Witamy na pierwszym blogu z naszej nowej miniserii „Wielkie małe rzeczy”, w którym podkreślamy niektóre z mniejszych funkcji i ulepszeń w Vtiger CRM, które mają duży cios.
Słyszenie o dużej nowej funkcji lub aktualizacji wersji jest częstym zjawiskiem dla użytkowników technologii Cloud. To, o czym ludzie zwykle nie słyszą, to małe funkcje lub ulepszenia, które mają ogromny wpływ na firmy, które z nich korzystają.
Na tym blogu podkreśli Widok listy menu oraz pojedyncze lub masowe akcje, które można wykonać na rekordach bez opuszczania Widoku listy.
Poniżej rozbiłem funkcje jeden po drugim i przejdę do dalszych szczegółów na temat ich użycia i działań, które można wykonać. Ale najpierw dowiedzmy się trochę więcej o tym, czym są akcje widoku listy.
Co to są akcje widoku listy (rekordu)?
Akcje widoku listy to pojedyncze lub masowe akcje, które można wykonać w widoku listy. Użytkownicy mają możliwość wyboru pojedynczych lub wielu rekordów jednocześnie i wykonywania różnych czynności, takich jak edycja, komentowanie, eksportowanie, drukowanie/eksportowanie plików PDF, oznaczanie, przenoszenie własności, wysyłanie wiadomości e-mail, zmiana właściciela, scalanie wybranych rekordów i usuwanie.
Przyjrzyjmy się bliżej każdej funkcji poniżej:
Edytuj
Funkcja Edytuj w widoku listy to wydajny sposób edytowania pól w pojedynczych rekordach lub wielu rekordach jednocześnie, bez ręcznego wchodzenia do każdego rekordu w celu wprowadzenia zmian. Domyślnie wiele pól w Vtiger jest dostępnych do masowej edycji. Administratorzy mogą również włączać i wyłączać tę opcję, dając pełną kontrolę nad tym, które pola można edytować w ten sposób. Administratorzy mają również możliwość tworzenia nowych pól niestandardowych i włączania opcji Edycja masowa. Pozwala to na jeszcze większą personalizację i kontrolę.
Wyobraź sobie, że musisz ponownie przypisać setki rekordów do innego użytkownika na podstawie wartości określonego pola. Możesz po prostu utworzyć nową listę za pomocą warunków lub użyć wyszukiwania w widoku listy, aby odfiltrować określone rekordy. Stamtąd możesz wybrać wszystkie rekordy z listy i ponownie je przypisać za jednym zamachem.
Ta funkcja umożliwia użytkownikom wprowadzanie masowych zmian w rekordach w mgnieniu oka, pomagając zaoszczędzić cenny czas, dzięki czemu użytkownicy mogą skupić się na ważniejszych sprawach.
Komentarz
Funkcja komentowania w widoku listy umożliwia użytkownikom publikowanie wiadomości, dołączanie plików i współpracę z ich zespołami nad pojedynczymi lub wieloma rekordami bez opuszczania widoku listy. Użytkownicy mogą również używać @Mentions do wysyłania e-maili i powiadomień do konkretnych współpracowników, jeśli coś wymaga ich uwagi.
Przyjrzyjmy się scenariuszowi, w którym menedżer ds. sprzedaży mógłby użyć tej funkcji, aby opublikować komentarz do wszystkich rekordów potencjalnych klientów, które mają stan „Zimny”, prosząc swoich przedstawicieli handlowych o wykonanie kolejnych rozmów telefonicznych przy użyciu nowego skryptu. Kierownik sprzedaży może stworzyć niestandardową listę za pomocą filtrów i warunków, aby wygenerować listę wszystkich potencjalnych klientów ze statusem „Zimne”. Stamtąd kierownik sprzedaży może po prostu użyć @Mentions wspominając o @salesteam, aby wykonać połączenia i dołączyć nowy plik skryptu bezpośrednio do sekcji komentarzy w rekordzie potencjalnych klientów. Wszyscy użytkownicy, którzy są częścią grupy @salesteam, zostaną powiadomieni e-mailem i powiadomieniem w CRM, powiadamiając ich, że ich przełożony złożył taką prośbę. Będą również mieli łatwy dostęp do pobrania nowego pliku skryptu.
Wewnętrznie, w Vtiger, w dużej mierze polegamy na funkcjach komentarzy i @Wzmianek podczas aktualizowania rekordów lub współpracy z naszymi różnymi zespołami. Zapewnienie użytkownikom możliwości komentowania kilku rekordów jednocześnie to prosty, ale skuteczny sposób na zaoszczędzenie czasu.
Export
Podczas eksportowania danych rekordu z widoku listy, użytkownikom zostaną przedstawione trzy różne opcje wymienione poniżej:
- Eksportuj wybrane rekordy: Umożliwia użytkownikom wybieranie i eksportowanie określonych rekordów z listy poprzez włączenie lub wyłączenie pola wyboru obok rekordu(ów).
- Eksportuj dane na bieżącej stronie: Umożliwia użytkownikom eksportowanie wszystkich danych na stronie (20 rekordów na raz).
- Eksportuj wszystkie dane: Eksportuje wszystkie rekordy na wszystkich stronach powiązanych z modułem.
Te trzy opcje zapewniają użytkownikom elastyczność precyzyjnego kontrolowania, które rekordy chcą wyeksportować z widoku listy. Jest to niezwykle przydatne, jeśli użytkownicy chcą wyeksportować kilka lub wiele określonych rekordów do pliku CSV, aby wprowadzić zmiany przed ponownym zaimportowaniem i aktualizacją rekordów w swoim systemie.
Drukuj/eksportuj PDF
Opcja Drukuj/Eksportuj PDF umożliwia użytkownikom szybkie wybieranie pojedynczych lub wielu rekordów w celu wydrukowania lub wyeksportowania tych rekordów w formacie PDF. Użytkownicy mogą wybrać dane, które chcieliby wyeksportować jako plik PDF poprzez:
- Tworzenie niestandardowych szablonów wydruku
- Korzystanie z domyślnych szablonów dostarczonych przez Vtiger
Innym wspaniałym atrybutem funkcji Drukuj/Eksportuj PDF jest to, że umożliwia użytkownikom wysyłanie wiadomości e-mail do Kontaktów w CRM, Użytkownicy lub adresy e-mail ad hoc i automatyczne dołączanie wybranych plików PDF.
Tagi
Używanie tagów to świetny sposób na oznaczanie rekordów etykietami poprzez zastosowanie słowa lub krótkiej frazy o nazwie „Tagi”. Użytkownicy mogą organizować lub znajdować określone rekordy na podstawie słowa lub frazy, którą są oznaczone. W widoku listy użytkownicy mogą również używać tych znaczników do oznaczania wielu rekordów jednocześnie, umożliwiając im szybkie i łatwe grupowanie razem rekordów. Tagi mogą być również wykorzystywane w warunkach do wielu działań, w tym tworzenia list modułów, list marketingowych itp.
Przeniesienie własności
Ta funkcja jest dostępna tylko w module Kontakty i może być używana do przesyłania powiązanych rekordów do użytkownika lub grupy w CRM. Na przykład, jeśli kontakt ma powiązane sprawy, oferty, oferty itp. Użytkownicy mogą użyć funkcji Przenieś własność, aby przenieść i przypisać wszystkie powiązane rekordy z określonych modułów do określonego użytkownika lub grupy w CRM.
Wysłać email
Funkcja wysyłania wiadomości e-mail w widoku listy jest dostępna w modułach Kontakty, Organizacje i Potencjalni klienci i jest potężnym narzędziem do użycia podczas wysyłania wiadomości e-mail do określonych kontaktów lub potencjalnych klientów. Ta funkcja umożliwia użytkownikom wysyłanie do 10 wiadomości e-mail jednocześnie bez konfigurowania i planowania kampanii e-mailowej. Wysyłając wiadomości e-mail za pomocą tej funkcji widoku listy, użytkownicy mogą wybrać istniejący szablon wiadomości e-mail lub utworzyć wiadomość e-mail w locie przed wysłaniem jej do żądanych kontaktów lub potencjalnych klientów. Użytkownicy mogą również wybrać, czy chcą uwzględnić wszystkich odbiorców w jednym e-mailu, czy wysłać oddzielne e-maile do każdego adresata.
Zmiana właściciela
Akcja Widok listy jest dostępna w module Zadania. Umożliwia użytkownikom zmianę właściciela („Przypisane do”) w pojedynczych lub wielu rekordach zadań za pomocą zaledwie kilku kliknięć, nawet jeśli rekordy są w stanie „Zamknięte”.
Dobrym przykładem tego, jak można to wykorzystać, jest sytuacja, w której użytkownik opuszcza Twoją firmę i musisz ponownie przypisać jego zadania innemu użytkownikowi. Wszystko, co musisz zrobić, to:
- Otwórz listę Wszystkie zadania w module Zadania
- Użyj wyszukiwania w widoku listy, aby filtrować zadania przypisane do opuszczającego użytkownika
- Wybierz wszystkie zadania na podstawie wyników wyszukiwania
- Przypisz te zadania innemu użytkownikowi
Można to zrobić w mniej niż 30 sekund, oszczędzając ogromną ilość czasu, który zostałby zmarnowany, przechodząc do każdego rekordu w celu ręcznego ponownego przypisania.
Scal wybrane rekordy
Akcje widoku listy umożliwiają również scalenie maksymalnie trzech wybranych rekordów w jeden, co jest niezwykle przydatne w przypadku duplikatów rekordów. Gdy użytkownik wybierze rekordy w widoku listy i kliknie przycisk Połącz wybrane rekordy, zostanie wyświetlone wyskakujące okno. Prosi ich o wybranie pól, które chcieliby zachować po scaleniu rekordów. Dzięki temu użytkownik może wskazać i wybrać dane w poszczególnych polach, które chciałby zachować. Ponadto wszystkie działania, takie jak komentarze i punkty styku, oraz wszelkie powiązane rekordy modułów zostaną automatycznie scalone i zachowane po scaleniu.
Przykładem może być sytuacja, w której masz dwa rekordy kontaktów dla tej samej osoby, ale jeden z rekordów ma adres e-mail, który nie jest już używany. Użytkownik może scalić rekordy i upewnić się, że zachowa aktualny adres e-mail, z którego korzysta jego Kontakt. Nie ma potrzeby przeskakiwania między rekordami i kopiowania/wklejania informacji do pól przed usunięciem jednego z rekordów.
Funkcja Merge Selected Records sprawia, że proces ten jest prosty, szybki i precyzyjny, oszczędzając czas i energię przy jednoczesnym zachowaniu dokładnych i istotnych danych.
Usuń
Funkcja Usuń w akcjach widoku listy to niezwykle wydajny sposób na jednoczesne usuwanie pojedynczych lub wielu rekordów.
Załóżmy na przykład, że zaimportowałeś do CRM setki rekordów potencjalnych klientów, które zawierają złe lub brakujące dane, takie jak puste wartości w polach Imię, Nazwisko i E-mail. Możesz łatwo utworzyć nową listę, używając warunków, aby filtrować i wybierać te rekordy i wysyłać je bezpośrednio do kosza. Usunięte rekordy są przechowywane w Koszu przez 30 dni, zanim zostaną trwale usunięte. Ta funkcja pomaga użytkownikom:
- Uporządkuj rekordy w ich CRM
- Szybko zmniejsz ilość używanego miejsca do przechowywania
Teraz, gdy przejrzeliśmy wszystkie funkcje dostępne w akcjach widoku listy, jasne jest, że te funkcje zostały stworzone, aby wykonywanie masowych operacji na rekordach było wydajne, bezproblemowe i łatwe. Ostatecznie, pozwalając użytkownikom Vtiger CRM zaoszczędzić czas, energię i pieniądze.
Kliknij tutaj aby zapisać się na 15-dniowy bezpłatny okres próbny lub wypróbować naszą zawsze bezpłatną wersję pilotażową.