Grandes pequenas coisas: prevenção de duplicatas

Bem-vindo de volta à série de blogs Big Little Things, onde destacamos alguns dos recursos e aprimoramentos menos conhecidos e às vezes esquecidos no Vtiger CRM que dão um grande impacto. Esta postagem destaca o recurso Prevenção de Duplicatas, que ajuda a evitar que novos registros duplicados sejam criados no CRM. Vamos mergulhar e aprender mais sobre esse recurso pequeno, mas poderoso.

O que é o recurso de prevenção de duplicatas?

O recurso Duplicate Prevention permite que os administradores de uma conta selecionem até três campos exclusivos por módulo nos quais o sistema verificará automaticamente os registros recém-criados quanto a valores duplicados. Se os valores dos campos selecionados corresponderem a um registro existente, o sistema impedirá que o usuário crie o novo registro.

Onde os usuários podem encontrar o recurso de prevenção de duplicatas?

O recurso Prevenção contra duplicação pode ser acessado por administradores em uma conta acessando a página Configurações → Gerenciamento de módulo → Layouts e campos do módulo.

Assim que os usuários clicarem em Layouts e Campos do Módulo, eles serão solicitados a selecionar o módulo com o qual gostariam de trabalhar (Contatos, Negócios, Organizações, etc).

Depois que o Módulo desejado for selecionado, os usuários podem clicar na guia Prevenção de Duplicatas para começar a modificar e personalizar esse recurso para garantir que novos registros duplicados não sejam criados no CRM.

Como usar a prevenção de duplicatas

Depois de selecionar a guia Duplicate Prevention, você deve primeiro certificar-se de que o botão “Ativar verificação duplicada” esteja ativado.

A partir daí, os usuários terão várias opções para garantir que estão utilizando a Prevenção de Duplicatas para atender às suas necessidades. Vamos dividir essas opções uma por uma e mergulhar mais fundo nesse recurso:

Selecione os campos exclusivos

O primeiro passo é selecionar até três campos exclusivos nos quais os registros serão verificados. Campos exclusivos são quaisquer campos existentes que tenham valores que pertencem apenas a um registro no CRM (isso inclui campos personalizados que foram criados por um administrador na conta). Por exemplo, se os usuários estiverem configurando o Duplicate Prevention no módulo Contatos, eles não desejarão selecionar os campos Nome ou Sobrenome a serem verificados pelo Duplicate Prevention. Nomes e sobrenomes geralmente são compartilhados por muitas pessoas e não são campos de identificação exclusivos.

Alguns exemplos de campos que você deve usar para evitar duplicatas no módulo Contatos são os campos E-mail principal e Telefone. Os valores nesses campos serão exclusivos para o contato que os mantém e são ótimos campos para que o sistema verifique a Prevenção de Duplicatas.

Consideração Duplicada

Em seguida, o usuário deve determinar qual consideração é feita pelo sistema para determinar se os registros recém-criados não são duplicados. Existem duas opções para escolher nesta etapa, detalhadas abaixo:

1. Considerar como duplicado apenas se todos os campos exclusivos corresponderem – O sistema verificará todos os campos exclusivos selecionados na etapa um e só impedirá a criação de um registro se todos os valores de campo corresponderem aos valores de um registro existente.
2. Considerar como duplicado se pelo menos um dos campos exclusivos corresponder – o sistema verificará todos os campos exclusivos selecionados na etapa um e, se algum dos valores de campo corresponder aos valores de um registro existente, o sistema impedirá que o novo registro seja criado.

Verificar registros fechados para duplicatas e ignorar valores em branco

As próximas duas opções de caixa de seleção permitem que os usuários disquem ainda mais na Prevenção de Duplicatas:

1. A Verificar registros fechados para duplicatas A opção, se habilitada, fará com que o sistema pesquise todos os registros no sistema, incluindo registros fechados, para buscar valores de campo correspondentes para evitar que registros duplicados sejam criados.
2. A Ignorar valores em branco A opção, se habilitada, irá ignorar os valores dos campos em branco quando o sistema verificar os campos exclusivos selecionados. Isso significa que permitirá que o sistema crie novos registros se os campos em branco (vazios) correspondentes corresponderem no CRM. Por exemplo, se os usuários estiverem usando o campo "E-mail principal" no módulo Contatos para prevenção de duplicatas e a caixa de seleção "Ignorar valores em branco" estiver ativada, o sistema ainda permitirá a criação de novos registros, mesmo que tecnicamente os campos exclusivos correspondam porque eles estão vazios.

Opções de ação em registros duplicados criados durante uma sincronização

A última opção que os usuários têm ao configurar a prevenção duplicada é a “Ação a ser tomada se um registro duplicado for encontrado durante a sincronização com aplicativos externos”. Essa é uma etapa importante no processo de Prevenção de Duplicatas, pois é onde os usuários podem instruir o sistema sobre como lidar com um registro duplicado encontrado durante uma sincronização com um aplicativo externo. Existem três opções para escolher nesta etapa, detalhadas abaixo:

1. Prefira o último registro – Os dados de registro modificados mais recentemente serão retidos
2. Preferir registro interno – O registro existente no CRM será retido como está
3. Prefira Registro Externo – Os dados do aplicativo externo serão copiados

Obter uma melhor compreensão desse recurso e implementá-lo rapidamente é uma etapa essencial na configuração do CRM, mas às vezes é negligenciado. O uso da Prevenção de Duplicatas não apenas ajudará os usuários a manter a integridade dos dados, mas também evitará que percam um tempo valioso limpando registros duplicados criados ao longo de sua jornada de CRM.