FM BIRD + Vtiger CRM

Podsumowanie TL;DR

• Informacje o Firmie: FM BIRD jest firma zorientowana na usługi w Japonii, specjalizująca się w zarządzaniu osobowościami medialnymi, oferująca kursy i wgląd w dystrybucję audio i wideo.
• Reputacja: Znany z rozwijania talentów medialnych, takich jak DJ-e radiowi i komentatorzy sportowi, i uznawany za „jedyny kurs w Japonii”.
• Wyzwanie operacyjne: Polegał na przestarzałej bazie danych Access i napotykał trudności w operacjach finansowych ze względu na strukturę opłat bankowych w Japonii i konsolidację płatności klientów.
• Ograniczenia techniczne: Korzystał z japońskiego systemu Ya Yoi w celu zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi, ale napotkał problemy językowe i interfejsowe, uciekając się do arkuszy kalkulacyjnych.
• Wdrożenie Vtiger CRM: Przystosowany do centralizacji danych i operacji sprzedażowych, usprawniania procesów biznesowych.
• Używane moduły: Zarządzanie fakturami, ofertami i zamówieniami sprzedaży; zaoferował efektywne podejście do interakcji z klientem i dokumentacji finansowej.
• Korzyści z funkcji płatności: Uproszczone śledzenie i uzgadnianie płatności, szczególnie w przypadku klientów konsolidujących płatności za wiele faktur.
• Zaleta systemu raportowania: Umożliwiono łatwiejszą kompilację i analizę danych finansowych i danych klientów w celu podejmowania świadomych decyzji.
• Efektywność operacyjna: Przejście z bazy danych Access do Vtiger CRM poprawiło zarządzanie danymi i efektywność operacyjną.
• Wpływ na biznes: Vtiger CRM usprawnił operacje sprzedaży, zarządzanie relacjami z klientami i zapewnił FM BIRD ciągły sukces.

O firmie

FM BIRD to japońska firma zorientowana na usługi, specjalizująca się w zarządzaniu osobowościami medialnymi. Firma z siedzibą w Tokio i silną obecnością w Nagoi i Osace, firma słynie ze swojej wiedzy specjalistycznej w prowadzeniu kursów praktycznych zarówno dla nowicjuszy, jak i doświadczonych profesjonalistów. Ich kompleksowa oferta obejmuje cenne informacje na temat dystrybucji audio i wideo.

Wyróżniająca się niezachwianym zaangażowaniem w rozwój talentów medialnych Akademia FM BIRD konsekwentnie kształci takie osoby, jak DJ-e radiowi, gospodarze i komentatorzy sportowi. Przez dziesięciolecia FM BIRD zbudował solidną reputację, z dumą zdobywając wyróżnienie jako „jedyny kurs w Japonii”.

W niedawnej dyskusji Reinhold, niezależny menedżer IT w FM BIRD, podkreślił różne wyzwania wpływające na produktywność biznesową firmy. Warto zauważyć, że wdrożenie Vtiger CRM okazało się rozwiązaniem pozwalającym skutecznie stawić czoła tym wyzwaniom.

Wyzwanie

FM BIRD początkowo korzystał z bazy danych Access, która dobrze służyła firmie przez dłuższy okres. Jednakże w miarę ewolucji otoczenia biznesowego stało się jasne, że istniejąca baza danych, mająca dziesięć lat, nie może być już aktualizowana w celu spełnienia bieżących potrzeb operacyjnych FM BIRD.

Dodatkowo spółka stanęła przed wyzwaniem w aspekcie finansowym swojej działalności. Struktura opłat bankowych w Japonii stwarzała trudności w alokacji faktur. Wyzwanie to było dodatkowo spotęgowane faktem, że klienci FM BIRD często konsolidowali płatności za wiele faktur w jeden przelew bankowy.

Aby wywiązać się z obowiązków podatkowych, FM BIRD zastosowało japoński system technologiczny znany jako Ya Yoi. Choć był skuteczny w zamierzonym celu, brak wersji angielskiej i pewne ograniczenia interfejsu skłoniły Reinholda do wykorzystania obliczeń w arkuszach kalkulacyjnych jako alternatywnej metody zarządzania tymi procesami.

Rozwiązanie: Centralizacja danych i operacji sprzedażowych w Vtiger CRM

W odpowiedzi na wyzwania operacyjne stojące przed FM BIRD zarząd przedstawił pomysł przyjęcia Vtiger CRM, co było decyzją wspólnie uzgodnioną przez zespół. Ten CRM został wybrany ze względu na solidną funkcjonalność i możliwość usprawnienia różnych aspektów procesu biznesowego.

Konkretne moduły Vtiger CRM wykorzystywane przez FM BIRD obejmowały moduły do ​​zarządzania fakturami, ofertami i zamówieniami sprzedaży. Moduły te są zazwyczaj zaprojektowane w celu ułatwienia wydajnego i zintegrowanego podejścia do obsługi interakcji z klientami i dokumentów finansowych. Umożliwiają tworzenie, śledzenie i aktualizację ofert i faktur bezpośrednio w systemie, zapewniając płynny przepływ od ofert sprzedaży do potwierdzonych zamówień i wreszcie do wystawienia faktury.

Jedną z wyróżniających się funkcji FM BIRD była funkcja płatności w Vtiger CRM. Ta funkcja zazwyczaj zapewnia skonsolidowany widok płatności i fakturowania, upraszczając zadanie śledzenia i uzgadniania płatności. Jest to szczególnie korzystne dla firm takich jak FM BIRD, które wcześniej borykały się z wyzwaniami związanymi z konsolidacją przez klientów płatności wielu faktur. System prawdopodobnie udostępniał opcje rejestrowania wpłat częściowych, pełnych i nadpłat, oferując w ten sposób kompleksowe rozwiązanie do zarządzania transakcjami finansowymi.

Reinhold, menedżer IT, jako kluczową zaletę podkreślił elastyczny system raportowania Vtiger CRM. W wielu systemach CRM narzędzia raportowe mają kluczowe znaczenie dla generowania wniosków z danych. Narzędzia te często pozwalają użytkownikom tworzyć niestandardowe raporty, wyodrębniając określone punkty danych istotne dla potrzeb biznesowych. Dla FM BIRD oznaczało to łatwiejsze zestawianie i pobieranie danych finansowych i klientów, umożliwiając bardziej świadome podejmowanie decyzji i opracowywanie strategii.

Dzięki zgromadzeniu wystarczającej ilości danych w Vtiger CRM, FM BIRD był w stanie odejść od starej bazy danych Access. Ta zmiana prawdopodobnie oznaczała znaczną poprawę w zarządzaniu danymi i wydajności operacyjnej. Przejście na Vtiger CRM nie tylko rozwiązało bezpośrednie problemy z zarządzaniem fakturami i śledzeniem płatności, ale także umożliwiło FM BIRD lepsze wykorzystanie danych klientów w celu przyszłego rozwoju i optymalizacji procesów biznesowych.

Wniosek: ulepszone operacje biznesowe dzięki Vtiger CRM

W przeciwieństwie do skomplikowanej natury bazy danych Access stosowanej wcześniej przez FM BIRD, przyjęcie Vtiger CRM okazało się optymalnym rozwiązaniem do nadzorowania działalności firmy i ułatwiania usprawnionego zarządzania działaniami związanymi ze sprzedażą, w tym śledzeniem sprzedaży, potencjalnymi klientami, ofertami cenowymi, możliwości i faktury.

Chociaż pracownicy FM BIRD musieli się najpierw uczyć, przechodząc na Vtiger CRM, w końcu odkryli przyjazny dla użytkownika interfejs i zaczęli doceniać jego wszechstronne funkcjonalności. Wszechstronne funkcje Vtiger CRM znacznie poprawiły łatwość dostępu do kluczowych danych sprzedażowych, generowania faktur i ogólnie przyczyniły się do płynniejszego przepływu operacji sprzedażowych FM BIRD.

Warto zauważyć, że FM BIRD zaczął korzystać z wersji korporacyjnej Vtiger CRM, co wskazuje na ciągłe zaangażowanie w wykorzystywanie zaawansowanych funkcji i możliwości w celu zwiększenia wydajności biznesowej. Ta strategiczna zmiana w kierunku Vtiger CRM niewątpliwie odegrała kluczową rolę w optymalizacji procesów sprzedaży, wspieraniu lepszego zarządzania relacjami z klientami i pozycjonowaniu FM BIRD na dalszy sukces w jej wysiłkach.