Czym jest produktywność?
Wydajność określa standard wyników. Produktywność ogólnie odnosi się do zdolności osoby, zespołu lub organizacji do efektywnej pracy w tym czasie w celu maksymalizacji wyników.
Praca to cykl wyznaczania i osiągania celów lub terminów — osoby prywatne i firmy potrzebują systemów i narzędzi produktywności, aby być na bieżąco i osiągać wyniki.
Badacze przestudiował pracowników wiedzy w 2013 r. i ponownie podczas pandemii w 2020 r. i odkrył znaczące zmiany w sposobie, w jaki pracują.
Oto kluczowe ustalenia:
- Lockdown pomaga nam skupić się na pracy, która naprawdę ma znaczenie. Spędzamy o 12% mniej czasu na duże spotkania io 9% więcej na interakcję z klientami i partnerami zewnętrznymi.
- Lockdown pomaga nam wziąć odpowiedzialność za nasze własne harmonogramy. Wykonujemy o 50% więcej czynności z własnego wyboru — ponieważ uważamy je za ważne — a połowę mniej, ponieważ ktoś nas o to poprosił.
- Podczas blokady postrzegamy naszą pracę jako bardziej wartościową. Oceniamy to, co robimy, jako wartościowe dla naszego pracodawcy i dla nas samych. Liczba zadań ocenianych jako męczące spada z 27% do 12%, a liczba, którą moglibyśmy łatwo odciążyć innym spada z 41% do 27%.
Produktywność jest funkcją wielu czynników — organizacji, środowiska pracy, motywacji, zarządzania czasem i zdrowia.
Oto narzędzia, które pomogą Ci zwiększyć produktywność w pracy:
Narzędzia organizacyjne
Organizacja jest ważna dla produktywności. Tradycyjnie listy rzeczy do zrobienia, arkusze kalkulacyjne, pamiętniki, terminarze i karteczki samoprzylepne pomagają w organizacji działań. Cyfrowe narzędzia organizacyjne mogą zdziałać znacznie więcej.
Cyfrowe dzienniki, takie jak Penzu, planery treści, takie jak Hootsuite, i cyfrowe arkusze kalkulacyjne, takie jak Airtable, ułatwiają dodawanie, zarządzanie, współpracę, organizowanie i uzyskiwanie dostępu do danych i wiedzy. Evernote, Microsoft OneNote i Dropbox Paper pomagają robić notatki, a Sanebox i Unroll.me pomagają organizować i porządkować wiadomości e-mail.
Narzędzia do zarządzania projektami
Zarządzanie projektami jest wymagane do realizacji celów projektu z ograniczeniami zakresu, czasu i budżetu. Narzędzia takie jak Process Bliss i ClickUp pomagają zarządzać procesami i przepływem pracy.
Project Libre, Rational Plan i GanttPRO wykonują dodatkowe czynności, takie jak planowanie zasobów, zarządzanie budżetem i monitorowanie postępów. Inne narzędzia do zarządzania projektami, takie jak ProofHub, Infinity i Wrike, również zwiększają wydajność pracy.
Narzędzia komunikacyjne
Sprawdzanie wiadomości e-mail wpływa na produktywność i zwiększa poziom stresu. Badanie pokazuje, że powrót do pracy po sprawdzeniu wiadomości e-mail zajmuje średnio 60 sekund. Jednak równie ważne jest utrzymanie komunikacji w pracy, zwłaszcza jeśli pracujesz z zespołem lub zadaniem zbiorowym.
Narzędzia komunikacyjne, takie jak Shift, Fleep i Litmus, pomagają zarządzać wieloma kontami, e-mailami, aplikacjami internetowymi i narzędziami. Email Finder i Right Inbox ułatwiają i przyspieszają komunikację e-mailową. Zoom, Skype i Gotomeeting to doskonałe narzędzia do spotkań zespołowych i wideokonferencji.
Narzędzia e-learningowe
Produktywność wzrasta, gdy znacząco poprawisz swoje umiejętności. Nowa umiejętność lub wiedza zastępcza stymuluje Twój rozwój osobisty i zawodowy. CodeNest umożliwia łatwe nauczenie się nawet najbardziej złożonych kursów technicznych i zwiększenie produktywności.
Narzędzia do śledzenia czasu
Zarządzanie czasem zapewnia wysoką produktywność, ponieważ cele lub zadania są osiągane w wyznaczonym czasie. Nawet mając harmonogram lub listę rzeczy do zrobienia, można stracić poczucie czasu i spędzić więcej godzin niż zamierzano na zadaniu.
Narzędzia do śledzenia czasu śledzą ilość czasu spędzonego na projekcie i zapewniają, że cały czas znajdujesz się w swoich zadaniach. Te narzędzia zwiększające produktywność są zalecane dla zespołów zdalnych. Przykłady obejmują Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff i Time doctor.
Narzędzia współpracy
Praca zespołowa zwiększa produktywność, ponieważ różne osoby łączą zasoby, aby zrealizować cel. Najczęściej używane narzędzia do współpracy to Slack, Dokumenty Google, Bit.ai i Trello. Pozwalają wielu osobom pracować nad projektem.
Narzędzia do współpracy są niezbędne do komunikacji, wkładu i monitorowania w projektach zespołowych. Pomagają uporządkować obciążenie pracą, obsługując delegowanie, ponieważ wiele osób może obsługiwać różne zadania w obszarze roboczym.
Narzędzia do zarządzania pamięcią masową
Przechowywanie w chmurze może być tanią i efektywną czasowo metodą przechowywania i tworzenia kopii zapasowych systemu. Jednak jego dodatkowe możliwości obejmują hosting witryn internetowych, hosting poczty e-mail, mobilne obszary robocze i proste udostępnianie plików.
Narzędzia do przechowywania w chmurze zwiększające wydajność osobistą i w miejscu pracy obejmują: iCloud, Dysk Google i Microsoft OneDrive. Zapewniają łatwy dostęp do plików i ochronę. Narzędzia do zarządzania wiedzą, takie jak Tettra, ułatwiają wyszukiwanie i aktualizowanie informacji.
Narzędzia do planowania
Przestrzeganie harmonogramu pomaga robić więcej w krótszym czasie. Harmonogram daje możliwość ustalania priorytetów zadań, celów i kompletnych projektów w dostępnym czasie. Zwiększają produktywność dzięki planowaniu z wyprzedzeniem i przypomnieniom.
Za pomocą tych narzędzi możesz planować terminy, rezerwacje, spotkania, wiadomości i zadania. Może również synchronizować się z kalendarzami cyfrowymi i wykorzystywać algorytmy sztucznej inteligencji, aby poznać Twój harmonogram oraz przejąć organizowanie, rezerwowanie i aktualizowanie wydarzeń. Narzędzia te obejmują Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger i Doodle.
Narzędzia do zarządzania zdrowiem
Zdrowie to bogactwo, ponieważ produktywność jednostki zasadniczo zależy od jej zdrowia fizycznego i psychicznego. Niektóre narzędzia pomagają w obserwowaniu i utrzymaniu ogólnego dobrego samopoczucia organizmu. MyFitnessPal, studio jogi, Talkspace, TMetric, Streak, Loseit, Doropomo pomagają zwiększyć wydajność pracy, pomagając śledzić i utrzymywać stan psychiczny, zdrowe nawyki i wagę.
Podsumowanie
Twoja produktywność bezpośrednio wpływa na standard i ilość twoich wyników. Wysoka produktywność daje Ci kontrolę nad sprawami w Twoim życiu, ponieważ stopniowo wyciąga Cię z cyklu goniących za terminami. Daje poczucie spełnienia po wykonaniu każdej pracy i zapobiega wypaleniu. Wybierz co najmniej jedną aplikację z każdej zatytułowanej kategorii i obserwuj, jak rośnie Twój poziom produktywności.
