Czy jesteś osobą, która próbuje zrozumieć swoją rolę w projekcie? A może zostałeś wyznaczony jako kierownik projektu niespodziewanie i czeka cię wielka promocja.
Rozumiemy, że zarządzanie projektami może wydawać się onieśmielające. Ale kiedy opanujesz podstawy i wprowadzisz do tego element intuicji, nikt nie może cię powstrzymać przed prowadzeniem udanych projektów w każdych okolicznościach.
Ten blog zawiera krótki przegląd zarządzania projektami i kluczowych szczegółów, dzięki którym możesz podejmować mądre decyzje.
Zanurzmy się w podstawy.
Co to jest projekt
Ogólnie rzecz biorąc, projekt to sekwencja zadań do osiągnięcia określonego celu. Wszystkie projekty mają granice, takie jak czas, ludzie i zasoby potrzebne do ukończenia projektu. Wszystkie te czynniki zależą od tego, jakie wyniki chcesz osiągnąć i kiedy chcesz je osiągnąć.
Co to jest zarządzanie projektami
Zarządzanie projektami to proces stosowania metod i umiejętności do realizacji celów w określonych warunkach i w określonych ramach czasowych. Polega na zarządzaniu zarówno zasobami technicznymi, jak i ludzkimi, aby osiągnąć cel projektu.
Znaczenie zarządzania projektami
Sprawne zarządzanie projektami daje pewność, że projekt zakończy się sukcesem. Dużą rolę odgrywa w tym kierownik projektu, który musi jednocześnie zarządzać czterema istotnymi elementami projektu. Wszystkie te elementy są ze sobą powiązane.
- Zakres — obejmuje rozmiar, cele i wymagania projektu.
- Zasoby — będziesz potrzebować ludzi, sprzętu i materiałów na miejscu.
- Czas — obejmuje obliczanie czasu trwania zadań, innych zależności i ścieżek krytycznych, określanie, jak długo potrwa projekt.
- Pieniądze — kontroluj koszty, nieprzewidziane okoliczności i zysk.
Bez odpowiedniego zarządzania projektami zespół będzie poruszał się bez wskazówek, kontroli i celu. To z kolei może skutkować zmniejszeniem produktywności i wysokim ryzykiem.
Kroki w zarządzaniu projektami
Zazwyczaj zarządzanie projektami to prosty, pięcioetapowy proces, jak przedstawiono poniżej:
- Inicjacja – Ustalenie, dlaczego projekt jest potrzebny
- Planowanie – Rozplanowanie wszystkich aspektów projektu
- Wykonanie – Uruchomienie projektu
- Monitorowanie – obserwacja i analiza postępów
- Zamykanie – Zakończenie i weryfikacja projektu
Dowiedzmy się o nich więcej.
Inicjacja
Projekty to zaplanowane zadania, w których definiujesz i identyfikujesz cele, które należy osiągnąć w ramach parametrów, takich jak daty rozpoczęcia, daty zakończenia, budżety, zasoby itp.
W tej fazie definiujesz zakres projektu, cele, strukturę, przypadki użycia, ograniczenia, interesariuszy, ryzyko i tak dalej.
Planowanie
Planowanie projektu obejmuje zdefiniowanie wszystkich aspektów projektu pod względem zasobów, ryzyka i ograniczeń.
W tej fazie tworzysz plan zarządzania zadaniami, kamieniami milowymi, terminami i zasobami wymaganymi do zakończenia projektu na czas. Aby zrealizować plan, musisz opracować mapę drogową, która przeniesie Cię z punktu A do punktu B.
Egzekucja
Po zaplanowaniu i zdefiniowaniu kamieni milowych jesteś gotowy do uruchomienia projektu i wykonania pracy! Projekt rozpoczyna się od realizacji planu projektu.
Monitorowanie
Niezbędne jest śledzenie postępów projektu. Monitorowanie pomaga zarządzać zasobami, sprawdzać wydajność zespołu, dodawać lub modyfikować cele oraz w razie potrzeby ponownie planować projekt.
Będziesz musiał opracować procedury śledzenia postępów. Zapewnia płynny przebieg projektu. Pracuj nad kontrolowaniem i rozwiązywaniem trudności, zanim staną się problemami, które zatrzymują się lub odbiegają od ustalonego planu projektu.
Zamknięcie
Po osiągnięciu wszystkich kamieni milowych i pomyślnym ukończeniu wszystkich zadań nadszedł czas, aby przejrzeć pozostałe etapy projektu.
Projekt nie kończy się tylko na wygenerowaniu rezultatów. Będziesz miał papiery do wyczyszczenia, zasoby do przeniesienia i zawijania innych luźnych końcówek. Niezbędne jest również archiwizowanie całej dokumentacji związanej z projektem do wykorzystania w przyszłości i nagradzanie pracowitości członków zespołu.
Na koniec możesz przeprowadzić ewaluację po zakończeniu, aby przeanalizować, co zostało zrobione, a co można było zrobić lepiej.
Aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami, kliknij tutaj.
Zarządzanie zadaniami w skrócie
Ponieważ projekt jest podzielony na zadania – mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu części – dobre zarządzanie projektami wymaga doskonałego zarządzania zadaniami. Zadania to działania krótkoterminowe z ustalonym limitem czasowym lub ostatecznym.
Timelogs to cenne narzędzie, które pomaga śledzić czas spędzony na zadaniach i rozpoznawać, które zadanie zajmuje większość czasu. Pomoże Ci rozłożyć czas i sprawnie dotrzymać terminów.
Dobrą wiadomością jest to, że Vtiger CRM to doskonała platforma do zarządzania projektami. Posiada wszystkie niezbędne narzędzia, które pomogłyby uczynić Twój projekt sukcesem.
Sprawdź nasze Przetestuj za darmo dzisiaj!
