funkcję:

Wybierz unikalne pola

Pierwszym krokiem jest wybranie maksymalnie trzech unikalnych pól, na których będą sprawdzane rekordy. Pola unikatowe to wszelkie istniejące pola, które mają wartości należące tylko do jednego rekordu w CRM (obejmuje to pola niestandardowe utworzone przez administratora na koncie). Na przykład, jeśli użytkownicy konfigurują Zapobieganie duplikatom w module Kontakty, nie będą chcieli zaznaczać pól Imię lub Nazwisko, które mają być sprawdzane przez Zapobieganie duplikatom. Imiona i nazwiska są często wspólne dla wielu osób i nie stanowią niepowtarzalnych pól identyfikacyjnych.

Niektóre przykłady pól, których należy użyć, aby uniknąć duplikatów w module Kontakty, to pola Główny adres e-mail i Telefon. Wartości w tych polach będą unikalne dla Kontaktu, który je przechowuje i są świetnymi polami do sprawdzania systemu pod kątem zapobiegania duplikatom.

Rozpatrzenie duplikatu

Następnie użytkownik powinien określić, na co system zwraca uwagę, aby stwierdzić, że nowo utworzone rekordy nie są duplikatami. Na tym etapie do wyboru są dwie opcje, szczegółowo opisane poniżej:

1. Rozważ jako duplikat tylko wtedy, gdy wszystkie unikalne pola są zgodne – System sprawdzi wszystkie unikalne pola wybrane w kroku pierwszym i zapobiegnie tworzeniu rekordu tylko wtedy, gdy wszystkie wartości pól będą zgodne z wartościami w istniejącym rekordzie.
2. Rozważ jako duplikat, jeśli przynajmniej jedno z unikalnych pól pasuje – system sprawdzi wszystkie unikalne pola wybrane w kroku pierwszym i jeśli którakolwiek z wartości pól będzie pasować do istniejącego rekordu, system uniemożliwi utworzenie nowego rekordu.

Sprawdź zamknięte rekordy pod kątem duplikatów i ignoruj ​​puste wartości

Kolejne dwie opcje pól wyboru umożliwiają użytkownikom dalsze wybieranie funkcji Zapobieganie duplikatom:

1. Połączenia Sprawdź zamknięte rekordy pod kątem duplikatów Jeśli ta opcja jest włączona, system przeszuka wszystkie rekordy w systemie, w tym rekordy zamknięte, w celu wyszukania zgodnych wartości pól, aby zapobiec tworzeniu zduplikowanych rekordów.
2. Połączenia Ignoruj ​​puste wartości opcja, jeśli jest włączona, zignoruje wartości pustych pól, gdy system będzie sprawdzał wybrane unikatowe pola. Oznacza to, że pozwoli to systemowi na tworzenie nowych rekordów, jeśli pasujące puste (puste) pola pasują do CRM. Na przykład, jeśli użytkownicy używają pola „Główny adres e-mail” w module Kontakty w celu zapobiegania duplikatom, a pole wyboru „Ignoruj ​​puste wartości” jest zaznaczone, system nadal będzie zezwalał na tworzenie nowych rekordów, nawet jeśli technicznie unikalne pola są zgodne, ponieważ są puste.

Opcje akcji na zduplikowanych rekordach utworzonych podczas synchronizacji

Ostatnią opcją, jaką użytkownicy mają podczas konfigurowania ochrony przed duplikatami, jest „Działanie, które należy podjąć, jeśli podczas synchronizacji z aplikacjami zewnętrznymi zostanie znaleziony zduplikowany rekord”. Jest to ważny krok w procesie zapobiegania duplikatom, ponieważ w tym miejscu użytkownicy mogą poinstruować system, jak obsługiwać zduplikowany rekord znaleziony podczas synchronizacji z aplikacją zewnętrzną. Na tym etapie do wyboru są trzy opcje, szczegółowo opisane poniżej:

1. Preferuj najnowszy rekord – Zostaną zachowane ostatnio zmodyfikowane dane rekordu
2. Preferuj zapis wewnętrzny – Istniejący zapis w CRM zostanie zachowany bez zmian
3. Preferuj rekord zewnętrzny – Dane z aplikacji zewnętrznej zostaną skopiowane

Lepsze zrozumienie tej funkcji i szybkie jej wdrożenie jest niezbędnym krokiem w konfiguracji CRM, ale czasami jest pomijane. Korzystanie z funkcji Zapobieganie duplikatom nie tylko pomoże użytkownikom zachować integralność danych, ale także oszczędzi im marnowania cennego czasu na czyszczenie zduplikowanych rekordów utworzonych podczas ich podróży CRM.