W następstwie RODO firmy podejmują kroki, aby ich dane CRM były dokładne i aktualne. Jednak wiele firm, nie zdając sobie z tego sprawy, nie stara się zapewnić zgodności z powodu jednego wspólnego problemu - zduplikowanych rekordów.
W jaki sposób duplikaty danych kontaktowych zagrażają waszym wysiłkom zmierzającym do spełnienia wymogów GDPR?
Powiedzmy, że dwa razy zapisałeś dane kontaktowe jednego z Twoich klientów, Matthew McLeona. Jedna płyta ma Matthew McLeona jako nazwisko, adres e-mail i datę urodzenia. Druga płyta ma Matta McLeona jako nazwisko, adres e-mail, datę urodzenia i numer telefonu.
Matthew chce wiedzieć, jakie dane osobowe przechowujesz. Zaglądasz do CRM, znajdujesz pierwszy kontakt z Matthew McLeonem jako nazwisko i mówisz mu, że masz jego identyfikator e-mail, datę urodzenia i adres domowy. Nie wiesz, że istnieje inny rekord, który zawiera jego numer telefonu. Po kilku miesiącach dzwonisz do Mateusza, aby przedstawić mu ofertę. Ale Mateusz jest zirytowany, ponieważ nie został poinformowany, że masz jego numer - wyraźnie łamiąc RODO.
To tylko jeden przykład tego, jak duplikaty mogą zniszczyć twoje wysiłki w zakresie zgodności z GDPR.
Jak radzić sobie z duplikatami?
Jeśli korzystasz z Vtiger, audyt danych CRM pod kątem duplikatów jest łatwym zadaniem. Narzędzie do zarządzania duplikatami Vtiger pozwala zapobiegać, wykrywać, łączyć i usuwać zduplikowane rekordy.
Z Vtiger możesz:
Automatycznie znajdź ukryte duplikaty: W poprzednim przykładzie, gdybyś otworzył zapis Matthew w Vtiger CRM, byłbyś natychmiast powiadomiony o duplikacie rekordu. A kiedy już się o tym dowiesz, Vtiger umożliwia scalenie lub usunięcie duplikatu rekordu, aby mieć pewność, że masz pojedynczy widok klienta.
Zapobiegaj tworzeniu duplikatów rekordów: Vtiger daje ci sposób „ustaw i zapomnij” zapobiegaj duplikowaniu rekordów. Możesz powiedzieć Vtiger, które pole / pola - nazwisko, identyfikator e-mail, numer telefonu - w rekordzie kontaktu są uważane za unikalne, a Vtiger automatycznie ostrzega Cię, gdy próbujesz zapisać inny rekord o tej samej wartości.
Obsługuj duplikaty podczas importu: Aby zachować integralność danych CRM, Vtiger automatycznie sprawdza duplikaty przed importowaniem danych z innych źródeł. Jeśli wykryte zostaną duplikaty, natychmiast zostaniesz powiadomiony o podjęciu odpowiednich działań.
Pozbądź się istniejących duplikatów: W każdej chwili możesz sprawdź istniejący duplikat kontakty za pomocą dwóch kliknięć. Po uruchomieniu Vtiger szybko śledzi rekordy, które mają identyczne wartości pola i wyświetla wynik. Możesz usunąć zduplikowane rekordy lub połączyć je razem.
Użyj tych czterech metod deduplikacji, aby zapewnić, że dane CRM nigdy nie staną Ci na drodze zgodności z GDPR.
Rozumiemy, że bycie zgodnym z GDPR jest Twoim priorytetem! Aby ci pomóc, zbudowaliśmy Ochrona prywatności - narzędzie, które umożliwia bezproblemowe przestrzeganie RODO poprzez automatyzację procesu uzyskiwania, przechowywania i wykorzystywania zgód klientów oraz szyfrowanie ich poufnych danych w spoczynku. Umożliwia również definiowanie zasad obsługi danych i daje możliwość łatwego audytu dostępu użytkowników.
Masz pytania dotyczące obsługi zduplikowanych rekordów lub przygotowania danych CRM do RODO? Zostaw nam komentarz w polu poniżej lub wyślij nam e-mail na [email chroniony].
