Od czasu do czasu będziesz winien klientowi zwrot pieniędzy za coś, za co już go zafakturowałeś. Może na tej fakturze dodałeś 5% rabatu zamiast 10% rabatu, jak obiecał w rozmowie. Lub podałeś niewłaściwe miasto na fakturze, co ustawiło stawkę podatku na 10% zamiast 8%. Aby rozpocząć proces zwrotu pieniędzy, będziesz chciał utworzyć plik nota kredytowa.
Vtiger pozwala teraz łatwo zarządzać noty kredytowe bezpośrednio w CRM. Wystarczy kilka kliknięć, aby utworzyć notę kredytową określającą kwotę, którą jesteś winien swojemu klientowi. Przy następnym fakturowaniu klienta zastosuj notę kredytową na fakturze, aby automatycznie dostosować kwotę rozliczenia. Wielokrotnie można zastosować notę kredytową na fakturze klienta, aż do całkowitego spłacenia należnych pieniędzy.
Kiedy zarządzasz notami kredytowymi w Vtiger, możesz:
Utwórz notę kredytową z faktury za jednym kliknięciem
Po wystawieniu faktury niewłaściwemu klientowi lub pominięciu przesyłki należy zwrócić całą kwotę faktury. W takich przypadkach po kliknięciu można utworzyć notę kredytową na podstawie faktury. Gdy zdecydujesz się utworzyć notę kredytową z faktury, Vtiger automatycznie wstępnie wypełni informacje o zamówieniu z faktury. Ponieważ klient otrzymuje pełny zwrot pieniędzy, nie musisz wprowadzać żadnych zmian do noty kredytowej. Po utworzeniu noty kredytowej można ją uzgodnić z fakturą, aby zrównoważyć transakcję. Ten proces nie tylko oszczędza czas wprowadzania danych, ale także eliminuje błędy ręczne.
W przypadku częściowego kredytu Vtiger umożliwia edycję ilości i ceny na fakturze kredytowej. Powiedzmy, że klient anulował 40% zamówienia. Tak więc podczas tworzenia faktury korygującej na podstawie faktury można zmniejszyć wartość ilości, aby odzwierciedlić 40% zamówienia.
Zautomatyzuj zatwierdzanie not kredytowych
Noty kredytowe wystawione na ogromne sumy pieniędzy często wymagają zgody kierownika przed wysłaniem ich do klienta. Dzięki procesowi zatwierdzania Vtiger możesz z łatwością zarządzać całym procesem zatwierdzania kredytu. Wystarczy poświęcić chwilę na skonfigurowanie przepływu pracy zatwierdzania na notach kredytowych. Kiedyś workflow jest na miejscu, za każdym razem, gdy warunki są spełnione, Vtiger automatycznie przekierowuje notę kredytową do osoby zatwierdzającej ustawionej w przepływie pracy. Ten proces gwarantuje, że żadna nota kredytowa nie zostanie utracona pod stosem nieprzeczytanych wiadomości e-mail.
Aby lepiej zrozumieć ten scenariusz, rozważmy przykład. Powiedzmy, że aby wystawić notę kredytową wartą $ 5000 lub wyższą, musisz uzyskać zgodę od menedżera pierwszego poziomu. Aby wystawić notę kredytową o wartości $ 10000 lub wyższą, musisz uzyskać zatwierdzenie od menedżera poziomu drugiego. W tym celu należy skonfigurować przepływ pracy zatwierdzania definiujący limity i osoby zatwierdzające. Po zakończeniu powiedzmy, że tworzysz noty kredytowe 2 o wartości $ 8000 i $ 12000 każda. Vtiger automatycznie kieruje notę kredytową o wartości $ 8000 do menedżera na poziomie pierwszym, a notę kredytową o wartości $ 12000 do menedżera na poziomie drugim. Ponieważ zainteresowany menedżer otrzymuje powiadomienie o zatwierdzeniu w czasie rzeczywistym, może szybko podjąć wymagane działania.
Wygeneruj raport na temat wystawionych not kredytowych
Vtiger pozwala generować niestandardowe raporty z not kredytowych, aby zrozumieć najczęstsze powody tworzenia noty kredytowej, faktury do wskaźnika noty kredytowej, liczby not kredytowych generowanych co miesiąc lub rok i więcej. Dzięki spostrzeżeniom uzyskanym z tych raportów niestandardowych popraw swój wewnętrzny proces. Na przykład możesz wygenerować szczegółowy raport, aby przeanalizować powód tworzenia not kredytowych w ciągu miesiąca. Jeśli zauważysz, że więcej not kredytowych zostało utworzonych z powodu opóźnienia w dostawie, możesz podjąć działania w celu zmniejszenia opóźnienia wysyłki lub wydłużyć czas dostawy, aby zapewnić dotarcie zamówień do klientów na czas. Lub, jeśli okaże się, że błędy rozliczeniowe są głównym powodem generowania not kredytowych, możesz zbadać je głębiej, aby zrozumieć przyczyny tych błędów rozliczeniowych i zapewnić niezbędne zasoby i szkolenia.
Chcesz dowiedzieć się, jak utworzyć notę kredytową w Vtiger CRM? Przeczytać dokumentacja. Jeśli masz pytania dotyczące not kredytowych lub czegokolwiek innego w Vtiger CRM, możesz zostawić komentarz.
