Wyobraź sobie ten scenariusz:
Jako kierownik sprzedaży terenowej dowiedziałeś się, że Twój przedstawiciel sprzedaży terenowej miał wziąć udział w spotkaniu z klientem na miejscu, aby zaprezentować nowo wprowadzony produkt. Odkryłeś jednak, że przedstawiciel nie wziął udziału w spotkaniu z klientem, ale oznaczył zadanie jako „Ukończone” w rekordach CRM.
To jest wyraźne naruszenie zasad. Może to wpłynąć na relacje z klientami, tworzyć błędne wpisy dotyczące stanów magazynowych, a nawet pokazywać, że agent sprzedaży wykonał swoje zadania, podczas gdy tak nie było.
Jeśli jest to wyzwanie, z którym mierzysz się od dłuższego czasu, powinieneś stworzyć system, w którym można uniknąć błędnych odpraw w siedzibie klienta lub błędnych wpisów w CRM. Czas porozmawiać o zasadach i funkcji walidacji hasła jednorazowego (OTP) w Vtiger CRM.
Czym jest funkcja reguł i walidacji OTP Vtiger
Coraz bardziej potrzebne jest zabezpieczenie CRM przed oszukańczymi aktualizacjami i utrzymanie integralności operacji biznesowych. Vtiger's Zasady i walidacja OTP to dodatkowa funkcja, która dodaje dodatkową warstwę zabezpieczeń do Twoich działań CRM.
Zasady Vtiger OTP pomagają Ci stawić czoła tym wyzwaniom, zapewniając skuteczny sposób zabezpieczenia Twoich operacji. Zanim zagłębimy się w temat, pozwól nam zrozumieć kluczowe koncepcje:
- hasło jednorazowe: Jest to jednorazowy kod generowany zazwyczaj w celach uwierzytelniania.
- Zasady OTP: Są to konfigurowalne ustawienia, które określają, kiedy i jak weryfikacja OTP jest wymagana w przypadku określonych działań.
- Walidacja OTP: Ma to na celu potwierdzenie autentyczności wykonanej czynności, która weryfikuje wprowadzone hasło jednorazowe z hasłem wygenerowanym.
Krótko mówiąc, reguły OTP w Vtiger CRM pozwalają administratorom na skonfigurowanie warunków wyzwalających weryfikację opartą na OTP dla określonych rekordów i działań CRM. Teraz możesz się zastanawiać, w jaki sposób reguły OTP Vtiger mogą pomóc rozwiązać powyższy problem.
Stosując reguły OTP, wysyłasz OTP na platformę wiadomości klienta (na przykład OTP jest wysyłane za pośrednictwem wiadomości SMS na telefon klienta). Następnie Twój przedstawiciel handlowy może poprosić klienta o OTP i wprowadzić ten OTP do CRM, aby oznaczyć zadanie jako ukończone.
Zapewnia to, że zadania są wykonywane poprawnie i rejestrowane bez błędów w CRM. Zapewnia również przejrzystość między Twoją firmą a Twoimi klientami.
Poruszanie się po regułach OTP w Vtiger CRM
Rozważ przykład z życia wzięty, aby zrozumieć, jak działają reguły OTP w Vtiger. Załóżmy, że prowadzisz firmę dostawczą i używasz Vtiger CRM do zarządzania codziennymi czynnościami. Chcesz mieć pewność, że potwierdzenia dostaw są autentyczne i zapobiegają fałszywemu oznaczaniu dostaw jako zrealizowanych.
Oto 9 kroków, które warto znać, aby skonfigurować reguły OTP na potrzeby tego scenariusza:
- Tworzenie reguły OTP: Utwórz nową regułę o nazwie „Delivery Confirmation OTP” i podaj Vtiger Delivery Notes jako moduł docelowy. Dostosuj swój OTP, definiując typ, długość, maksymalną próbę ponownego wysłania, próby walidacji itp.
- Opcja OTP: Skonfiguruj kod OTP tak, aby składał się z pięciocyfrowego kodu numerycznego, ważnego przez pięć minut.
- Warunki wyzwalania: Skonfiguruj warunek wyzwalający OTP, gdy pole zostanie zmienione na „Dostarczone”.
- Kanał dostawy: Wybierz kanał dostarczania, aby automatycznie lub ręcznie wysłać jednorazowe hasło do odbiorcy za pośrednictwem wiadomości e-mail, SMS lub WhatsApp.
Teraz, gdy dostawca próbuje oznaczyć przesyłkę jako „Dostarczona”:
- Vtiger wygeneruje i wyśle OTP do wybranego kanału dostawy Twojego klienta.
- Odbiorca OTP udostępni OTP agentowi dostarczającemu.
- Agent dostarczający przesyłkę będzie musiał wprowadzić to hasło jednorazowe, aby można było zmienić status na „Dostarczone”.
- System weryfikuje wprowadzone hasło jednorazowe na podstawie hasła wygenerowanego.
- Status zostanie automatycznie zaktualizowany w rekordzie CRM.
Są to proste, ale skuteczne procesy gwarantujące realizację dostaw, co w szczególności ogranicza liczbę fałszywych aktualizacji CRM.
Zanurz się w artykuł uczyć się więcej.
Korzyści z reguł OTP w Vtiger CRM
Zasady OTP oferują liczne korzyści, takie jak:
Solidna integralność danych
Wdrażając weryfikację OTP dla kluczowych zadań, firmy mogą zapewnić, że w rekordach CRM wprowadzane są tylko uwierzytelnione zmiany. W ten sposób możesz zachować dokładność danych biznesowych.
Zwiększone zaufanie klientów
Kiedy Twoi klienci widzą, że robisz coś więcej, aby zabezpieczyć ich informacje, buduje to zaufanie. To zaufanie może sprzyjać długoterminowym relacjom, zachęcać do powtarzania transakcji i pozytywnie wpływać na reputację Twojej marki.
Zredukowana liczba fałszywych aktualizacji
Firmy mogą znacznie ograniczyć liczbę fałszywych aktualizacji i osiągnąć zadowolenie klienta. Gdy klienci mają pewność, że zadania są oznaczane jako ukończone dopiero po potwierdzeniu OTP, poprawia to ich doświadczenia.
Przyszłość bezpieczeństwa CRM
Patrząc w przyszłość, jedno jest pewne – rola OTP Rules ma ewoluować w ekscytujący sposób. CRM-y w przyszłości mogą zacząć używać weryfikacji OTP wraz z uwierzytelnianiem biometrycznym, takim jak odcisk palca lub rozpoznawanie twarzy. Przygotuj się, ponieważ przyszłość szybko się zbliża.
Jeśli chcesz poprawić swoją teraźniejszość poprzez zwiększenie bezpieczeństwa procesów CRM, natychmiast wdróż reguły Vtiger OTP.
