Gdy pracownicy firmy wymieniają dokumenty między sobą, jeśli nie dzieje się to za pośrednictwem systemu zarządzania dokumentami, jest to więcej niż prawdopodobne, że dzieje się to za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie drukowanych kopii. Może się tak zdarzyć, gdy sprzedawca poprosi o zabezpieczenie marketingowe, aby pomóc w zawarciu transakcji, lub gdy pracownik działu obsługi klienta poprosi o aktualizację podręcznika produktu, aby podzielić się nim z klientem. Niestety, może to i często prowadzi do tego, że wnioskodawca czeka przez wiele godzin na otrzymanie dokumentu, a nawet po jego otrzymaniu, dokument gubi się w przepełnionych skrzynkach odbiorczych lub tacach na papier (zabawny fakt: solidny 7.5% plików papierowych idzie całkowicie brakujący).
Vtiger rozwiązuje najważniejsze wyzwania związane z zarządzaniem i udostępnianiem dokumentów w organizacji. Każde konto Vtiger dostaje się pomiędzy 5GB i 25GB miejsca na bezpośrednie przesyłanie. Można to rozszerzyć, synchronizując bezpośrednio z najpopularniejszymi rozwiązaniami pamięci masowej Box, Dropbox, a nawet z Dyskiem Google. Gdy dokumenty znajdują się w Vtiger, wyświetlają użyteczne metadane, takie jak daty przesyłania, i mogą być zorganizowane w odpowiednie foldery, mogą być przeszukiwane wewnętrznie, połączone z kontaktami lub rekordami transakcji lub udostępniane zewnętrznie osobom trzecim za pomocą kilku kliknięć.
Trzy główne zalety zarządzanie dokumentami w Vtiger:
1. Spędzaj mniej czasu na wyszukiwaniu dokumentów
Zespoły korzystające z Vtiger do zarządzania dokumentami spędzają mniej czasu na organizowaniu wymiany dokumentów. Zespoły sprzedaży nie muszą już wysyłać wniosków o marketing w celu uzyskania zaktualizowanych zabezpieczeń marketingowych. Zespoły marketingowe nie muszą już zajmować się indywidualnymi żądaniami dokumentów od sprzedawców. Zespoły obsługi klienta łatwo odnajdują i udostępniają dokumentację produktu oraz inne informacje, o które proszą klienci. A każdy, kto współpracuje z klientem, może zobaczyć kontakt i załatwić odpowiednie dokumenty, takie jak specyfikacje produktów, w centrum danych rekordu kontaktu.
2. Bądź pewny, że korzystasz z najnowszej wersji
Vtiger pokazuje metadane jak czas ostatniej modyfikacji dokumentu i pozwala przechowywać numery wersji z dokumentami. W ten sposób zawsze wiesz, że pracujesz z odpowiednimi informacjami. Jeśli prześlesz nowe dokumenty, starsze wersje zostaną automatycznie zapisane jako odniesienie.
3. Oszczędź czas i pieniądze na skonfigurowanie oddzielnego systemu zarządzania dokumentami
Konfigurowanie oddzielnego systemu zarządzania dokumentami obejmuje inne opłaty konfiguracyjne, opłaty miesięczne i inne wydatki na konserwację, które mogą kosztować setki do tysięcy dolarów w zależności od liczby użytkowników. Vtiger pozwala Ci zarządzać dokumentami 25GB za darmo i zapewnia więcej wolnego miejsca, integruje się z najczęściej używanymi dostawcami plików, takimi jak Box, dysk Google i Dysk Google. Ułatwia to także udostępnianie plików osobom spoza organizacji.
Przeczytaj nasz dokumentacja aby dowiedzieć się więcej lub dodać komentarz, jeśli masz jakieś pytania.
