Pactia + Vtiger CRM

„Część kontraktacyjna naszego procesu sprzedaży była bardzo długa, zwykle trwała 2-3 miesiące. Teraz, dzięki zastosowaniu szablonów druku Vtiger i automatyzacji, skróciliśmy ten proces do 30 dni lub mniej.” - Sergio Zapata, kierownik działu obsługi klienta Pactia

O firmie

Pactia to kolumbijski fundusz private equity działający na rynku nieruchomości, który zarządza aktywami o wartości 1 mld USD. Działają w Kolumbii, Stanach Zjednoczonych i Panamie, starając się generować atrakcyjne zwroty dla swoich inwestorów w różnych cyklach i w długim okresie.

Pactia koncentruje się przede wszystkim na sprzedaży B2B swoich powierzchni handlowych, pracy i zakwaterowania oraz sprzedaży B2C swoich powierzchni magazynowych, a także:

• Budowanie długich i silnych relacji z partnerami w celu generowania możliwości
• Kompleksowe oddolne podejście finansowe i operacyjne oparte na aktywach
• Rygorystyczny proces zatwierdzania
• Skoncentrowana strategia zarządzania aktywami
• Bieżąca ocena wyników aktywów i strategii wyjścia w trakcie cyklu życia inwestycji.

Niedawno mieliśmy przyjemność rozmawiać z Sergio Zapata, Kierownikiem Obsługi Klienta Pactia. Sergio rozpoczął współpracę z Pactia około cztery lata temu i był kierownikiem projektu odpowiedzialnym za PMO. W latach 2016-2017 Pactia rozpoczęła nowy projekt, którego celem było wdrożenie rozwiązania CRM, które zmieniłoby ich strategię na bardziej zorientowaną na klienta, zamiast skupiać się przede wszystkim na sprzedawanym produkcie. Proces ten doprowadził Pactię do stworzenia roli Customer Service Manager, którą teraz pełni Sergio, pod kierownictwem Cataliny Londoño, która jest również odpowiedzialna za strategię CRM dla całej firmy, we wszystkich oddziałach.

Opis projektu

Przed rozpoczęciem projektu CRM dane Pactii były rozproszone, głównie używali arkuszy kalkulacyjnych Excel do przechowywania swoich danych, WhatsApp do współpracy oraz staromodnego pióra i papieru do dokumentowania wszelkich interakcji, jakie mieli z klientami. Stanowiło to wiele wyzwań, zwłaszcza fakt, że przed wdrożeniem Vtiger, Pactia posiadała oddzielne zespoły sprzedażowe pracujące na swoich pięciu różnych liniach produktowych, z których każda działała całkowicie niezależnie od siebie. Uniemożliwiło to ich zespołom uzyskanie wglądu w poprzednią historię lub interakcje, jakie potencjalni klienci mieli z różnymi zespołami w całej Pactii.

Ostatecznie doprowadziło to do kolizji między ich zespołami sprzedaży, w których różne działy zbliżały się do swoich potencjalnych klientów jednocześnie bez wglądu w to, co robią inne zespoły. Odcięło ich to również od cennych informacji o klientach, które pomogłyby im zobaczyć historię wszelkich wcześniejszych sprzedaży, punktów styku i wykorzystanych możliwości. Sergio powiedział, że zanim zaczęli używać Vtiger, wszystkie jego drużyny były na własnych odosobnionych wyspach. Wszystkie informacje uzyskane o ich klientach były zasadniczo niewidoczne dla Sergio, a także dla zespołów sprzedaży, marketingu i wsparcia odpowiedzialnych za sukces firmy Pactia.

Sergio wyjaśnił, że Pactia musi dokonać zmian i rozpoczęło się poszukiwanie rozwiązania CRM. Jednym z ich głównych celów była konsolidacja zespołów sprzedażowych skoncentrowanych na sprzedaży poszczególnych linii produktów i umożliwienie im sprzedaży krzyżowej swoich produktów poprzez rzeczywiste poznanie swoich klientów. Doprowadziło to do tego, że Pactia zbadała kilka rozwiązań, w tym Microsoft Dynamics, Sugar, Hubspot, a nawet wewnętrzny CRM, zanim odkrył Vtiger. Doszli do wniosku, że ze względu na brak konsultantów, pomoc we wdrożeniu i ostateczny koszt, żaden z nich nie będzie dla nich pracował.

Rozwiązanie: Vtiger CRM

Po pewnym czasie poszukiwań rozwiązania pod strategicznym okiem People Link, Sergio połączył się z Hectorem Baca i Natalią Castano z Conexo Soluciones, firmy konsultingowej, która specjalizuje się we wdrażaniu chmurowego CRM firmy Vtiger. Ze względu na sukces, jaki firma Conexo odniosła we wdrażaniu Vtiger dla innych organizacji, a po spotkaniu z niektórymi klientami Conexo, Sergio był pewien, że znalazł odpowiedni CRM w Vtiger.

Vtiger może wypełnić lukę między swoimi zespołami za pomocą jednego rozwiązania, zapewnić im pełny wgląd w swoich klientów na każdym etapie ich podróży i dać Pactii analityczne spostrzeżenia i dane, aby informować i kierować ich przyszłym podejmowaniem decyzji. Aby ugruntować decyzję Pactii, Sergio podaje, że Vtiger jest również wielką wartością, która zapewnia im elastyczność dostosowywania i rozległe rozwiązania integracyjne z innymi systemami.

Pactia czerpie teraz duże korzyści z efektywnego korzystania z Vtiger CRM. Sergio wyjaśnia dalej, „Część kontraktacyjna naszego procesu sprzedaży była bardzo długa, zwykle trwała 2-3 miesiące. Teraz, dzięki wykorzystaniu szablonów drukowania i automatyzacji, skróciliśmy ten proces do 30 dni lub mniej”. Sergio dalej omawia inne sposoby, w jakie CRM pomógł jego zespołom zaoszczędzić czas dzięki przepływom pracy, mówiąc: „Korzystamy z Workflows do obsługi wielu naszych działań posprzedażowych. Na przykład skonfigurowaliśmy przepływy pracy, aby kontaktować się z naszymi klientami przez X dni po zamknięciu transakcji, automatycznie uruchamiając wiadomości e-mail zawierające ważne informacje przechowywane w CRM”. Pozwala to jego przedstawicielom zaoszczędzić cenny czas, pozwalając im skupić się na ważniejszych zadaniach.

Vtiger One View dla 360-stopniowego widoku klienta

Vtiger One View wypełnił lukę między zespołami Pactii za pomocą jednego rozwiązania. One View zapewniał pełny wgląd w dane klienta na każdym etapie podróży klienta. 

Pactia wykorzystała analizy One View firmy Vtiger i powiązane dane do podejmowania świadomych decyzji biznesowych.