CRM, ERP i HRM to trzy różne kategorie oprogramowania biznesowego, przeznaczone do różnych celów. CRM zarządza relacjami z klientami, lejkami sprzedażowymi i działaniami marketingowymi. ERP obsługuje podstawowe procesy operacyjne, takie jak finanse, zapasy i łańcuch dostaw. HRM zarządza pracownikami, listą płac i działaniami kadrowymi. Zrozumienie różnic pomaga firmom wybrać odpowiedni system, zintegrować go tam, gdzie jest to przydatne, i uniknąć kosztów zakupu niewłaściwej kategorii.
Wprowadzenie
Kupujący oceniający oprogramowanie biznesowe często mylą CRM, ERP i HRM, ponieważ teksty marketingowe dostawców w każdej kategorii się pokrywają. W rzeczywistości te trzy systemy rozwiązują różne problemy dla różnych zespołów, a traktowanie ich jako substytutów prowadzi do kosztownych błędów. CRM nie zastępuje ERP, a HRM nie jest rozszerzeniem żadnego z nich.
Koszty wyboru niewłaściwego systemu ujawniają się miesiącami po wdrożeniu, gdy brakujące funkcje zmuszają zespół do dołączenia drugiego narzędzia lub uruchamiania równoległych przepływów pracy w arkuszach kalkulacyjnych. Gartner Digital Markets badania wykazały, że średnie przedsiębiorstwa najczęściej żałują zakupu oprogramowania, głównie ze względu na problematyczną wymianę dostawców między działem sprzedaży i wdrożenia oraz wyższe niż oczekiwano koszty.
W tym przewodniku opisano, co robi każdy z systemów, jakie są między nimi różnice, kiedy wybrać jeden, jak je zintegrować, a także praktyki, które pomagają podejmować dobre decyzje dotyczące wyboru.
Czym są systemy CRM, ERP i HRM
Te trzy systemy mają zewnętrzne podobieństwo (każdy jest bazą danych z przepływami pracy na górze), ale ich wewnętrzna logika i główni użytkownicy różnią się diametralnie. Poniższe podsekcje definiują każdy z nich pod względem operacyjnym.
Czym jest CRM
CRM (Customer Relationship Management) to oprogramowanie, które przechowuje dane klientów i uruchamia przepływy pracy, które przechodzą z potencjalnymi klientami przez działy marketingu, sprzedaży i wsparcia. Śledzi leady, kontakty, konta, transakcje i zgłoszenia do działu wsparcia w jednej bazie danych, a także wspiera kampanie, działania następcze i zarządzanie lejkiem sprzedaży, co generuje przychody. CRM to system rejestrujący wszystko, co dzieje się między firmą a jej klientami.
Nowoczesne platformy CRM obejmują zarządzanie procesem sprzedaży, automatyzację marketingu, obsługę zgłoszeń i raportowanie w ramach jednego, zintegrowanego systemu. Platformy typu „wszystko w jednym” konsolidują sprzedaż, marketing i dział pomocy technicznej w jedną bazę danych klientów. Taka konsolidacja jest idealna dla małych i średnich firm, które potrzebują kompleksowego rozwiązania CRM bez konieczności płacenia wysokich cen korporacyjnych.
| Przykład: Gdy klient składa zapytanie na stronie internetowej, system CRM przechwytuje potencjalnego klienta, przypisuje go działowi sprzedaży, śledzi działania następcze i przechowuje wszystkie interakcje w jednym miejscu, umożliwiając zespołom skuteczniejsze zarządzanie całym procesem obsługi klienta. |
Co to jest ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie do zarządzania podstawową działalnością firmy: księgowością, zapasami, łańcuchem dostaw, produkcją, zaopatrzeniem i finansami. ERP to system rejestrujący wszystkie procesy zachodzące w firmie, od zamówień zakupu po księgowania w księdze głównej. Do najważniejszych platform należą SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 i Sage Intacct.
Systemy ERP są bardziej rozbudowane i droższe niż CRM, ponieważ wpływają na finanse, ścieżki audytu i zgodność z przepisami w sposób, w jaki CRM nie ma z nimi do czynienia. Przechowywane w nich dane mają charakter operacyjny, a nie relacyjny, a użytkownikami są zespoły operacyjne, finansowe i łańcucha dostaw. Większość nowoczesnych systemów ERP zawiera interfejsy API, które umożliwiają synchronizację danych z systemami CRM i HRM, ale nadal stanowią odrębne kategorie oprogramowania.
| Przykład: Gdy firma otrzyma zamówienie od klienta, system ERP może automatycznie aktualizować stany magazynowe, generować faktury, śledzić zamówienia i rejestrować transakcje w systemie księgowym bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. |
Czym jest HRM
HRM (Human Resource Management) to oprogramowanie, które zarządza cyklem życia pracownika, od rekrutacji po proces offboardingu. Przechowuje dokumentację pracowniczą, zarządza listą płac, monitoruje obecność, przetwarza urlopy, zarządza ocenami okresowymi i obsługuje procesy onboardingu. Platformy HRM obejmują Workday, BambooHR, ADP Workforce Now i SAP SuccessFactors, a ich ceny i zakres funkcji różnią się w zależności od wielkości firmy.
HRM i HCM (zarządzanie kapitałem ludzkim) w dużym stopniu się pokrywają; HCM to szersze pojęcie obejmujące strategiczne zarządzanie talentami, podczas gdy HRM koncentruje się na operacyjnym aspekcie HR. Oba systemy łączą się z systemami ERP do obsługi płac i świadczeń, a pośrednio z systemami CRM poprzez raportowanie i planowanie zatrudnienia.
| Przykład: Gdy do firmy dołącza nowy pracownik, system HRM może zautomatyzować zadania związane z przyjęciem nowego pracownika, przechowywać dokumentację pracowniczą, zarządzać listą płac, śledzić obecność i planować oceny wyników pracy z poziomu jednego centralnego systemu. |
Ponad 10 kluczowych różnic między CRM, ERP i HRM
Poniższe kluczowe różnice przedstawiają różnice operacyjne, które kupujący powinni zrozumieć przed oceną dowolnego produktu w trzech kategoriach. Zostały one opisane tak, aby czytelnik mógł dopasować każdą różnicę do swojej sytuacji i zdecydować, który system rozwiązuje jego główny problem.
Jedenaście różnic w szczegółach:
- Główne funkcje: CRM zarządza relacjami z klientami; ERP zarządza operacjami wewnętrznymi, takimi jak finanse i łańcuch dostaw; a HRM zarządza pracownikami i cyklem życia siły roboczej.
- Główni użytkownicy: CRM jest używany przez dział sprzedaży, marketingu i wsparcia; ERP przez dział operacji, finansów i łańcucha dostaw; HRM przez dział HR, płac i operacji kadrowych.
- Obszar zainteresowania: CRM jest zorientowane na zewnątrz, w kierunku klientów; ERP jest zorientowane do wewnątrz, w kierunku procesów i zasobów; HRM jest zorientowane do wewnątrz, w kierunku pracowników i planowania siły roboczej.
- Kluczowe cechy: CRM oferuje śledzenie potencjalnych klientów, zarządzanie rurociągamii obsługę zgłoszeń; ERP oferuje usługi księgowe, inwentaryzacyjne i zaopatrzeniowe; HRM oferuje usługi dotyczące płac, obecności i wydajności.
- Zarządzane dane: CRM przechowuje dane obecnych i potencjalnych klientów; ERP przechowuje dane dotyczące transakcji finansowych i operacyjnych; HRM przechowuje dokumentację pracowniczą i dane dotyczące wynagrodzeń.
- Cel biznesowy: CRM ma na celu zwiększenie przychodów i retencji; ERP ma na celu poprawę efektywności operacyjnej i dokładności finansowej; HRM ma na celu zarządzanie siłą roboczą i poprawę produktywności.
- Złożoność wdrożenia: W przypadku małych i średnich firm wdrożenie CRM trwa od 30 do 90 dni; wdrożenie ERP trwa od 6 do 24 miesięcy ze względu na kwestie finansowe i zgodność z przepisami; wdrożenie HRM trwa od 60 do 180 dni, w zależności od złożoności kwestii płacowych.
- Struktura kosztów: Ceny CRM ustalane są na podstawie liczby użytkowników za miesiąc; w przypadku ERP opłaty za użytkownika obejmują również koszty licencji na moduły i koszty wdrożenia; w przypadku HRM opłaty zwykle naliczane są za pracownika za miesiąc plus opłaty za przetwarzanie listy płac.
- Możliwości integracji: CRM integruje się z narzędziami marketingowymi i systemami poczty e-mail; ERP integruje się z niemal każdym systemem biznesowym za pomocą interfejsów API; HRM integruje się z dostawcami usług płacowych i systemami księgowymi.
- Typowe przypadki użycia: CRM obejmuje zarządzanie potencjalnymi klientami i śledzenie sprzedaży; ERP obejmuje kontrolę zapasów, zamykanie spraw finansowych i łańcuch dostaw; HRM obejmuje zatrudnianie, wdrażanie i przetwarzanie listy płac.
- Wpływ na biznes: Wpływ CRM widoczny jest we wzroście przychodów i utrzymaniu klientów; ERP – w wydajności operacyjnej i finansach gotowych do audytu; HRM – w produktywności pracowników i zmniejszeniu obciążeń administracyjnych.
CRM vs ERP vs HRM: Tabela porównawcza funkcji
Poniższa tabela podsumowuje podstawowe różnice między trzema kategoriami systemów. Użyj jej, aby przypisać konkretny problem biznesowy do systemu, który najprawdopodobniej go rozwiąże, zanim ocenisz poszczególne produkty.
| Wymiary | CRM | ERP | HRM |
| Podstawowy cel | Zarządzaj relacjami z klientami i przychodami | Zarządzanie operacjami, finansami i łańcuchem dostaw | Zarządzanie pracownikami i siłą roboczą |
| Podstawowi użytkownicy | Sprzedaż, marketing, wsparcie | Finanse, operacje, łańcuch dostaw | HR, płace, operacje personalne |
| Dane podstawowe | Potencjalni klienci, kontakty, transakcje, sprawy | Transakcje, zapasy, GL | Ewidencja pracowników, listy płac, wydajność |
| Kluczowe moduły | Pipeline, automatyzacja marketingu, helpdesk | Księgowość, inwentaryzacja, zaopatrzenie | Płace, obecność, oceny wyników |
| Typowa implementacja | od 30 do 90 dni (SMB) | 6 do 24 miesięcy | 60 do 180 dni |
| Typowy model cenowy | Za użytkownika miesięcznie | Na użytkownika + moduły + implementacja | Za pracownika miesięcznie + opłaty za wynagrodzenia |
| Wpływ na biznes | Przychody i retencja | Efektywność operacyjna | Produktywność siły roboczej |
| Popularne platformy | Vtiger One i inne platformy zbudowane wokół zarządzania lejkiem sprzedaży, marketingu przychodzącego lub operacji sprzedaży na skalę przedsiębiorstwa | Platformy od natywnych dla chmury systemów ERP dla średnich przedsiębiorstw po duże pakiety dla przedsiębiorstw obejmujące produkcję, łańcuch dostaw i finanse globalne | Platformy obejmujące narzędzia HR skierowane do małych i średnich firm oraz systemy korporacyjne obsługujące wieloregionalne systemy płac i zarządzania talentami |
Kiedy należy używać CRM, ERP lub HRM
Właściwy wybór zależy od tego, który problem operacyjny ma najwyższy priorytet i który zespół będzie skłonny ponieść koszty jego nierozwiązania.
Kiedy wybrać CRM
Wybierz CRM, gdy głównym problemem są przychody, utrzymanie klientów lub przejrzystość procesu sprzedaży. Sygnały obejmują leady wypadające z wątków e-mail, prognozowanie lejka sprzedaży oparte na pamięci przedstawiciela, a nie na danych, kampanie marketingowe prowadzone bez współpracy ze sprzedażą oraz zgłoszenia do pomocy technicznej otwierane bez historii klienta.
Konkretne sytuacje, w których CRM jest właściwym rozwiązaniem:
- Rozwijający się zespół sprzedaży potrzebuje struktury lejka sprzedażowego i zarządzanie leadem routing skalowalny poza arkuszami kalkulacyjnymi
- Marketing wymaga atrybucji od kampanii do zamkniętych przychodów
- Potrzeby wsparcia routing sprawy połączone z historią klienta, aby zapewnić spójną obsługę
- Potrzeby biznesowe automatyzacja marketingu przepływy pracy, które automatycznie przenoszą kwalifikowanych potencjalnych klientów do działu sprzedaży
Kiedy wybrać ERP
Wybierz system ERP, gdy głównym problemem jest sprawozdawczość finansowa, dokładność zapasów, koordynacja łańcucha dostaw lub zgodność z przepisami. Sygnały obejmują zamknięcie miesiąca trwające dłużej niż 3 tygodnie, rozbieżności w zapasach, ręczne wprowadzanie danych między narzędziami księgowymi a innymi narzędziami lub ustalenia audytu dotyczące integralności danych.
Konkretne sytuacje, w których ERP jest właściwym rozwiązaniem:
- Przedsiębiorstwo produkcyjne lub dystrybucyjne potrzebuje ujednoliconych danych finansowych, dotyczących zapasów i łańcucha dostaw
- Wymagania dotyczące zgodności (SOX, IFRS, branże regulowane) wymagają jednego źródła prawdy finansowej
- Operacje obejmujące wiele podmiotów lub wielowalutowe wymagają skonsolidowanego raportowania finansowego
- Przepływy pracy związane z zamówieniami, zobowiązaniami i należnościami muszą być realizowane w ramach połączonej księgi głównej
Kiedy wybrać HRM
Wybierz system zarządzania zasobami ludzkimi, gdy głównym problemem jest dokładność naliczania płac, skala zatrudniania lub administracja kadrowa. Sygnałami mogą być błędy w naliczaniu płac, ręczne procesy wdrażania, rozproszona dokumentacja pracownicza, pominięte cykle oceny wyników lub brak możliwości raportowania stanu zatrudnienia według zespołu lub regionu.
Konkretne sytuacje, w których HRM jest właściwym rozwiązaniem:
- Firma rekrutuje pracowników na tyle szybko, że ręczne wdrażanie nie jest w stanie nadążyć.
- Przetwarzanie list płac w wielu stanach lub krajach wymaga ustrukturyzowanej obsługi podatkowej i zgodności z przepisami.
- Cykle zarządzania wydajnością działają w oparciu o spójne szablony i harmonogramy w całej organizacji.
- Do administrowania świadczeniami i śledzenia czasu urlopowego potrzebny jest system ewidencji zintegrowany z listą płac.
Kiedy firmy potrzebują wszystkich trzech
Większość średnich i dużych firm ostatecznie korzysta ze wszystkich trzech systemów. Zazwyczaj powodem jest przekroczenie progu wielkości, po przekroczeniu którego uruchamianie tych przepływów pracy w arkuszach kalkulacyjnych przestaje być skalowalne. W przypadku firm o większej skali, oddzielne systemy CRM, ERP i HRM są normą, a nie wyjątkiem. Integracja między nimi staje się wąskim gardłem operacyjnym, które decyduje o tym, jak dobrze działa firma.
Czy CRM, ERP i HRM mogą ze sobą współpracować?
Tak, a integracja to coś, co większość firm nie docenia w momencie zakupu. Każdy system przechowuje dane, z których mogą korzystać pozostałe, a ich połączenie przekształca trzy oddzielne źródła danych w jeden, spójny obraz operacyjny. Prace integracyjne zazwyczaj zwracają się w ciągu roku dzięki mniejszej liczbie ręcznych przekazań, bardziej przejrzystemu raportowaniu i szybszemu zamknięciu miesiąca.
Wzorce integracji, które działają
Najczęstsze wzorce integracji łączą konkretne przepływy danych, a nie każdy rekord. Integracja CRM-ERP zazwyczaj synchronizuje zamknięte i wygrane transakcje z fakturami. Integracja ERP-HRM synchronizuje księgowanie listy płac z księgą główną. Integracja HRM-CRM jest mniej powszechna, ale przydatna, gdy naliczanie prowizji zależy od danych z zamkniętych transakcji.
Wzorce integracji, które większość firm buduje jako pierwsze:
- Zamknięte transakcje z CRM do ERP w postaci faktur i prognoz przychodów
- Dane o zapasach i produktach z systemu ERP do CRM w celu dokładnego tworzenia ofert i śledzenia zamówień
- Nowi pracownicy przechodzą z HRM do CRM jako konta użytkowników z dostępem opartym na rolach
- Przekazywanie listy płac z HRM do ERP w celu dokładnego zamknięcia ksiąg finansowych
- Synchronizacja danych podstawowych klienta w systemach CRM i ERP w celu uniknięcia duplikowania rekordów
Korzyści płynące z systemów połączonych
Połączenie tych trzech kategorii przynosi korzyści operacyjne, które z czasem się kumulują. Zespoły sprzedaży szybciej sporządzają wyceny i finalizują transakcje, ponieważ dane o produktach i zapasach są aktualne. Dział finansowy zamyka księgi rachunkowe szybciej, ponieważ dane o przychodach i płacach płyną automatycznie. W rezultacie firma działa w oparciu o jeden obraz operacyjny, a nie trzy raporty, którym nikt nie ufa w równym stopniu.
Typowe błędy, których należy unikać przy wyborze systemów biznesowych
Poniższe błędy to te, które najczęściej pojawiają się podczas analiz post-mortem po wyborze oprogramowania. Każdy z nich ma swoje konkretne rozwiązanie, a ich rozpoznanie na początku pozwala uniknąć kosztów przeróbek, które w przeciwnym razie pojawiłyby się już w drugim roku użytkowania.
Kupowanie niewłaściwej kategorii
Zakup systemu CRM z oczekiwaniem, że będzie on obsługiwał księgowość, lub zakup systemu ERP z oczekiwaniem, że będzie zarządzał kampaniami marketingowymi, to najczęstszy błąd przy wyborze. Platformy CRM nie zastępują systemów ERP, a większość systemów ERP charakteryzuje się słabymi procesami obsługi klienta. Przed oceną produktów zdefiniuj główny problem i sprawdź, czy dana kategoria faktycznie go rozwiązuje.
Ignorowanie wymagań integracyjnych
Wybór dowolnego z trzech systemów bez sprawdzenia, jak integruje się on z pozostałymi dwoma, prowadzi do powstania silosów danych, których naprawa w późniejszym czasie kosztuje więcej niż planowanie z góry. Według ForresterProblemy z integracją techniczną stanowią główne ryzyko procesów biznesowych we wdrożeniach CRM i są przyczyną 48% niepowodzeń projektów związanych z procesami. W związku z tym zdolność integracji jest najważniejszym czynnikiem technicznym, który należy sprawdzić przed zakupem.
Nadmierne komplikowanie wdrożenia
Wybór produktu o największej liczbie funkcji często wiąże się z dłuższym czasem wdrożenia i niższym poziomem adopcji niż wybór produktu o odpowiedniej wielkości. Należy dopasować złożoność systemu do dojrzałości zespołu, który będzie go obsługiwał. Rozwijająca się firma bez dużego zespołu finansowego lepiej poradzi sobie z mniejszą platformą księgową i solidnym systemem CRM, dopóki złożoność operacyjna nie będzie wymagała modernizacji.
Brak zdefiniowania celów biznesowych
Wybór oprogramowania bez udokumentowanych celów biznesowych prowadzi do decyzji zakupowych opartych na liczbie funkcji, a nie na wynikach biznesowych. Przed oceną produktów należy udokumentować trzy do pięciu rezultatów, które system ma generować (szybsze zamknięcie miesiąca, wyższa konwersja w procesie sprzedaży, niższy wskaźnik błędów w rozliczeniach płacowych), a następnie porównać je z demonstracjami dostawców.
Najlepsze praktyki wyboru właściwego systemu biznesowego
Poniższe praktyki przedstawiają, co zespoły o wysokiej wydajności konsekwentnie stosują podczas oceny produktów CRM, ERP lub HRM. Wydają się oczywiste w oderwaniu od reszty, ale większość procesów selekcji pomija trzy z nich, co prowadzi do decyzji zakupowych, których zespół musi bronić podczas kolejnego przeglądu budżetu.
Praktyki, które konsekwentnie prowadzą do dobrych decyzji selekcyjnych:
- Przed oceną jakiegokolwiek produktu należy na piśmie określić problem operacyjny i wskaźnik sukcesu, uzgodniony ze sponsorem biznesowym.
- Oceniaj skalowalność w odniesieniu do miejsca, w którym firma będzie za 24–36 miesięcy, a nie do jej obecnej sytuacji.
- Potwierdź możliwości integracji z istniejącym stosem technologicznym, w tym konkretne łączniki i ograniczenia dotyczące przepustowości
- Porównaj całkowity koszt posiadania, obejmujący wdrożenie, szkolenie i bieżący czas administracyjny
- Wybierz przyjazne dla użytkownika platformy, które użytkownicy końcowi mogą wdrożyć bez konieczności wielomiesięcznego szkolenia, ponieważ wdrożenie ma większe znaczenie niż zakres funkcji
- Przed podpisaniem umowy należy przeprowadzić pilotaż strukturalny z dwoma lub trzema rzeczywistymi przepływami pracy, w tym: automatyzacja przepływu pracy testy na reprezentatywnych przypadkach użycia
Narzędzia w kategoriach CRM, ERP i HRM
Gama narzędzi we wszystkich trzech kategoriach obejmuje setki dostawców, z wyraźnym nakładaniem się w pokrewnych obszarach i nie brakuje platform, które deklarują, że oferują wszystko. W praktyce większość rozwijających się firm wybiera od trzech do pięciu kandydatów w każdej kategorii, ocenia ich pod kątem konkretnych problemów operacyjnych i buduje w oparciu o połączony stos narzędzi, a nie pojedynczą platformę. Poniższe kategorie obejmują narzędzia, które najczęściej pojawiają się w tym procesie.
Platformy CRM
Platformy CRM Różnią się one znacznie pod względem zakresu, ceny oraz równowagi między funkcjami sprzedaży, marketingu i wsparcia. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od tego, czy firma potrzebuje lekkiego narzędzia do obsługi procesów, czy też kompleksowej platformy do obsługi klienta, obejmującej wszystkie trzy funkcje.
Vtiger One konsoliduje sprzedaż, marketing i wsparcie w jednym baza danych klientów W cenach ze średniej półki, idealne rozwiązanie dla zespołów, które potrzebują dogłębnego CRM bez dodatkowych kosztów korporacyjnych. Oprócz Vtiger, kategoria obejmuje platformy zbudowane wokół różnych priorytetów i profili kupujących:
- Platformy nastawione na marketing przychodzący, które nakładają na niego funkcje sprzedaży, są odpowiednie dla firm, w których treści i generowanie potencjalnych klientów stanowią większość lejka sprzedaży
- Systemy klasy korporacyjnej z głęboką personalizacją, stworzone dla dużych organizacji sprzedaży realizujących złożone, wieloetapowe transakcje w globalnych zespołach
- Lekkie narzędzia do zarządzania procesami sprzedaży przeznaczone dla mniejszych zespołów z prostymi cyklami sprzedaży, które nie wymagają pełnej funkcjonalności marketingowej ani wsparcia
- Kompleksowe platformy do obsługi klienta, które konsolidują sprzedaż, marketing i pomoc techniczną w jednym rekordzie dla średnich przedsiębiorstw skalujących się w różnych funkcjach
Platformy ERP
Platformy ERP mają większy ciężar wdrożenia niż systemy CRM, ponieważ jednocześnie wpływają na finanse, zgodność z przepisami i łańcuch dostaw. Wybór szybko się zawęża, gdy w grę wchodzą wielkość firmy, branża i wymogi regulacyjne.
Kategoria obejmuje szeroki zakres modeli wdrożenia i głębokości operacyjnej. Większość rozwijających się firm ocenia je w oparciu o kilka spójnych kryteriów:
- Duże platformy korporacyjne z rozbudowanymi bibliotekami modułów obejmującymi produkcję, zaopatrzenie i globalny łańcuch dostaw, stworzone dla organizacji z kompleksowymi operacjami obejmującymi wiele podmiotów
- Rozwiązania ERP w chmurze dla średnich przedsiębiorstw przeznaczone dla firm zarządzających finansami wielowalutowymi lub obejmującymi wiele podmiotów bez kosztów i harmonogramu wdrożenia całego przedsiębiorstwa
- Ekosystemowe systemy ERP od dostawców, których narzędzia zwiększające produktywność lub infrastrukturę są już wykorzystywane w firmie, wybierane przede wszystkim w celu zmniejszenia tarcia integracyjnego w całym stosie
- Platformy o dogłębnej analizie księgowej zbudowane wokół księgi głównej i zamknięcia finansowego, odpowiednie dla organizacji zarządzanych finansami, które potrzebują solidnego raportowania bez szerokich modułów operacyjnych
Platformy HRM
Platformy HRM różnią się pod względem wielkości firmy i złożoności systemu płacowego bardziej niż CRM czy ERP. Platforma, która sprawnie obsługuje 50-osobowy zespół, może mieć problemy, gdy liczba pracowników przekroczy 500, a działanie w wielu regionach geograficznych wiąże się z koniecznością spełnienia wymogów zgodności, z którymi nie każda platforma radzi sobie równie dobrze.
Ocena zwykle koncentruje się na czterech odrębnych profilach kupujących, z których każdy preferuje inny rodzaj platformy:
- Pakiety rozwiązań HR dla przedsiębiorstw stworzone z myślą o ujednoliconym systemie płac, zarządzaniu talentami i planowaniu siły roboczej w wielu regionach i podmiotach prawnych.
- Platformy średniej wielkości, które stawiają na łatwość użytkowania i są ustrukturyzowanymi procesami wdrażania, przeznaczone dla zespołów HR bez dużych zasobów technicznych.
- Platformy specjalistyczne do obsługi płac, umożliwiające kompleksową automatyzację przestrzegania przepisów podatkowych w wielu stanach i krajach, dostosowane do operacji, w których najważniejsze są dokładność i szybkość naliczania płac.
- Moduły HRM stanowiące rozszerzenie ekosystemu od dostawców, których platformy ERP lub finansowe są już wykorzystywane w firmie, wybrane w celu przechowywania danych pracowniczych i finansowych w jednym, połączonym rejestrze.
Platformy Integracyjne
Żaden system CRM, ERP ani HRM nie działa w całkowitej izolacji. Platformy integracyjne znajdują się pomiędzy tymi trzema systemami, zarządzając przepływem danych, co zapewnia spójność danych klientów, danych finansowych i informacji o pracownikach w całym stosie, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych przy każdym przekazaniu.
Wybór odpowiedniego narzędzia integracyjnego zależy od możliwości technicznych i złożoności przepływu pracy. Kategoria ta dzieli się na trzy poziomy, przez które przechodzi większość firm w miarę dojrzewania swojego stosu:
- Narzędzia integracyjne bez kodu dla zespołów bez dedykowanych zasobów technicznych, obsługujące proste połączenia typu punkt-punkt między wspólnymi platformami za pośrednictwem wbudowanych łączników
- Platformy oprogramowania pośredniczącego zbudowane z myślą o logice przepływu pracy wieloetapowej, routingu warunkowym i obsłudze błędów, odpowiednie dla firm, których potrzeby integracyjne wykroczyły poza proste wyzwalacze i działania
- Warstwy integracji przedsiębiorstwa zaprojektowane do przepływu dużej ilości danych między systemami starszymi i nowoczesnymi, z kontrolą zarządzania, monitorowaniem i przepustowością wymaganą przez duże organizacje
- Wbudowane natywne łączniki w samej platformie CRM, ERP lub HRM, które obsługują najczęstsze wzorce integracji bez osobnego narzędzia i zmniejszają liczbę systemów, które zespół musi utrzymywać
Dlaczego CRM, ERP i HRM mają znaczenie dla rozwoju firmy
Prowadzenie firmy bez tych systemów nie oznacza zniknięcia funkcji. Oznacza to, że dane klientów trafiają do skrzynek odbiorczych, dane finansowe do arkuszy kalkulacyjnych, a akta pracowników rozproszone po dyskach, bez żadnego zespołu, który byłby w stanie odpowiedzieć na podstawowe pytania operacyjne z pewnością. CRM, ERP i HRM mają znaczenie, ponieważ czynią firmę bardziej czytelną: przekształcają działania operacyjne w dane, które liderzy ds. przychodów, finansów i HR mogą wykorzystać do planowania, prognozowania i działania.
Mierzalny przypadek biznesowy
Wpływ każdego systemu jest widoczny w metrykach śledzonych przez każdą funkcję. CRM zwiększa przychody i retencję, zapewniając działom sprzedaży, marketingu i wsparcia wspólny obraz klienta, co eliminuje powielanie kontaktów i brakujące działania następcze. ERP poprawia dokładność finansową i wydajność operacyjną, eliminując ręczne uzgadnianie, które spowalnia zamknięcie miesiąca i stwarza ryzyko audytu. HRM redukuje narzut administracyjny i zapewnia lepszy wgląd w sytuację kadrową, dzięki czemu działy kadr mogą raportować stan zatrudnienia, wydajność i wynagrodzenia bez konieczności gromadzenia danych z trzech różnych źródeł.
Co tak naprawdę produkuje połączony stos
Różnica między systemem połączonym a trzema oddzielnymi systemami polega nie tylko na bardziej przejrzystych danych, ale także na fundamentalnie innym modelu operacyjnym. System połączony oznacza, że każda funkcja działa na tych samych danych: dział sprzedaży widzi dokładny stan zapasów podczas wyceny, dział finansów widzi zamknięte przychody bez konieczności ręcznego przekazywania danych, a dział HR widzi zmiany w liczbie pracowników odzwierciedlone w liście płac bez konieczności osobnego wprowadzania danych.
Współczesne firmy potrzebują czegoś więcej niż oddzielnych systemów do sprzedaży, operacji i zarządzania personelem. Potrzebują spójnej widoczności, która pomoże każdemu zespołowi podejmować szybsze i bardziej świadome decyzje.
| Odkryj, w jaki sposób rozwiązanie One View firmy Vtiger ujednolica interakcje z klientami i spostrzeżenia biznesowe w obrębie zespołów. Odkryj One View! |
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Jaka jest różnica pomiędzy CRM, ERP i HRM?
CRM zarządza relacjami z klientami, lejkami sprzedażowymi i zaangażowaniem marketingowym. ERP obsługuje operacje wewnętrzne, takie jak finanse, zapasy i łańcuch dostaw. HRM zarządza pracownikami, listą płac i cyklem życia pracowników. Te trzy systemy obsługują różne zespoły i rozwiązują różne problemy, chociaż wiele firm w miarę rozwoju swojej działalności decyduje się na korzystanie ze wszystkich trzech.
2. Co jest lepsze, CRM czy ERP?
Żaden z nich nie jest uniwersalnie lepszy, rozwiązują one zasadniczo różne problemy. Wybierz CRM, gdy priorytetem są przychody, retencja lub przejrzystość procesu sprzedaży. Wybierz ERP, gdy priorytetem jest raportowanie finansowe, dokładność zapasów lub zgodność z przepisami. Większość rozwijających się firm potrzebuje obu, a jakość integracji często decyduje o wartości, jaką oferuje każdy z systemów.
3. Czy firmy potrzebują wszystkich trzech systemów?
Większość średnich i dużych firm stosuje wszystkie trzy metody. Mniejsze firmy zazwyczaj zaczynają od CRM, dodają narzędzie księgowe lub ERP w miarę wzrostu złożoności finansowej i wdrażają platformę HRM, gdy skala rekrutacji przekracza możliwości ręcznego wdrażania i zarządzania zasobami ludzkimi opartego na arkuszach kalkulacyjnych. Czynnikiem wyzwalającym jest złożoność operacyjna, a nie tylko wielkość firmy.
4. Czy CRM można zintegrować z ERP i HRM?
Tak. Nowoczesne platformy CRM integrują się z systemami ERP i HRM za pośrednictwem natywnych konektorów lub narzędzi integracyjnych middleware. Typowe integracje synchronizują zamknięte transakcje z systemem ERP w celu fakturowania, pobierają dane o zapasach i produktach z systemu ERP do systemu CRM w celu precyzyjnego sporządzania ofert oraz przekazują dane o liczbie pracowników lub kontach użytkowników między systemem HRM a systemem CRM w przypadku dołączania lub odchodzenia pracowników.
5. Jakie są korzyści ze stosowania oprogramowania CRM?
Oprogramowanie CRM centralizuje dane klientów, automatyzuje przepływy pracy w dziale sprzedaży i marketingu oraz zapewnia zespołom ds. przychodów przejrzysty wgląd w proces sprzedaży. Wymierne korzyści obejmują wyższy wskaźnik konwersji leadów na klientów, silniejszą retencję dzięki konsekwentnej realizacji działań następczych, bardziej przejrzystą atrybucję wydatków marketingowych do sfinalizowanych przychodów oraz szybsze cykle sprzedaży, ponieważ przedstawiciele handlowi pracują na podstawie dokładnej historii klienta, a nie fragmentarycznych notatek i wątków e-mail.
6. Do czego służy oprogramowanie HRM?
Oprogramowanie HRM zarządza cyklem życia pracownika, od zatrudnienia do zwolnienia. Zarządza listą płac, monitoruje obecność, przetwarza wnioski urlopowe, zarządza cyklami ocen okresowych, zarządza świadczeniami i prowadzi dokumentację pracowniczą w jednym systemie. Większość nowoczesnych platform zawiera również portale samoobsługowe dla pracowników, umożliwiające dostęp do pasków wypłat, aktualizację danych osobowych i składanie wniosków urlopowych bez konieczności przekierowywania ich do działu HR.
