Witamy z powrotem w innym rozdziale serii blogów Big Little Things, w którym podkreślamy niektóre z mniej znanych, a czasem pomijanych funkcji i ulepszeń w Vtiger CRM, które mają duży cios. Ten post przedstawia listy wyboru oparte na rolach, które umożliwiają użytkownikom tworzenie wartości pól listy wyboru, które są dostępne tylko dla określonych ról w CRM. Zanurzmy się i dowiedzmy się więcej o tej funkcji.
Czym jest rola?
Aby lepiej zrozumieć, czym jest lista wyboru oparta na rolach i jak można z niej korzystać, najpierw musimy zrozumieć, czym jest rola w CRM. Rola jest stosowana do każdego użytkownika w CRM i określa, gdzie ten użytkownik znajduje się w hierarchii firmy. Dodatkowo role odgrywają ważną rolę w kontroli dostępu. Administratorzy mogą przypisywać uprawnienia z profilu do roli lub przypisywać uprawnienia bezpośrednio do roli. Aby dowiedzieć się więcej o rolach, kliknij tutaj.
Co to jest pole listy wyboru?
W Vtiger dostępnych jest wiele różnych typów pól, w tym pola listy wyboru. Pole listy wyboru umożliwia administratorom tworzenie wstępnie zdefiniowanej listy wartości, z której użytkownicy mogą następnie wybierać podczas edytowania pola. Pola listy wyboru mogą pomóc w zapewnieniu spójności wprowadzania danych wśród wszystkich użytkowników i stanowią doskonały sposób na zapewnienie, że wszystkie wartości wprowadzane w polu są istotne i odpowiednie.
Co to jest pole listy wyboru opartej na rolach?
Pole listy wyboru opartej na rolach pozwala administratorom przenieść pola listy wyboru na wyższy poziom i naprawdę wprowadzić kontrolę dostępu, umożliwiając im przypisanie określonych wartości listy wyboru do określonych ról.
Na przykład: Załóżmy, że firma ma dwa różne poziomy agentów pomocy technicznej i utworzyła rolę dla każdego poziomu: „Wsparcie poziomu 1” i „Wsparcie poziomu 2”. Nie chcą, aby użytkownicy z rolą „Wsparcie poziomu 1” mogli oznaczać status priorytetu sprawy jako „Pilny”. Ten status sprawy powinien być przypisywany przez rolę „Wsparcie poziomu 2” dopiero po zapoznaniu się ze sprawą.
Ponieważ pole „Priorytet” w module Sprawy jest polem listy wyboru opartej na rolach, administrator może przypisać wszystkie wartości stanu pola „Priorytet” z wyjątkiem „Pilne” do roli „Wsparcie poziomu 1”.
Następnie administrator może przypisać wszystkie wartości stanu, w tym wartość „Pilne”, do roli „Wsparcie poziomu 2”.
Dzięki temu użytkownik, któremu przypisano rolę „Wsparcie poziomu 1”, nie będzie mógł wybrać opcji „Pilne” podczas edytowania pola „Priorytet” sprawy. Wartość listy wyboru „Pilne” będzie dostępna do wyboru tylko przez użytkowników z rolą „Wsparcie poziomu 2” lub innymi rolami, którym przypisano tę wartość.
Jak utworzyć pole listy wyboru opartej na rolach
Tworzenie nowego pola listy wyboru opartej na rolach jest bardzo proste i wymaga tylko jednego dodatkowego kliknięcia podczas procesu tworzenia. Po nazwaniu pola niestandardowego i wprowadzeniu jego początkowych wartości, po prostu zaznacz pole wyboru „Lista wyboru oparta na rolach” przed zapisaniem.
Uwaga* Istniejące pola listy wyboru, które nie zostały utworzone jako lista wyboru oparta na rolach, po utworzeniu nie mogą zostać przekonwertowane na pole listy wyboru opartej na rolach.
Jak przypisać wartości listy wyboru do roli?
Domyślnie po utworzeniu pola listy wyboru opartej na rolach wszystkie jego wartości będą dostępne dla wszystkich ról w CRM. Aby przypisać wartości listy wyboru do roli, administratorzy będą musieli przejść do strony Ustawienia i w kolumnie Konfiguracja wybrać „Wartości pól listy wyboru”. Administrator będzie musiał wybrać pole modułu i listy wyboru, z którymi chciałby pracować, i kliknąć kartę „Wartości przypisane do roli”.
Po otwarciu zakładki „Wartości przypisane do roli” administrator będzie mógł wybrać spośród wszystkich istniejących ról, a następnie przypisać lub usunąć wartości z wybranej listy wyboru do ról. Na koniec administrator może wybrać zastosowanie wartości tylko do wybranej roli, podrzędnych ról wybranej roli lub wszystkich ról przed kliknięciem Zapisz.
Kliknij tutaj aby zapisać się na 15-dniowy bezpłatny okres próbny lub wypróbować naszą zawsze bezpłatną wersję pilotażową.
