LabStats + Vtiger CRM

INDUSTRY

Oprogramowanie komputerowe

LOKALIZACJA

Idaho Falls, Idaho

KORZYŚCI

  • Zwiększony wskaźnik odnawiania klientów
  • Ulepszona współpraca

ULUBIONE FUNKCJE

O nas

Labstats dostarcza oparte na chmurze rozwiązania programowe, które pomagają instytucjom edukacyjnym śledzić wykorzystanie ich zasobów technologicznych. LabStats współpracuje z różnymi szkołami i uniwersytetami, tworząc rozwiązania programowe, które pomagają wykrywać dostępne komputery w laboratoriach, identyfikując komputery wymagające konserwacji, wiedząc, które aplikacje są najczęściej używane i które są niedostatecznie wykorzystywane, i więcej.

Wyzwanie

Kiedy LabStats rozpoczął trzynaście lat temu, opracowali system CRM do zarządzania procesem sprzedaży. Jednak wraz z rozwojem firmy z biegiem lat jej potrzeby stawały się coraz bardziej złożone. Podczas gdy zespół sprzedaży potrzebował systemu do zarządzania procesem sprzedaży i kontami klientów, członkowie zespołu księgowego potrzebowali systemu do przetwarzania zamówień sprzedaży i faktur. A ponieważ zespoły sprzedaży i księgowości ściśle współpracowały, LabStats potrzebował również skutecznego narzędzia do współpracy. LabStats potrzebował rozwiązania CRM, które mogłoby rozwiązać potrzeby różnych działów bez powielania danych klientów, ale większość dostępnych systemów CRM rozwiązała tylko jedną lub dwie z wielu potrzeb.

Rozwiązanie: Vtiger CRM

„Vtiger to najbardziej zintegrowany system CRM, który pomógł nam osiągnąć wszystkie cele sprzedaży, obsługi klienta i księgowości”, mówi Christian Hayes, dyrektor generalny LabStats.

„Vtiger był najbardziej zrównoważonym systemem CRM we wszystkich ocenianych przez nas systemach CRM. Vtiger pomaga nam zarządzać klientami i procesami przed, w trakcie i po sprzedaży. To rozwiązanie „wszystko w jednym” - mówi Christian. LabStats ocenił więcej niż różne systemy CRM 20 przed wyborem Vtiger. „Inne CRM, w które patrzyliśmy, wymagały od nas 2 lub nawet 3 oddzielnych rozwiązań, które byłyby zgodne z naszym procesem sprzedaży, wsparcia i księgowości. Przez pewien czas korzystaliśmy nawet z Salesforce, ale wkrótce zdaliśmy sobie sprawę, że nie spełnia on naszych potrzeb biznesowych. Salesforce zbytnio koncentrowało się na procesie śledzenia perspektywy konwersji i wymagało szerokiego dostosowania, aby pomóc nam w dalszym śledzeniu klienta przez cały czas z nami ”.

Dla członków zespołu Labstats zarządzanie wszystkimi danymi klienta w Vtiger nie tylko oszczędza czas i wysiłek, ale również eliminuje nieporozumienia. „Nasze zespoły ds. Sprzedaży, wsparcia, księgowości i operacji używają Vtiger codziennie, aby wykonać pracę. A posiadanie jednego systemu zapewnia, że ​​wszystkie dane dotyczące naszych klientów są w jednym miejscu - dzięki czemu udostępnianie i wyszukiwanie informacji jest szybkie i bezproblemowe. Ponieważ nasi pracownicy nie muszą przesuwać ani wyciągać informacji o klientach ani statusu z wielu systemów, nie ma miejsca na ludzkie błędy ”.

Dostosowania i automatyzacje Vtiger przyspieszyły proces biznesowy LabStat

Christian zautomatyzował zadania i powiadomienia w Vtiger, aby pomóc jego zespołowi efektywnie pracować. „Ponieważ Vtiger jest łatwy do dostosowania do naszych specyficznych potrzeb biznesowych, usprawniliśmy proces biznesowy.” Doskonały przykład poprawy wydajności pochodzi z działu tworzenia i realizacji zamówień LabStats. „Po otrzymaniu zamówienia i zaznaczeniu go Zatwierdzony, Vtiger tworzy Przypadek, który ma pełne szczegóły zamówienia i klienta i przypisuje go zespołowi technicznemu w celu realizacji zamówienia. Następnie, gdy sprawa zostanie oznaczona jako rozwiązana przez zespół techniczny, menedżer konta zostanie powiadomiony o konieczności skontaktowania się z klientem, aby upewnić się, że ma wszystko, czego potrzebuje ”.

Dostosowane przepływy pracy Vtiger pomogły również zespołowi LabStats pozostać powiadomionym o ważnych sprawach. „Używamy niestandardowych przepływów pracy do wyzwalania powiadomień, gdy warunek jest spełniony. Jednym z przykładów jest powiadomienie menedżerów kont, jeśli klient nie odnowi umowy przed datą subskrypcji. Menedżerowie kont otrzymują powiadomienie o odnowieniu w trzech punktach czasowych - 60 dni przed wygaśnięciem subskrypcji, 2 tygodnie przed wygaśnięciem subskrypcji oraz w dniu wygaśnięcia subskrypcji. Powiadomienia te pomagają naszym menedżerom kont łączyć się z klientami, którzy mają odnawiać i rozumieć, czy mają problemy z odnawianiem lub nowymi wymaganiami i przekazywać je właściwym zespołom ”

Vtiger pomógł LabStats poprawić wskaźnik odnawiania klientów przez 15% YOY

„Skonfigurowaliśmy Vtiger w taki sposób, aby pomagał nam zwracać właściwą uwagę na właściwego klienta we właściwym czasie.” Oprócz regularnego procesu sprzedaży LabStats ma kilka unikalnych procesów obsługi klienta. „Stworzyliśmy nowy moduł w Vtiger, który pomaga naszym menedżerom kont wiedzieć, kiedy zameldować się u klientów i śledzić zakończenie tych odpraw. Oszczędza to menedżerom kont co najmniej 30 minut dziennie, ponieważ nie muszą oni przeglądać list kont, aby zdecydować, z kim się skontaktować i kiedy. Vtiger automatycznie tworzy nowe możliwości dla menedżerów kont, zanim klient przyjdzie z prośbą o przedłużenie subskrypcji, co pozwoli im wyprzedzić terminy odnowienia i uzyskać wyceny na czas dla klientów. Ponieważ preferujemy osobisty kontakt, nie wysyłamy klientom automatycznych przypomnień o odnowieniu. A ponieważ Vtiger rejestruje wszystkie interakcje, jakie mają nasi klienci ze swoimi menedżerami kont, nasi współpracownicy mogą przeglądać te interakcje, aby zapewnić lepsze rozwiązanie. ”

Przepływy pracy Vtiger i @mentions utrzymują zespoły LabStat w doskonałej synchronizacji

„Przed użyciem Vtiger cała nasza komunikacja wewnętrzna miała miejsce poza CRM. Na przykład, gdy współpracownicy handlowi chcieli, aby zespół księgowy wygenerował fakturę, żądanie i działania następcze miałyby miejsce dzięki wymianie wiadomości e-mail. Był to proces czasochłonny i powodował niepożądane opóźnienia. Ale teraz mamy przepływy pracy, które natychmiast powiadamiają zainteresowane osoby o zakończeniu zadań. Przedstawiciele handlowi są powiadamiani o zamknięciu biletu wsparcia klienta. Zespół księgowy jest powiadamiany o zamknięciu transakcji. Nasz zespół księgowy przetwarza zamówienie na wielu etapach i na każdym etapie nasz zespół techniczny jest powiadamiany o rozpoczęciu realizacji zamówienia. Po zrealizowaniu zamówienia zespół księgowy zostaje powiadomiony o wystawieniu faktury klientowi. Ten proces komunikacji wewnętrznej pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu, który w innym przypadku przeznaczono na ręczne wyszukiwanie informacji poza CRM ”.

Członkowie zespołu LabStats wykorzystują wzmiankę o @ Vtiger na rekordach, aby natychmiast przyciągnąć uwagę zainteresowanych osób. „@Mentions pomogły nam zredukować opóźnienia w komunikacji. Ponieważ włączono powiadomienia na pulpicie dla @Mentions, członek zespołu wymieniony w rekordzie natychmiast widzi powiadomienie i może podjąć szybkie działania. ”