Utrzymywanie kontaktu z kontaktami zawsze było kluczowym aspektem sprzedaży, marketingu i utrzymania. W miarę rozwoju firmy może być coraz trudniej nadążyć za wiadomościami e-mail. Śledzenie, które e-maile zostały wysłane, a które dni muszą zostać wysłane, może być trudne. Automatyzacja tego procesu pozwala zaoszczędzić wiele godzin i najlepiej jest to zrobić za pomocą sekwencji wiadomości e-mail.
Czym są sekwencje wiadomości e-mail?
Krótko mówiąc, są to serie wiadomości e-mail, które są tworzone w celu automatycznego wysyłania do kontaktu lub grupy kontaktów. Te wiadomości e-mail są zwykle oparte na czasie lub na wyzwalaczu. W przypadku Vtiger nasze sekwencje wiadomości e-mail można konfigurować etapami, w których po wysłaniu pierwszego e-maila wiadomości e-mail w późniejszych etapach zależą od tego, czy poprzednia wiadomość e-mail została otwarta, oraz od wybranego przedziału czasowego.
Istnieją konkretne sytuacje dla tych sekwencji, niektórzy specjaliści mają długie listy sekwencji, których można użyć. W przypadku Vtiger chcemy pomóc zespołowi sprzedaży zaoszczędzić czas i zachować spójny ton dzięki zasięgowi wiadomości e-mail. Nie jest tajemnicą, że utrzymywanie stałego zasięgu z potencjalną szansą może być trudne, szczególnie jeśli masz dziesiątki lub setki potencjalnych klientów, do których docierasz co tydzień. Są cztery główne problemy, które uważam, że sekwencje e-mail mogą pomóc rozwiązać w Vtiger:
- Z czasem kontekst może zostać utracony, przez co tracisz dużo czasu na wyszukiwanie w poprzednich rozmowach e-mail. Staje się to bardziej widoczne, ponieważ w przypadku potencjalnej szansy konieczne są dalsze działania następcze. Można to rozwiązać za pomocą sekwencji e-mail, ponieważ e-maile są już napisane i gotowe do wysłania w sekwencji.
- Często można zapomnieć o kontynuacjach. Jest to bardzo częsty problem dla każdego w sprzedaży. Dzięki dużej liczbie rozmów, które odbywają się każdego dnia, łatwo można przeoczyć wiadomość e-mail, która powinna zostać wysłana. Sekwencje wiadomości e-mail automatyzują ten proces, więc nie zapomina się o dalszych działaniach.
- Jakość działań następczych może się zmniejszać w miarę upływu czasu. Czas i wysiłek często kładzie się na bardziej aktywnych potencjalnych klientach, jeśli inni początkowo nie reagują. Może to być szkodliwe i w dłuższej perspektywie może doprowadzić do utraty sprzedaży. Jak wspomniano w pierwszym numerze, z sekwencjami e-maile mogą być pisane wcześniej, zapewniając, że zawartość i jakość każdego e-maila są idealne.
- Uważam, że czwarta kwestia jest bardziej oczywista, ale warto to zauważyć. Każdego dnia wiele czasu spędza się na śledzeniu i wysyłaniu kolejnych wiadomości e-mail do potencjalnych klientów. Dzięki sekwencjom proces ten jest zautomatyzowany i zwalnia czas na skupienie się na bardziej palących sprawach.
Zanim przejdę dalej do tego, jak ten proces może być wykorzystany w Vtiger, najpierw chcę podać kilka przykładów sekwencji, które możesz wykorzystać w swojej firmie. Chcę skupić się na trzech, które uważam za najbardziej przydatne:
1. Sekwencja pielęgnacji ołowiu
Ta sekwencja jest nieco oczywista z nazwy. Utrzymywanie kontaktu z potencjalnymi klientami, niezależnie od tego, czy są gorące czy zimne, ma kluczowe znaczenie dla procesu sprzedaży. Często przydatne jest utworzenie sekwencji dla każdej branży, z którą klient prowadzi interesy. Może to oznaczać tworzenie indywidualnych sekwencji dla potencjalnych klientów w nieruchomościach, służbie zdrowia, administracji itp.
Automatyzacja zasięgu może pomóc zarówno Tobie, jak i Twojemu produktowi pozostać w czołówce klienta. Wiele e-maili, zwłaszcza e-maili z kampanii e-mail lub sekwencji. Sekwencje wiadomości e-mail umożliwią automatyczne wysyłanie dalszych wiadomości e-mail w oparciu o to, czy poprzednie wiadomości e-mail zostały otwarte. Może to zwiększyć szanse, że Lead otworzy wiadomość e-mail, ponieważ zostanie wysłanych więcej.
2. Sekwencja dołączania
Wiem, że ten jest szczególnie przydatny dla nas tutaj w Vtiger. Chcemy mieć pewność, że klienci korzystają z oferowanego przez nas oprogramowania w pełnym zakresie i tak skutecznie, jak to możliwe. E-maile, które pomagają kierować klientów do naszych zasobów wsparcia online i informacje kontaktowe, mogą pomóc nam się połączyć, lepiej zrozumieć ich potrzeby biznesowe i przeprowadzić ich przez wszelkie potrzeby dostosowania, jakie mają.
3. Sekwencja powtarzania klienta
Dlaczego ważne jest, aby dotrzeć do stałych klientów? Smallbiztrends.com podzielił się niektórymi statystykami, które dają pewien wgląd w tę sprawę, ale najważniejsze jest to, że „prawdopodobieństwo sprzedaży istniejącemu klientowi wynosi 60–70 procent. Prawdopodobieństwo sprzedaży nowej perspektywie wynosi 5-20 procent. ”
Ta statystyka mówi o tym, jak ważne jest pozostawanie w kontakcie i utrzymywanie stałych klientów. Te e-maile mogą być tak proste, jak wzmianka o nowej wersji produktu lub oferowanej zniżce. Może to znacznie pomóc w zwiększeniu sprzedaży i pokazać, że troszczysz się tak samo o istniejących klientów, jak i potencjalnych.
Jak tworzyć sekwencje w Vtiger
Sekwencje wiadomości e-mail różnią się od kampanii e-mail tym, że oferują bardziej spersonalizowany automatyczny proces wysyłania wiadomości e-mail do kontaktów. Wzięliśmy to pod uwagę przy konstruowaniu sekwencji e-mail dla Vtiger.
Istnieją dwa warunki wstępne, które należy spełnić przed utworzeniem pierwszej sekwencji e-mail w Vtiger CRM.
- Skonfiguruj swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą adresu e-mail związanego z pracą
- Zweryfikuj swój adres email
Po wykonaniu tych dwóch kroków możesz rozpocząć tworzenie sekwencji. Najpierw będziesz chciał uzyskać dostęp do modułu sekwencji e-mail. Można to znaleźć, przechodząc najpierw do menu „Sprzedaż”, a następnie klikając opcję „Sekwencje e-mail” w „Umożliwieniu sprzedaży”.
Powinno to zabrać Cię do ekranu poniżej z jedną przykładową sekwencją utworzoną dla CRM. Zignorujemy tę sekwencję i zamiast tego klikniemy przycisk „Nowa sekwencja” w prawym górnym rogu.
Spowoduje to przejście do poniższego ekranu.
Jak widać, mamy pierwszą wiadomość e-mail dotyczącą sekwencji. Aby skonfigurować tego e-maila, zalecamy wykonanie następujących czynności:
- Nazwij sekwencję
- Zaplanuj, kiedy wiadomość e-mail zostanie wysłana
- Dodaj temat do wiadomości e-mail
- Napisz treść e-maila lub wybierz szablon wiadomości e-mail.
Gratulacje! Właśnie ukończyłeś pierwszy etap swojej pierwszej sekwencji. Twój ekran powinien teraz wyglądać podobnie do pokazanego poniżej.
Możesz teraz dodać kolejne etapy do sekwencji wiadomości e-mail, wykonując kroki 2-4. Na kolejnych etapach musisz również dodać wyzwalacz określający, kiedy wiadomość e-mail zostanie wysłana. Te wyzwalacze są oparte na poprzednim etapie. Ten, który skonfigurowałem poniżej, oznacza, że drugi etap sekwencji zostanie wysłany tylko wtedy, gdy pierwszy etap wiadomości e-mail nie zostanie otwarty po upływie tygodnia.
Po zakończeniu tworzenia etapów możesz teraz przejść do dodawania odbiorców sekwencji e-mail. Bieżąca maksymalna liczba kontaktów, do których można wysłać sekwencję, wynosi 150. Wysyłanie większej liczby wiadomości e-mail powinno odbywać się za pośrednictwem naszych kampanii e-mail. Jeśli nie chcesz mieć jeszcze odbiorców sekwencji e-mail, możesz pominąć ten krok.
Odbiorców można dodawać na wiele sposobów:
- Poprzez indywidualne wyszukiwanie każdego kontaktu.
- Szukając lista kontaktów w module kontaktów.
Po dodaniu lub nie dodaniu odbiorców możesz przejść do sekcji „Inne ustawienia” sekwencji. W tej sekcji możesz wybrać, do kogo jest przypisana sekwencja od użytkowników w CRM i komu chcesz udostępnić sekwencję.
Po ich dodaniu możesz teraz zapisać swoją sekwencję.
Więcej informacji o sekwencjach e-mail
Jest jeszcze jedna metoda, że sekwencje wiadomości e-mail mogą być używane w CRM. Sekwencję wiadomości e-mail można wybrać w ramach poszczególnych wiadomości e-mail wysyłanych z rekordu kontaktu. Ta metoda może być również niezwykle użyteczna, jeśli sekwencja jest używana na podstawie działań wykonywanych przez każdego potencjalnego klienta lub klienta.
Poniżej możesz zobaczyć, gdzie można wybrać Sekwencję, wysyłając wiadomość e-mail do Kontaktu.
Będziesz chciał upewnić się, że sekwencja, której chcesz użyć, jest obecnie ustawiona jako aktywna, w przeciwnym razie nie pojawi się na liście rozwijanej Sekwencja.
Możesz także wyświetlić statystyki sekwencji, które zostały wcześniej wysłane. Obejmuje to takie informacje, jak współczynnik otwarcia i współczynnik klikalności. Może to pomóc w tworzeniu i modyfikowaniu sekwencji w celu zwiększenia tych statystyk, ale może również pomóc po prostu wiedzieć, które sekwencje nie działają dobrze, więc nie marnujesz czasu na wysyłanie sekwencji, które nie są otwierane lub nie ma żadnej dalszej interakcji ze strony ołowiu.
Zawijanie wszystkiego
Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego nie tylko zrozumiesz, jak skonfigurować sekwencję e-mail w Vtiger, ale także nauczyłeś się kilku nowych sposobów używania sekwencji e-mail.
Polecam przetestowanie sekwencji dla siebie. Baw się dobrze. Dowiedz się, ile czasu można zaoszczędzić i jak zwiększona komunikacja z klientami i potencjalnymi klientami pomaga Twojej firmie się rozwijać.
Jeśli masz pytania lub wątpliwości związane z konfigurowaniem sekwencji e-mail, prosimy o kontakt. Zawsze chętnie służymy pomocą.
