KPI + Vtiger CRM

O nas

Krishna Park Infracon (KPI) to innowacyjny dostawca rozwiązań do parkowania samochodów z siedzibą w Kalkucie w Indiach. Współpracując z WOHR, wiodącym producentem systemów parkingowych w Europie, KPI z powodzeniem ugruntował swoją pozycję w tej dynamicznie rozwijającej się branży, w której klienci rozrzucili się po Indiach. Od momentu założenia w 2009, zespół KPI zainstalował więcej niż zautomatyzowane rozwiązania parkingowe 3000 w budynkach mieszkalnych, detalicznych i komercyjnych.

Opis projektu

W początkowych latach wszystkimi danymi i procesami biznesowymi zarządzano ręcznie w arkuszach kalkulacyjnych lub dokumentach, co ostatecznie prowadziło do problemów. Z biegiem czasu organizowanie danych związanych z klientami, monitorowanie zadań związanych z projektami, śledzenie zapasów i zarządzanie całym procesem biznesowym w arkuszach kalkulacyjnych i dokumentach stało się kosztownym przedsięwzięciem. Pan Avinash Yaduka, dyrektor firmy, szybko zdał sobie sprawę, że on i jego zespół spędzają godziny na powtarzalnych zadaniach związanych z zarządzaniem procesami biznesowymi w arkuszach Excela.

Rozwiązanie: Vtiger CRM

Avinash rozpoczął poszukiwania rozwiązania, które mogłoby zautomatyzować powtarzalne zadania i usprawnić proces biznesowy, aby pomóc swojemu zespołowi poświęcić więcej czasu na ulepszanie obsługi klienta - i to doprowadziło go do CRM. „Nasze poszukiwania systemu CRM, który można dostosować do naszego procesu biznesowego, zakończyły się w Vtiger. Dzięki Vtiger usprawniliśmy cały proces biznesowy ”, mówi Avinash.

Vtiger zaoszczędził nam kilku godzin spędzonych na wyszukiwaniu i udostępnianiu danych

Przed użyciem Vtiger KPI zachował wszystkie dane biznesowe w arkuszach Excela. W rezultacie zespół KPI spędzał co najmniej godzinę każdego dnia, ciągnąc i łącząc dane z różnych arkuszy kalkulacyjnych. „Nasz proces sprzedaży rozpoczyna się od przedsprzedażowego członka zespołu, który zbiera wymagania klientów. Następnie zespół projektantów rozwiązań analizuje te wymagania i przedstawia ogólny rysunek układu. Gdy klient zatwierdzi rozwiązanie, nasi członkowie zespołu instalacyjnego odwiedzają witrynę i kończą proces instalacji. Po zakończeniu instalacji nasz zespół posprzedażowy przejmuje usługi poinstalacyjne. Mamy również zespół obsługi klienta, który odpowiada na pytania klientów. Podczas całego procesu, od przedsprzedaży do sprzedaży, członkowie naszego zespołu dzielą się dużą ilością danych. Monitorowanie, śledzenie i udostępnianie informacji na arkuszach było procesem trudnym i czasochłonnym ”- mówi Avinash.

Z Vtiger, zespół KPI zorganizował wszystkie dane biznesowe w jednym miejscu, a to umożliwia magię. „Używamy modułu Kontakty do zapisywania informacji o klientach, modułu Inventory do śledzenia przepływu produktów oraz modułu Case do śledzenia problemów klientów. Gdy rekord jest tworzony lub modyfikowany w Vtiger, dany zespół jest natychmiast powiadamiany. Codziennie oszczędza nam to kilku minut na wysyłanie e-maili z najnowszymi aktualizacjami. A globalna funkcja wyszukiwania w Vtiger pobiera potrzebne informacje, przechodząc przez milion rekordów w ułamku sekundy. Ja i mój zespół możemy uzyskać dostęp do wszelkich danych wprowadzonych w Vtiger w dowolnym momencie bez żadnych kłopotów. ”

Vtiger dał nam możliwość tworzenia nowych modułów do przechwytywania dodatkowych informacji o zapasach

„Śledzenie zapasów ma kluczowe znaczenie dla naszych procesów sprzedaży, instalacji i obsługi. Każdego dnia do naszego ekwipunku wchodzi i nie zużywa wiele narzędzi, takich jak maszyny i materiały eksploatacyjne, takie jak smar. Jeśli nie będziemy skutecznie śledzić naszych zapasów, aby utrzymać nasze zapasy na bezpiecznym poziomie, prawdopodobnie spóźnimy dostawy - co szkodzi naszym klientom ”- mówi Avinash.

Śledzenie zasobów w arkuszu kalkulacyjnym było kłopotliwym procesem. Nie było skutecznego sposobu śledzenia ilości zapasów wydanych w związku z zadaniem projektu lub umową serwisową. Nie było możliwości zaktualizowania ilości w magazynie, gdy produkty trafiały do ​​magazynu i wychodziły z niego.

Avinash nadal mówi, jak Vtiger pomógł rozwiązać ten problem. „Vtiger dał nam możliwość kontrolowania towarów, które wchodzą i wychodzą z naszego ekwipunku. Zbudowaliśmy dwa nowe moduły, aby śledzić wydawanie i nabywanie pozycji magazynowych. Teraz każdy produkt, który wychodzi z naszego ekwipunku, jest wprowadzany do modułu Out, a gdy niektóre z tych produktów zwracają, wpis jest dokonywany w module In. Za każdym razem, gdy produkt wychodzi, jest oznaczany na podstawie zadania projektowego lub umowy serwisowej lub biletu. Ten sposób śledzenia pozycji magazynowych pozwala nam śledzić ruch poszczególnych elementów i bilans otwarcia w dowolnym momencie. ”

Ponadto Avinash wykorzystał zdolność Vtiger do tworzenia niestandardowych pól i przepływów pracy, aby zachować zakładkę na poziomie zapasów. „Posiadamy dostosowane pole w każdym rekordzie produktu, który określa poziom ponownego zamawiania dla tego konkretnego produktu. Dzięki niestandardowym przepływom pracy regularnie uruchamiamy raport zawierający listę wszystkich produktów, które osiągnęły poniżej zdefiniowanego poziomu ponownego zamawiania. Tworzymy zamówienie zakupu w Vtiger, gdy produkt osiągnie poziom ponownej zamówienia. Ten proces pomaga nam zapewnić, że nasze zapasy są zawsze utrzymywane na bezpiecznym poziomie. ”

Przepływy pracy Vtiger pomagają nam lepiej zarządzać umowami serwisowymi:

„Nasza praca nie kończy się na instalacji rozwiązania parkingowego. Gdy projekt zostanie oznaczony jako kompletny, nasi członkowie zespołu ds. Sprzedaży posprzedażowej przejmują i tworzą umowy serwisowe. Mamy różne rodzaje umów serwisowych. Na przykład umowa serwisowa może być gwarancją lub roczną umową serwisową. Dla każdej z tych umów serwisowych zapewniamy różną liczbę serwisów w ciągu roku. Mamy kilka umów serwisowych, które zapewniają usługi 6 rocznie i kilka innych, które zapewniają usługi 4. Przed użyciem Vtiger zarządzanie tymi umowami serwisowymi było uciążliwe ”, mówi Avinash.

„Dzięki przepływom pracy Vtiger praca z umowami serwisowymi to cakewalk. Kiedy tworzona jest umowa serwisowa, mamy niestandardowy przepływ pracy, który tworzy bilety dla każdej usługi. Na przykład, jeśli umowa serwisowa zapewnia usługi 6, bilety 6 są tworzone automatycznie. Każdy z tych biletów jest zamykany po zakończeniu usługi. Mamy przepływy pracy na biletach, aby wysyłać przypomnienia e-mailowe do mojego zespołu serwisowego. Gwarantuje to, że nigdy nie przegapimy wizyty serwisowej. Po zakończeniu usługi zamykamy bilet, a nasz klient otrzymuje zautomatyzowany SMS i powiadomienie e-mail. ”

Vtiger pomaga zespołowi Krishna Park Infracon oszczędzać czas, usprawniać współpracę i realizować zadania na czas. Avinash wykorzystuje Vtiger do śledzenia wszystkich działań sprzedażowych i monitorowania wszystkich połączeń z klientami, aby kierować jego zespołem w tym, co robią. Dzięki elastyczności i możliwości dostosowywania Vtiger, Avinash jest w stanie lepiej zorganizować cały proces biznesowy.