Witamy z powrotem w serii blogów Big Little Things, w której podkreślamy niektóre z mniej znanych, a czasem pomijanych funkcji i ulepszeń w Vtiger CRM, które mają duży cios. Ten post podkreśla moduł Timelogs, który może śledzić czas spędzony na zadaniach przez użytkowników lub grupy. Zacznijmy od podstaw.
Co to są dzienniki czasu?
Niezależnie od tego, czy Twoje rozliczenia opierają się na dokładnym śledzeniu czasu z minuty na minutę, czy też chcesz lepiej śledzić czas spędzony na zadaniach wewnętrznych, moduł Timelogs spełni Twoje potrzeby.
Rejestry czasu pozwalają na udokumentowanie czasu spędzonego na określonych zadaniach. Moduł daje możliwość wybrania godziny i daty rozpoczęcia oraz godziny i daty zakończenia aktywności oraz dodania dodatkowych szczegółów w razie potrzeby.
Rejestry czasu są dostępne w zadaniach, sprawach, biletach wewnętrznych i zleceniach pracy. Rejestry czasu można znaleźć w sekcji Jeden widok każdego rekordu, jak pokazano poniżej.
Możesz również utworzyć logi czasu w dwóch innych lokalizacjach: module Timelogs i menu Szybkie tworzenie.
Z modułu Timelogs możesz w razie potrzeby tworzyć nowe timelogi. Moduł można znaleźć, otwierając Menu główne > Projekty > Włączanie projektu > Rejestry czasu.
Jeśli potrzebujesz utworzyć dziennik czasu z niepowiązanej sekcji CRM, możesz to zrobić z menu Szybkie tworzenie u góry ekranu oznaczonego ikoną „+”.
Tworzenie dzienników z funkcją timera
Może się okazać, że podawanie szacunków dla każdego tworzonego dziennika czasu jest niedokładne. Dla precyzyjnego pomiaru czasu dostępna jest funkcja timera w poszczególnych rekordach kompatybilna z modułem Timelogs.
Timer pozwoli Ci uruchomić, wstrzymać i zatrzymać timer, który odlicza się co każdą upływającą sekundę. Po zatrzymaniu stopera tworzony jest rejestr czasu, który zawiera zarejestrowany czas.
Aby znaleźć licznik czasu, przejdź do widoku podsumowania zadania. W zadaniu znajduje się ikona startu w prawym górnym rogu sekcji timelogów. Kliknięcie tej ikony uruchomi stoper.
Ponowne kliknięcie ikony, która będzie miała teraz kształt stopera, spowoduje utworzenie wyskakującego okienka zawierającego całkowity upływający czas, możliwość wstrzymania oraz opcję zatrzymania stopera.
Wstrzymanie licznika pozwoli ci na ponowne uruchomienie czasu w razie potrzeby bez tworzenia nowego rekordu timeloga. Zatrzymanie stopera spowoduje utworzenie rekordu czasu z ostatnim dodanym czasem do rekordu.
Rozliczenia za pośrednictwem dzienników czasu
Jeśli obsługujesz rozliczanie według godziny lub innego przedziału czasowego, możesz również ustawić dziennik czasu jako płatny za pośrednictwem powiązanego rekordu. Można to osiągnąć w kilku krokach.
Najpierw, tworząc lub edytując rekord, ustaw go jako „Do rozliczenia”. Można to wybrać w bloku Szczegóły usługi rekordu. Następnie połącz powiązaną usługę i ustaw stawkę, według której będziesz rozliczać usługę.
W poniższym przykładzie ustawiłem zaległą sprawę na „Do rozliczenia” i połączyłem usługę związaną z czasem spędzonym na pracy nad tą sprawą. Aby ustawić rekord jako płatny, wymagane jest połączenie z powiązaną usługą.
Po wprowadzeniu zmiany będziesz mieć możliwość ustawienia dziennika czasu jako płatnego.
Po ustawieniu rekordu jako Zamknięty lub Rozwiązany, możesz utworzyć fakturę z rekordu. Ta faktura pobierze informacje bezpośrednio z dzienników czasu ustawionych jako płatne na podstawie stawki określonej w rekordzie.
Po tym procesie możesz dokładnie śledzić rozliczany czas spędzony na zadaniach i szybko wystawiać faktury swoim klientom na podstawie tego samego rekordu.
Dzienniki czasu w akcji
Funkcja Timelogs jest najlepiej rozumiana w rzeczywistym scenariuszu.
Na przykład firma oferująca usługi konsultingowe dla firm rozpoczynających działalność pobiera sześćdziesiąt dolarów za godzinę czasu spędzonego z jednym ze swoich specjalistów. Klienci najpierw kontaktują się przez e-mail. Ta akcja generuje sprawę w CRM, którą zespół może przejrzeć.
Wiadomość e-mail wysłana przez klienta jest przekazywana do Mailroom CRM, który następnie generuje nową sprawę.
Od tego momentu członek zespołu rozpocznie pracę nad zleceniem konsultacji, która często obejmuje wielokrotne spotkania z klientem oraz dodatkową pracę wewnętrzną z innymi działami. Wiedząc, że żądanie dotyczyło konsultacji, użytkownik najpierw ustawi rekord jako płatny i powiąże z nim powiązaną usługę.
Spotkania i spędzony czas wewnętrzny można obliczyć za pomocą dzienników czasu i oznaczyć jako rozliczalne w każdym dzienniku czasu. Po zakończeniu konsultacji mogą wygenerować i wysłać klientowi fakturę za łączną liczbę przepracowanych godzin. Nawet w przypadku wielu dzienników czasu powiązanych ze sprawą, wszystkie zostaną automatycznie dodane do faktury po jej pierwszym utworzeniu.
To tylko uogólnione podejście do procesu. Być może najpierw wysyłasz wycenę lub rozliczasz się w inny sposób. W razie potrzeby możesz zmodyfikować CRM i sposób, w jaki go używasz, aby lepiej pasował do Twojego procesu biznesowego.
Chociaż Timelogs to niewielka funkcja, jest potężnym narzędziem zdolnym do śledzenia czasu spędzonego na zadaniach wewnętrznych i zewnętrznych.
Kliknij tutaj aby zapisać się na 15-dniowy bezpłatny okres próbny lub wypróbować naszą zawsze bezpłatną wersję pilotażową.
