Bem-vindo de volta a outro capítulo da série de blogs Big Little Things, onde destacamos alguns dos recursos e aprimoramentos menos conhecidos e às vezes negligenciados no Vtiger CRM que dão um grande impacto. Esta postagem destaca as listas de opções baseadas em funções, que permitem que os usuários criem valores de campo de lista de opções acessíveis apenas a determinadas funções no CRM. Vamos mergulhar e aprender mais sobre esse recurso.
O que é um Papel?
Para entender melhor o que é uma lista de opções baseada em função e como ela pode ser usada, primeiro precisamos entender o que é uma função no CRM. Uma função é aplicada a cada usuário no CRM e define onde esse usuário está na hierarquia da empresa. Além disso, as funções desempenham um papel importante no controle de acesso. Os administradores podem atribuir permissões de um perfil a uma função ou atribuir permissões diretamente a uma função. Para saber mais sobre funções, clique em SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA.
O que é um campo de lista de opções?
Existem muitos tipos diferentes de campos disponíveis no Vtiger, incluindo campos de lista de opções. Um campo Lista de opções permite que os administradores criem uma lista predefinida de valores que os usuários podem selecionar ao editar o campo. Os campos da lista de opções podem ajudar a tornar a entrada de dados consistente entre todos os usuários e fornecer uma excelente maneira de garantir que todos os valores inseridos em um campo sejam relevantes e apropriados.
O que é um campo Lista de opções com base na função?
Um campo de lista de opções com base em função permite que os administradores levem os campos de lista de opções para o próximo nível e realmente disquem em seu controle de acesso, permitindo que eles atribuam determinados valores de uma lista de opções a determinadas funções.
Por exemplo: digamos que uma empresa tenha dois níveis diferentes de agentes de suporte e criou uma função para cada nível: “Suporte de Nível 1” e “Suporte de Nível 2”. Eles não querem permitir que usuários com a função "Suporte de nível 1" possam marcar o status de prioridade de um caso como "Urgente". Esse status de caso só deve ser atribuído por uma função de "Suporte de nível 2" após a revisão do caso.
Como o campo "Prioridade" no módulo Casos é um campo Lista de opções com base na função, o administrador pode atribuir todos os valores de status do campo "Prioridade", exceto "Urgente", à função "Suporte de nível 1".
Em seguida, o administrador pode atribuir todos os valores de status, incluindo o valor "Urgente" à função "Suporte de nível 2".
Isso garantirá que um usuário atribuído à função "Suporte de nível 1" não tenha a opção de selecionar "Urgente" ao editar o campo "Prioridade" de um caso. O valor da lista de opções "Urgente" só estará disponível para seleção por usuários com uma função de "Suporte de nível 2" ou outras funções atribuídas a esse valor.
Como criar um campo de lista de opções baseado em função
A criação de um novo campo de lista de opções com base na função é muito simples e requer apenas um clique extra durante o processo de criação. Depois de nomear o campo personalizado e inserir seus valores iniciais, basta habilitar a caixa de seleção “Role Based Picklist” antes de salvar.
Observação* Os campos de lista de opções existentes que não foram criados como uma lista de opções baseada em função não podem ser convertidos em um campo de lista de opções baseada em função após a criação.
Como atribuir valores de lista de opções a uma função
Por padrão, após a criação de um campo Lista de opções com base em função, todos os seus valores estarão acessíveis a todas as funções no CRM. Para atribuir valores da lista de opções a uma função, os administradores precisarão acessar a página Configurações e, na coluna Configuração, selecionar "Valores do campo da lista de opções". O administrador precisará selecionar o campo Módulo e Lista de opções com os quais gostaria de trabalhar e clicar na guia "Valores atribuídos a uma função".
Depois que a guia "Valores atribuídos a uma função" for aberta, o administrador terá a opção de escolher entre todas as funções existentes e atribuir ou remover os valores da lista de opções selecionada para as funções. Por fim, o administrador pode optar por aplicar os valores apenas à função selecionada, às funções subordinadas da função selecionada ou a todas as funções antes de clicar em Salvar.
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