Przejdź do treści
Home » Nowy moduł do śledzenia czasu Vtiger – do dokładnych szacunków projektów, śledzonych rachunków i większej produktywności pracowników

Nowy moduł do śledzenia czasu Vtiger – do dokładnych szacunków projektów, śledzonych rachunków i większej produktywności pracowników

Ostatnia aktualizacja: 18 października 2016 r

Wysłano: października 18, 2016

Dla kierowników projektów, zarządzających dużymi lub małymi zespołami, śledzenie, ile godzin członkowie ich zespołu spędzają na każdym zadaniu, jest dość trudne. Pracownicy nienawidzą ręcznego wypełniania kart czasu pracy – rejestrowania czasu, jaki zajęło im wykonanie zadania, odnoszenia zadań do konkretnego projektu i klienta, a następnie wysyłania ich do swoich przełożonych pod koniec tygodnia. Menedżerowie projektów napotykają opór ze strony członków zespołu, którzy wymawiają się „Jestem zbyt zajęty, aby śledzić wszystko, co robię” lub „Wielozadaniowość utrudnia mi śledzenie czasu każdego zadania” lub „Nie wypełniłem grafiku w zeszłym tygodniu i teraz nie pamiętam, co zrobiłem”.

Kiedy menedżerowie upoważniają swoich pracowników do rejestrowania kart czasu pracy, wielu pracowników spędza piątkowe popołudnia, próbując przypomnieć sobie, co robili w ciągu tygodnia i wpisując to, co pamiętają. Powoduje to niekompletne, niedokładne i opóźnione przesyłanie grafików. Menedżerowie projektów wykorzystujący te wskaźniki do planowania przyszłych projektów ostatecznie ustalają nieosiągalne terminy zadań projektowych i przydzielają niedokładny budżet i zasoby.

Nowy moduł do śledzenia czasu Vtiger został zaprojektowany, aby pomóc pracownikom automatycznie rejestrować czas spędzony na codziennych zadaniach projektowych, podczas gdy menedżerowie projektów uzyskują lepszy wgląd w dzień pracy członków swojego zespołu. Pracownicy pracujący nad zadaniami projektowymi w Vtiger uruchamiają stoper kliknięciem na początku zadania i zatrzymują go po zakończeniu. Musisz zrobić sobie przerwę pomiędzy? Po prostu zatrzymaj stoper i wznów go po powrocie. Nie udało Ci się wznowić odliczania czasu po powrocie? Bez obaw. Vtiger obsługuje również ręczne rejestrowanie czasu w celu wprowadzenia pominiętego czasu.

Śledzenie czasu Vtiger w akcji

Śledzenie czasu Vtiger w akcji

Zadania projektowe są dwojakiego rodzaju: rozliczane i nierozliczane. Po zakończeniu zadania projektowego Vtiger pozwala oznaczyć je jako rozliczane lub nierozliczane. Twój zespół księgowy może następnie jednym kliknięciem wygenerować fakturę za wszystkie rozliczane zadania projektu, a przeglądanie zadań niepodlegających rozliczeniu może pomóc w dokładniejszym planowaniu harmonogramu projektu.

Śledzenie czasu zadań projektowych pomaga:

  1. Popraw wyceny i szacunki:
  2. Odwoływanie się do raportów czasowych z poprzednich projektów pomaga menedżerom planować budżet i harmonogramy dla podobnych projektów w przyszłości. Śledzenie czasu pomaga menedżerom przewidzieć, ile godzin pracy będzie wymagać określony typ projektu. Na przykład, jeśli szacuje się, że ukończenie projektu zajmie 5 godzin, ale zajmuje 7 godzin, kierownik może ustawić przyszłe wyceny dla podobnych projektów na 9 godzin.

    Pomaga również menedżerom w przeglądzie budżetu i terminów w miarę postępu projektu. Załóżmy, że masz projekt, który według szacunków wymaga 20 godzin pracy. W międzyczasie klient zgłasza kilka zmian i żąda dodatkowych funkcji, co wydłuża czas realizacji projektu o kolejne 4 godziny. Teraz możesz podejść do klienta, mówiąc, że budżet projektu musi zostać zwiększony o kwotę X, aby uwzględnić nowe zmiany i wskazać dokładną liczbę godzin, które Twój zespół już poświęcił na zadania, które muszą przejść zmiany.

  3. Dokładnie rozliczaj klientów:
  4. Klienci stają się bardziej świadomi kosztów. Dokładniej przyglądają się ustawie, aby zobaczyć, czy jest szansa na negocjacje lub spór. Jeśli klienci są rozliczani blokowo – w przypadku gdy wiele małych usług jest łączonych w jeden wpis blokowy o jednej wartości czasowej – zakładają, że jest to strategia, której używasz, aby ukryć swoją nieefektywność. Np. faktura agencji reklamowej, tworzenie treści wideo, blokowe rozliczanie klienta będzie wyglądać – napisanie treści, stworzenie wideo, lektor, montaż – 9h 30min. Jeśli każde z tych zadań jest rozliczane według różnych stawek, ponieważ faktura nie daje jasnego obrazu tego, ile godzin zostało poświęconych na każde z tych zadań – będzie miejsce na podejrzenia.

    Dzięki narzędziu do śledzenia czasu Vtiger Twój zespół księgowy może tworzyć faktury zawierające wszystkie szczegóły dotyczące dokładnych godzin spędzonych na zadaniach, za które są rozliczane. Wróćmy do przykładu fakturowania agencji reklamowej – z Vtigerem faktura będzie wyglądać następująco: usługa napisania treści – 2h 30min, usługa tworzenia wideo – 2h 30min, usługa lektora – 1h 30min, usługa edycji – 3h, razem – 9h 30min. Odrębne wyszczególnienie usług wraz z czasem trwania i kosztami nie pozostawia miejsca na żadne podejrzenia.

  5. Wytnij luz:

śledzenie_czasu

Harvard Business Review zauważa, że ​​nieśledzone godziny pracy mogą kosztować amerykańską gospodarkę 7.4 miliarda dolarów dziennie. Kiedy członkowie Twojego zespołu śledzą swój czas, dowiedzą się, ile godzin planowali spędzić na zadaniu, a ile naprawdę na to spędzili. Śledzenie czasu pomaga członkom zespołu identyfikować zadania wykraczające poza harmonogram; a ponieważ czują się odpowiedzialni, członkowie zespołu skupiają się na wykonaniu zadania.

Czytaj Dokumentacja śledzenia czasu rozpocząć. Jakieś pytania? Prosimy o pozostawienie komentarza pod adresem e-mail [email chroniony]