Moja mama cały czas tworzyła listy kontrolne – na artykuły spożywcze, miesięczne wydatki, zakupy i tak dalej. Jej podróżnicze listy kontrolne były legendarne. W zależności od tego, gdzie podróżowaliśmy, wymieniała wszystkie rzeczy, które trzeba było spakować, w tym magnetyczne szachy, kredki i komiksy dla nas, dzieci. Jej listy kontrolne były jednak elastyczne i podlegały zmianom zgodnie z jej zachciankami.
Z drugiej strony listy kontrolne w szpitalu mojego ojca były skrupulatnie sporządzane i pilnie przestrzegane. Jako chirurg zapewnił tworzenie list kontrolnych dla różnych zabiegów – przed, w trakcie i po operacji.
Jedno z amerykańskich badań wykazało, że szpitale, które korzystały z listy kontrolnej bezpieczeństwa chirurgicznego Światowej Organizacji Zdrowia (WHO), zmniejszyły śmiertelność pooperacyjną o 22%. 1
Możesz tworzyć listy kontrolne do zadań osobistych i zawodowych. Czy wiesz, że lista kontrolna jest jedną z najstarszych i najtańszych (jeśli nie masz nic przeciwko temu słowu) oraz najłatwiejszych technik zarządzania? Chociaż Benjamin Franklin jest uważany za ojca współczesnej listy kontrolnej, jestem pewien, że listy kontrolne były używane od wieków.
Na tym blogu omówię, w jaki sposób listy kontrolne mogą pomóc w zwiększeniu produktywności w pracy, ale najpierw…
Co to jest lista kontrolna?
Lista kontrolna to pomoc w pracy, która zawiera listę zadań lub czynności, które należy wykonać w określonym czasie. Zaawansowane listy kontrolne zawierają również różne wymagania – takie jak narzędzia, zależności i zachowania, które wymagają wykonania zadań.
Jak pomagają listy kontrolne?
Wszyscy martwimy się „przesuwaniem bramek” w pracy. Czasami stumetrowy bieg może zamienić się w maraton.
Przeszkadza nam również fakt, że ludzka pamięć jest ograniczona. Co więcej, wielu z nas ma tendencję do odwlekania, zaniedbywania lub pomijania swoich zadań. Listy kontrolne pomagają w zarządzaniu projektami – bez względu na to, jak mały jest projekt. Może to być tak proste, jak pisanie bloga, lub tak złożone, jak wdrożenie rozwiązania programowego.
Listy kontrolne pomagają w:
- Kontrola nad swoimi zadaniami.
- Identyfikowanie i ustalanie priorytetów kroków, które muszą być częścią procesu.
- Podziel swoje zadania na najdrobniejsze elementy, przypisz osoby i daty.
- Zapewnienie, że kluczowe zadania nie zostaną pominięte.
- Koncentrowanie się na wykonywanych zadaniach.
- Zapewnienie wykonania zadań w rozpoznawanej kolejności.
- Konsekwentne wykonywanie zadań w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów.
Jak stworzyć listę kontrolną?
Skoro już wiesz, w jaki sposób listy kontrolne mogą Ci pomóc, co Twoim zdaniem powinno być częścią listy kontrolnej? Oto kilka punktów, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia listy kontrolnej dla procedury:
- Określ, dlaczego należy utworzyć listę kontrolną.
- Zidentyfikuj wszystkie zadania i podzadania, które należy wykonać.
- Określ, jak, kiedy i kto będzie korzystał z listy kontrolnej.
- Zidentyfikuj osoby odpowiedzialne za każde zadanie.
- Określ zależności dla zadań.
Korzyści z korzystania z listy kontrolnej
Listy kontrolne zapewniają wiele korzyści zarówno organizacji, jak i osobom fizycznym – zwłaszcza dobremu samopoczuciu psychicznemu pracowników. Zobaczmy jak.
Korzyści dla organizacji
Lepsza alokacja czasu i wysiłku
Dokładne listy kontrolne pomagają zidentyfikować wszystkie kroki wymagane w procesie. Będziesz w stanie zidentyfikować ważne zadania i nadać im priorytety. Będziesz mógł odwrócić swoją uwagę, czas i wysiłek, aby wykonać je przed innymi.
Redukcja błędów
Lista kontrolna pomaga sporządzić listę wszystkich zadań i działań związanych z procesem lub projektem na określoną datę lub czas trwania. Ponieważ wszystkie zadania są wymienione, prawdopodobieństwo wystąpienia błędów jest zmniejszone, a pracownicy mają bardzo małe szanse na pominięcie zadania.
Wzrost wydajności
Dzięki listom kontrolnym pracownicy czują się komfortowo pracując nad procesem jako całością. Błędy są redukowane. Zmniejsza się również czas i wysiłek wymagany do wykonania zadania. Prowadzi to do wzrostu wydajności. Czasami listy kontrolne pomagają również zidentyfikować zbędne lub powtarzające się kroki, co pomoże wyeliminować zbędne kroki lub ulepszyć proces.
Identyfikacja powtarzalnych zadań
Listy kontrolne ułatwiają identyfikowanie powtarzających się zadań lub zadań, które wymagają czasu. Dla tych, którzy mają cyfrowe procesy lub korzystają z oprogramowania, jest to pierwszy krok w kierunku automatyzacji tych zadań. Wyobraź sobie czas, który zaoszczędzisz dzięki automatyzacji.
Wzrost produktywności
Przeczytaj powyższe ponownie. Nie sądzisz, że wszystkie one prowadzą do wzrostu produktywności? W końcu możesz zrobić więcej w krótszym czasie.
Korzyści dla pracownika
W porównaniu z innymi technikami lub narzędziami zarządzania, lista kontrolna może być prostym narzędziem zarządzania, ale przyniesie korzyści Twoim pracownikom na wiele sposobów.
Zwiększa motywację
Listy kontrolne pomagają osiągnąć małe cele. Z każdym wykonanym zadaniem pracownicy mają poczucie spełnienia. Gdy są zadowoleni z pracy, mają motywację do inwestowania w siebie i organizację.
Zwiększa kreatywność
Nasze mózgi są przystosowane do myślenia i ponownego przemyślenia zadań, które wymagają naszej uwagi, tworząc stresującą sytuację. Ponieważ listy kontrolne wymieniają wszystkie zadania do wykonania, pracownicy czują się wolni i mniej zestresowani. Pomaga im być kreatywnym w pracy. Wymyślą nowe pomysły, które mogą faktycznie pomóc ulepszyć stosowane procesy.
Tworzy cechy przywódcze
Regularne wykonywanie zadań daje poczucie spełnienia u Twoich pracowników. Buduje pewność siebie i pomaga szukać ambitnych zadań. Listy kontrolne pomagają rozwijać cechy przywódcze u Twoich pracowników.
Rodzaje list kontrolnych
Teraz musisz się zastanawiać, czy istnieją różne rodzaje list kontrolnych! Wielu próbowało je kategoryzować, ale wszystko zależy od rodzaj procesu lub czynności chcesz utworzyć listę kontrolną. Może to być lista kontrolna projektu, lista kontrolna bezpieczeństwa, lista kontrolna jakości itp. Mogą być tworzone dla zespołów lub dla osób i mogą być wykonane dla każdego rodzaju zawodu.
Może to być prosta lista kontrolna, na której wymieniasz dziesięć rzeczy, które musisz zrobić, i zaznaczasz je, gdy je wypełniasz. Lub może to być lista kontrolna dla skomplikowanych procesów z wymienionymi datami i zależnościami.
Istnieje wiele list kontrolnych, które możesz utworzyć. Jestem pewien, że stworzyłeś własną listę kontrolną lub dwie. Używam arkusza EXCEL do tworzenia prostych list kontrolnych, które pomagają mi codziennie ustalać priorytety i wykonywać zadania. Oczekujące zadania są przenoszone na następny dzień. Pomagają mi zidentyfikować kluczowe zadania, które wymagają mojej uwagi, i spychają innych na sam dół listy.
Niektóre z moich list kontrolnych zawierają również zadania rozłożone na tydzień, ponieważ termin ukończenia nie jest natychmiastowy.
Śmiało i stwórz listę kontrolną na początku dnia pracy. Przekonaj się sam – jak zrobisz więcej w krótszym czasie.
--------------------------
Nr ref.: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
