Witamy z powrotem w kolejnym rozdziale z serii blogów Big Little Things, w którym przedstawiamy niektóre z mniej znanych, a czasem pomijanych funkcji i ulepszeń w Vtiger CRM, które mają duży wpływ. W tym poście opisano Zaplanowane raporty, które umożliwiają użytkownikom tworzenie, generowanie i wysyłanie raportów według wybranego przez nich harmonogramu. Zanurzmy się i dowiedzmy więcej o tej funkcji.
Co to są zaplanowane raporty?
Zaplanowane raporty są dostępne w naszych edycjach One Professional i One Enterprise i można je wdrożyć po utworzeniu dowolnego raportu. Za pomocą zaledwie kilku kliknięć i wprowadzenia kilku szczegółów użytkownicy mogą zaplanować automatyczne generowanie raportów i wysyłanie ich pocztą elektroniczną w określonym dniu lub w cyklu dziennym, tygodniowym, miesięcznym lub rocznym. Raporty mogą być wysyłane w formacie CSV, Excel lub PDF do użytkowników, grup i ról (wewnętrznych), z opcją na określone adresy e-mail DW do odbiorców niebędących użytkownikami (zewnętrzne).
Zaplanowane raporty – przypadki użycia
Istnieje nieskończona liczba scenariuszy korzystania z funkcji zaplanowanych raportów, które mogą przynieść korzyści organizacjom każdej wielkości i z każdej branży. Poniżej znajduje się kilka przykładów użycia tej funkcji przez naszych klientów:
- Organizacja produkująca i dostarczająca urządzenia medyczne do szpitali i klinik korzysta z Zaplanowanych raportów, aby analizować, ile szpitali odwiedzają poszczególni przedstawiciele handlowi w ciągu tygodnia. Aby to osiągnąć, utworzyli raport w module Zdarzenia, który zawiera szczegółowe informacje o liczbie zdarzeń przypisanych do użytkownika w ciągu ostatnich 7 dni. W każdy poniedziałek ten Zaplanowany raport jest generowany automatycznie i wysyłany e-mailem do przełożonego w celu dalszego sprawdzenia.
- Firma zajmująca się rozwiązaniami inżynieryjno-technologicznymi chciała zobaczyć, ilu aktywnych użytkowników nie logowało się do CRM w ciągu ostatnich 7 dni. Planują wysyłanie „Raportu o ostatnim logowaniu” w każdy poniedziałek do kierownictwa, aby upewnić się, że ich użytkownicy logują się do CRM zgodnie z oczekiwaniami.
- Wiele organizacji korzysta z raportów, aby uzyskać wgląd w liczbę miesięcznych sprzedaży w rozbiciu na rok. Te organizacje chcą zobaczyć w roku finansowym, ile przychodów jest generowanych miesięcznie (na podstawie umów). Wykorzystują Zaplanowane raporty do wysyłania tych danych na koniec każdego miesiąca, które pokazują kierownictwu liczbę sprzedaży i kwotę wygenerowaną w ciągu ostatniego roku w rozbiciu na miesiąc.
Poniżej przedstawiono kilka dodatkowych scenariuszy korzystania z Zaplanowanych raportów:
- Aktualizuj swoich współpracowników w zakresie określonych rekordów
- Generuj i wysyłaj raporty przed spotkaniami, aby zoptymalizować produktywność
- Informuj klientów i użytkowników o zaległych działaniach
- Wysyłaj automatyczne raporty wydajności do swoich pracowników i menedżerów
- Wysyłaj raporty o zaległych fakturach do kierownictwa i klientów
- Powiadom właścicieli rekordów o umowach, które utknęły w martwym punkcie
- Wysyłaj najlepsze raporty do przedstawicieli handlowych i kierownictwa
- Zaktualizuj przedstawicieli pomocy technicznej i kierownictwo o liczbę otwartych zgłoszeń pomocy technicznej przypadających na agenta.
To tylko kilka różnych sposobów, w jakie niektórzy nasi klienci wykorzystują Zaplanowane raporty, aby zaoszczędzić czas, dostarczyć cennych informacji i zwiększyć produktywność bez konieczności poświęcania dodatkowego czasu na ręczne wysyłanie raportów.
Jak utworzyć zaplanowany raport
Tworzenie zaplanowanego raportu to prosty proces, który wymaga tylko kilku kroków. Wykonaj poniższe czynności, aby rozpocząć planowanie raportów w Vtiger:
- Po utworzeniu Raportu otwórz go i kliknij trzy kropki (przycisk Więcej) w prawym górnym rogu rekordu. Wybierz „Zaplanuj raport”.
- Następnie użytkownicy będą musieli wypełnić i wybrać szczegóły dotyczące tego, do kogo ma być wysyłany Raport, częstotliwość, z jaką będzie wysyłany, czas jego rozpoczęcia oraz format pliku, w jakim zostanie wysłany Raport. możliwość wysłania Raportu e-mailem, nawet jeśli Raport jest Pusty.
- Po kliknięciu przycisku Zapisz, w prawym górnym rogu ekranu pojawi się wyskakujące okienko informujące użytkownika o pomyślnym zaplanowaniu Raportu.
- Po pomyślnym zaplanowaniu Raportu użytkownicy mogą dostosować odbiorców Raportu, częstotliwość, godzinę rozpoczęcia i format pliku, otwierając raport i ponownie klikając przycisk „Więcej”.
* Uwaga – W przypadku wybrania formatu pliku PDF w raporcie zostanie wysłanych tylko 1,000 rekordów. Użytkownicy powinni planować w formacie CSV lub Excel, jeśli raport przekracza lub ma przekroczyć 1,000 rekordów.
Użytkownicy mogą również zobaczyć, kiedy zaplanowane jest następne uruchomienie Raportu, i mają opcję „Usuń” Raport z harmonogramu na tym samym ekranie edycji.
Po co czekać, zacznij planować swoje raporty w Vtiger już dziś i pozwól mocy automatyzacji działać dla Twojej firmy.
Kliknij tutaj aby zapisać się na 15-dniowy bezpłatny okres próbny lub wypróbować naszą zawsze bezpłatną wersję pilotażową.
