Część 1 z naszej serii na GDPR i CRM (Co to jest GDPR i jak wpływa na CRM?) wyjaśnił podstawy RODO - od tego, dlaczego ustawa została uchwalona, po sposób, w jaki tworzy nowy paradygmat legalnej interakcji z danymi obywateli Europy. Zapoznaj się z tym postem, aby zapoznać się z podstawowymi informacjami o RODO i jego mandatach. W tej części omówimy, w jaki sposób zmiany nadchodzące w Vtiger pomogą Ci zachować zgodność z prawem, w przeciwieństwie do innych rozwiązań CRM.
Wyzwania związane z zarządzaniem zgodami
Jedną z najtrudniejszych części nowego prawa, które należy spełnić, jest uzyskanie zweryfikowanej zgody na każde wykorzystanie danych osoby. Jest to szczególnie trudne z czterech powodów:
Zarządzanie zgodami może być ogromnym opóźnieniem
Będziesz mieć do czynienia z niezliczonymi kontaktami, z których każdy znajduje się na innym etapie swojej relacji z Tobą, a zatem musisz wyrazić zgodę na inny cel. Możesz poprosić nowego kierownika o zgodę na udostępnienie swoich danych partnerowi oraz nowego klienta o zgodę na przechowywanie numeru karty kredytowej. Za każdym razem będziesz musiał poprosić o zgodę, poczekać na ich odpowiedź, zalogować swoją odpowiedź, a następnie podjąć działania. Każdy z nich wymaga czasu i jest skalowany na wielu potencjalnych klientów i klientów w ciągu miesiąca, co może stać się ogromnym opóźnieniem.
Po udzieleniu zgody kontakty muszą być łatwe do odwołania
RODR wymaga, aby ktoś odwoływał zgodę tak samo łatwo, jak jej udzielił. Zwiększa to czas potrzebny na zarządzanie zezwoleniami.
Nie możesz pozwolić, aby jakiekolwiek zgody prześlizgnęły się przez szczeliny
Zbyt długie czekanie na zgodę może wyeliminować użyteczność uzyskania zgody. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku udostępniania danych wiodących partnerom, którzy muszą uderzać, gdy żelazko jest gorące. Ponadto prawnie konieczne jest, aby nie pozwolić, aby wybory kontaktu prześlizgnęły się przez szczeliny. Jeśli kontakt unieważnia zgodę na korzystanie z danych, ale przypadkowo udostępniasz go partnerowi po fakcie, ponieważ nie zauważyłeś, naruszasz GDPR.
Zgoda musi być trudna do sfałszowania
Powodem rejestrowania zgody kontaktu w pierwszej kolejności jest ochrona użytkownika, jeśli twierdzi, że nigdy go nie dostarczył. Jest to znacznie mniej prawdopodobne, jeśli uzyskasz zgodę w sposób trudny do odrzucenia. Możesz to zrobić, prosząc o podanie identyfikatora lub prosząc o podanie go na zweryfikowanym adresie e-mail lub portalu, do którego tylko oni mają dostęp. Znacznie mniej przydatna zgoda uzyskuje się za pośrednictwem publicznie dostępnego zasobu, na przykład formularza na swojej stronie internetowej, ponieważ każdy może go przesłać, twierdząc, że jest kimś innym.
Poza wszystkimi innymi obowiązkami prawnymi, które musisz spełnić, GDPR wydaje się wymagać tak dużej ilości mikrozarządzania, że nie będziesz miał czasu na nic innego.
Zarządzanie zgodą nie musi być takie trudne
Mając to na uwadze, z przyjemnością ogłaszamy nowe narzędzia Vtiger do zgodności z RODO i prywatności - uruchamiane 9 maja lub wcześniej. To najłatwiejszy sposób na przestrzeganie wielu przepisów RODO na dużą skalę. Konfiguracja zajmuje tylko kilka minut i pozwala klientom zapoznać się z Twoją polityką i żądaniami, które ich dotyczą, bezpiecznie wyrazić zgodę i skorzystać z innych praw wynikających z RODO, a wszystko to ułatwiając zapoznanie się z ich zgodami i działanie na ich podstawie.
Nowe narzędzia składają się z trzech ogromnych zmian, które razem tworzą największy przegląd prywatności i bezpieczeństwa w historii Vtiger. Oni są:
- Nowa strona preferencji kontaktów
- Nowe zaszyfrowane pole danych
- Nowe kampanie e-mailowe zgodne z GDPR
A oto klejnot koronny tych zmian PKBR:
Przedstawiamy nową stronę preferencji kontaktu Vtiger
Strona zgody to miejsce, do którego prowadzą Twoi klienci i kontakty, aby wykonać wszystkie następujące czynności:
- Zarządzaj subskrypcjami z listą e-mail
- Dowiedz się więcej o używaniu danych i innych zasadach
- Kontroluj zgodę na dane, które przechowujesz na nich
- Kontrola zgody na śledzenie
- Kontroluj zgodę na inne uprawnienia, o które chcesz poprosić
- Poproś o zaprzestanie korzystania z ich danych
- Poproś o usunięcie swoich danych osobowych
Strona jest w pełni konfigurowalna - od tego, kto może ją zobaczyć, przez to, co widzą i na czym reagują, a nawet w jaki sposób są powiadamiani o nowych wymaganych od nich zgodzie. Preferencje, które potencjalni klienci i kontakty wskazują na tej stronie, są obsługiwane automatycznie przez Vtiger, gdy tylko jest to możliwe (więcej na ten temat za sekundę) lub dostępne w rekordach kontaktów do wykorzystania w filtrach list, raportach i automatyzacji przepływu pracy - minimalizując liczbę pracowników muszą przyjąć nowe obowiązki.
Jak dowiesz się o moich kontaktach i kontaktach i uzyskasz dostęp do strony preferencji?
Po włączeniu strony i wybraniu osoby, która ma do niej dostęp, osoby z uprawnieniami do korzystania z niej automatycznie otrzymują wiadomość e-mail z informacją. To sprawia, że bez wysiłku proszą.
Możesz ułatwić łatwiejszy dostęp do tej strony, dodając link do strony preferencji do stopki wiadomości e-mail wysyłanych od użytkowników Vtiger. Ta stopka może być dostosowana.
Ponadto link „anuluj subskrypcję” w kampaniach e-mail wysyłanych z Vtiger wskazuje teraz na stronę preferencji odbiorcy. Jeśli odbiorca nie ma dostępu do strony preferencji, zobaczy tylko opcje preferencji e-mail na górze strony.
Jakich zgód mogę poprosić o moje kontakty i kontakty?
Oprócz dostosowywalnego pisemnego oświadczenia, istnieją typy zezwoleń 5, które możesz dodać do swojej strony.
Przechowywanie i wykorzystanie danych
Jeśli przechowujesz dane wrażliwe, takie jak krajowy numer identyfikacyjny kontaktu lub numer karty kredytowej, możesz dać kontaktom kontrolę nad tym polem, prosząc o pozwolenie na stronie zgody. Jeśli kontakt wyrazi zgodę - świetnie! Jeśli cofną pozwolenie, pole CRM zostanie automatycznie usunięte i zablokowane - zapewniając zgodność.
Śledzenie zaangażowania
Gdy wysyłasz wiadomość e-mail lub dokument do kontaktu z Vtiger, ich interakcje są śledzone, aby zespoły ds. Sprzedaży, marketingu i wsparcia mogły dowiedzieć się więcej o zainteresowaniach kontaktów i dostosować do nich przyszłe komunikaty. Jeśli chcesz, możesz pozwolić swoim kontaktom kontrolować, czy je śledzisz, czy nie, poprzez śledzenie zaangażowania.
Niestandardowe zgody
Jeśli robisz takie rzeczy, jak udostępnianie danych kontaktowych stronie trzeciej lub wykorzystujesz je w automatycznym podejmowaniu decyzji, możesz dodać niestandardowe pole zgody, aby uzyskać pozwolenie na to użycie. Jeśli kontakt przyznaje lub unieważnia zgodę, zobaczysz ich decyzję w swoim rekordzie kontaktu i może wykorzystać swoją odpowiedź do utworzenia filtrowanych list, zbudowanych raportów, a nawet automatyzacji przepływu pracy.
Zatrzymaj przetwarzanie
RODO wymaga, abyś dał kontaktom możliwość całkowitej rezygnacji z przetwarzania. Możesz przekazać im klucze do rekordu kontaktu, dodając przycisk „Zatrzymaj przetwarzanie” na stronie preferencji. Jeśli go klikną, Vtiger automatycznie blokuje ich rekord CRM, aby użytkownicy nie mogli edytować wartości pól i wykluczał ich z kampanii e-mailowych - nie jest wymagana ręczna interwencja.
Skasowanie
Możesz pozwolić kontaktom prosić Cię o usunięcie ich danych osobowych, dodając przycisk „Usuń moje dane” na ich stronie preferencji. Kliknięcie go powoduje włączenie pola wyboru z etykietą „żądanie usunięcia” w ich rekordach. Aby z tym skorzystać, możesz przefiltrować te kontakty i usunąć ich całe rekordy - ale dla niektórych jest to zbyt szerokie podejście. Aby być bardziej chirurgicznym w kwestii uniemożliwienia identyfikacji rekordów, możesz użyć nowej opcji „Usuń dane osobowe” w menu „więcej” rekordu, aby usunąć pola Vtiger, które oznaczyłeś jako dane osobowe.
Jak korzystać z ich zgody?
O ile zgody nie są łatwe w obsłudze, zarządzanie nimi staje się bardziej kosztowne niż pomocne. Tutaj Vtiger naprawdę świeci.
Oprócz przechowywania i wykorzystania danych, śledzenia zaangażowania i zatrzymania automatyzacji wymazywania wspomnianych powyżej, wszystkie odpowiedzi dotyczące zgody są zapisywane w nowym bloku „Zgoda” w swoim rekordzie CRM, aby użytkownicy mogli zobaczyć, kiedy wchodzą w interakcje z potencjalnymi klientami i kontaktami .
Możesz użyć tych zgód do tworzenia list lub raportów. Ponadto mogą być używane jako warunki w zautomatyzowanych przepływach pracy - na przykład w momencie, gdy kontakt wyrazi zgodę na kontakt z partnerem, Vtiger może automatycznie i natychmiastowo wysłać swoje informacje do partnera bez Twojej interwencji.
Jeśli mój kontakt przekaże wiadomość e-mail zawierającą ich preferencje, link do kogoś innego, czy ta inna osoba może zmienić swoje preferencje?
Zmiany na stronie preferencji kontaktu wymagają potwierdzenia e-mailem - i to sprawia, że są one weryfikowalne. Po zmianie preferencji kontakt otrzyma e-mail z prośbą o kliknięcie łącza w celu potwierdzenia tych zmian. Nawet zmiany w ustawieniach poczty e-mail wymagają teraz potwierdzenia, dzięki czemu Twoje kontakty mogą bezpiecznie przekazywać wiadomości e-mail bez obawy, że ktoś może zmienić ich preferencje.
Jak skonfigurować stronę zgody?
Nowe ustawienia strony ołowiu i preferencji kontaktu są konfigurowane na stronie Zgoda w obszarze Ustawienia CRM. Z tego miejsca możesz skonfigurować:
- Kto otrzymuje powiadomienia o dostępie i zmianach na swojej stronie preferencji (np .: Tylko powiadamiaj kontakty z regionem = „UE”)
- Stopka e-mailowa prowadząca do strony preferencji kontaktu w wiadomościach e-mail użytkownika
- Jakie zgody pojawiają się na stronie preferencji kontaktu w oparciu o informacje w ich profilu (np .: Poproś o CC # w przypadku kontaktów ze sceną sprzedaży = „gotowy do zakupu”).
- Domyślny wybór każdej zgody
Strona zgody znacznie pomaga Ci osiągnąć zgodność z GDPR dzięki doświadczeniu, które jest świetne dla Twoich klientów, a to jest dla Ciebie łatwe.
Zaszyfrowane pola danych
Jeśli przechowujesz poufne dane, takie jak numer karty kredytowej lub krajowy numer identyfikacyjny, masz teraz możliwość zaznaczenia pola jako wrażliwego w Vtiger.
Osiąga to trzy cele:
- Szyfruje pole w bazach danych Vtiger. Po zakończeniu nikt bez Twojej zgody nie może zobaczyć danych. Nie hakerzy (jesteśmy świadomi braku naruszeń do tej pory!), Nie my, a nie inni użytkownicy.
- Ukrywa wartość pola wyświetlaną użytkownikom. Na przykład, możesz ukryć wszystkie oprócz ostatnich 4 cyfr numeru karty kredytowej. Oznacza to na przykład, że nadal mogą być używane przez agentów pomocy technicznej do weryfikacji tożsamości kontaktu, ale nie widzą pełnej wartości, zmniejszając ryzyko jego naruszenia.
- Pozwala autoryzować niektórych użytkowników, aby widzieli pełną wartość pola. Na przykład - upoważnieni członkowie zespołu rozliczeniowego mogą jednym kliknięciem ujawnić pełny numer karty kredytowej. Ta akcja jest rejestrowana i przeszukiwana przez nowy zaszyfrowany dziennik dostępu do pól w obszarze ustawień.
Zaszyfrowane pola mają kilka ograniczeń, które należy rozważyć przed ich włączeniem:
- Widoki listy, raporty i eksportowane dane mogą pokazywać tylko zaszyfrowane wartości
- Wyszukiwanie globalne wyszukuje tylko odsłonięte znaki
- Po włączeniu pola nie można wyłączyć szyfrowania
Na razie to wszystko dla zaszyfrowanych pól.
Kampanie e-mailowe zgodne z GDPR
Ostatnie, ale na pewno nie mniej ważne, są nowe kampanie e-mailowe zgodne z GDPR.
RODO wymaga teraz uzyskania jasnej, jednoznacznej zgody na wysyłanie marketingowych wiadomości e-mail - w zasadzie oznacza to uzyskanie podwójnej zgody (opisany w części 1 tego bloga).
Dzięki Vtiger podwójne wybieranie potencjalnych klientów i kontaktów jest łatwe. Jeśli wysłali formularz internetowy z włączonym polem wyboru „wyślij mi e-mail marketing”, otrzymają e-mail z podwójną opcją, prosząc ich o potwierdzenie chęci otrzymania e-maila marketingowego, klikając link. Jeśli nie dotarły przez formularz internetowy, możesz wysłać tę wiadomość e-mail do potencjalnego klienta lub kontaktu ręcznie ze swojego rekordu CRM lub do całej listy z modułu Listy marketingowe (chyba że zrezygnowały).
Jeśli wiesz, że ktoś nie jest w Unii Europejskiej lub otrzymałeś inną akceptowalną formę pozwolenia na wysłanie wiadomości e-mail, możesz pominąć potrzebę podwójnego wyrażenia zgody, wybierając kontakt w sobie. Aby zrozumieć, jak to zrobić, zajmijmy się działaniem reszty nowych opcji e-mail.
Nowe statusy rezygnacji z poczty e-mail
Zamiast naszego starego pola wyboru „Zrezygnuj”, każdy z potencjalnych klientów i kontaktów ma teraz „Status rezygnacji z e-maila”, który zastępuje stare pole wyboru „Zrezygnuj”. W nim są wartości 6.
- żaden
- Single opt-in (user)
- Single opt-in (formularz internetowy)
- Double opt-in
- Rezygnacja (użytkownik)
- Rezygnacja (kontakt)
Wartości te można ustawić na jeden z kilku sposobów. Jeśli kontakt kliknie link w otrzymanym e-mailu z podwójną zgodą, Vtiger ustawi wartość „Double Opt-In”. Jeśli kontakt prześle Twój formularz internetowy z zaznaczonym polem wyboru „Chcę otrzymywać marketing e-mailowy”, Vtiger ustawi wartość „Single opt-in (webform)”. Pojedyncza akceptacja (użytkownik) jest ustawiana tylko przez użytkowników - i można to zrobić podczas tworzenia kontaktu indywidualnie lub podczas przesyłania. W przeciwnym razie wszystkie nowe kontakty zaczynają się od stanu „Brak”.
Te stany są ważne, ponieważ możesz powiedzieć Vtigerowi, jakie opcje uznasz za dopuszczalne do wysyłania e-maili kontaktowych z systemu kampanii e-mail. Twoje opcje to:
- Tylko podwójne opt-in
- Double opt-in i single opt-in (user)
- Double opt-in, single opt-in (user) i single opt-in (webform)
To, które ustawienie powinieneś wybrać, zależy od wielu czynników. Zawsze zalecamy opcję podwójnej akceptacji tylko jako najbezpieczniejszy wybór zgodnie z prawem, ponieważ zawsze trudno jest stwierdzić, czy kontakt jest obywatelem UE.
W jaki sposób kontakty rezygnują z moich kampanii?
Kontakty mogą zrezygnować z kampanii e-mail na dwa sposoby. Jeśli zwrócą się do Ciebie z prośbą o wyłączenie ich z kampanii, możesz zmienić ich status akceptacji na „Zrezygnuj (użytkownik)”. Możesz cofnąć ten status w przypadku, gdy zażądają oni ponownego włączenia. Jeśli kontakt odwiedzi stronę preferencji i zrezygnuje, to ich rezygnacja jest nieodwracalna, z wyjątkiem ponownego przesłania formularza internetowego w celu ponownego włączenia.
Co wpływa na opt-out?
Aby upewnić się, że preferencje kontaktów nie otrzymują komercyjnych wiadomości e-mail, są przestrzegane, opcja rezygnacji uniemożliwia dostarczenie nowych wiadomości e-mail do kontaktu. Obejmuje to kampanie e-mailowe, autorespondery, e-maile przepływu pracy i e-maile ad-hoc.
Aby zapobiec rezygnacji z istniejących relacji lub rozmów zainicjowanych przez Twoje kontakty, obie odpowiedzi można zawsze odpowiedzieć, nawet za pomocą opcji rezygnacji z kontaktu.
Podsumowując
Zgodność z GDPR to skomplikowany temat, który wymaga zapewnienia obywatelom europejskim, których danych używasz, pewnych nowych praw. Te prawa mogą być trudne do zapewnienia w sposób, który nie zakłóca Twojej działalności.
Nowe narzędzia VRTR GDPR i zarządzania prywatnością ułatwiają przestrzeganie GDPR, dając swoim kontaktom miejsce, w którym można zarządzać swoją zgodą lub wykonywać swoje prawa GDPR, w czasie nie dłuższym niż potrzeba do ustawienia strony.
Jeśli zainteresujemy się tobą, zapoznaj się z naszym następnym postem na blogu na temat konfigurowania naszych nowych narzędzi GDPR i prywatności oraz kampanii e-mailowych, aby pomóc Ci szybko uzyskać zgodę i zapewnić zgodność.
