Bem-vindo de volta a outro capítulo da série de blogs Big Little Things, onde destacamos alguns dos recursos e aprimoramentos menos conhecidos e às vezes esquecidos no Vtiger CRM que oferecem um grande impacto. Esta postagem destaca os Relatórios agendados, que permitem aos usuários criar, gerar e enviar relatórios em um agendamento de sua escolha. Vamos nos aprofundar e aprender mais sobre esse recurso.
O que são relatórios programados?
Os relatórios programados estão disponíveis em nossas edições One Professional e One Enterprise e podem ser implementados após a criação de qualquer relatório. Com apenas alguns cliques e após inserir alguns detalhes, os usuários podem agendar relatórios para serem gerados automaticamente e enviados por e-mail em uma data específica ou em uma cadência diária, semanal, mensal ou anual. Os relatórios podem ser enviados em formato CSV, Excel ou PDF para usuários, grupos e funções (interno), com a opção de enviar endereços de e-mail específicos em Cc para destinatários não usuários (externo).
Relatórios Programados - Casos de Uso
Existem cenários infinitos para usar o recurso de relatórios programados que podem beneficiar organizações de todos os tamanhos e setores. Abaixo estão alguns casos de uso de como nossos clientes estão usando esse recurso:
- Uma organização que fabrica e fornece dispositivos médicos para hospitais e clínicas usa relatórios programados para analisar quantos hospitais são visitados por agentes de vendas individuais semanalmente. Para isso, eles criaram um relatório no módulo de Eventos que detalha quantos Eventos foram atribuídos por usuário nos últimos 7 dias. Toda segunda-feira, esse relatório agendado é gerado automaticamente e enviado por e-mail ao gerente para análise posterior.
- Uma empresa de soluções de engenharia e tecnologia queria saber quantos usuários ativos não fizeram login no CRM nos últimos 7 dias. Eles programam o “Relatório do último login” para ser enviado toda segunda-feira à gerência para garantir que seus usuários façam login no CRM conforme o esperado.
- Muitas organizações usam relatórios para obter informações sobre o número de vendas mensais discriminadas por ano. Essas organizações desejam ver em um ano fiscal quanta receita é gerada por mês (com base em negócios). Eles usam relatórios programados para enviar esses dados no final de cada mês, mostrando à administração o número de vendas e o valor gerado no último 1 ano discriminado por mês.
Abaixo estão alguns cenários adicionais para usar os relatórios agendados:
- Atualize seus colegas sobre registros específicos
- Gere e envie relatórios antes das reuniões para otimizar a produtividade
- Informar clientes e usuários sobre itens de ação vencidos
- Envie relatórios de desempenho automatizados para seus funcionários e gerentes
- Envie relatórios de faturas vencidas para a gerência e clientes
- Notifique os proprietários de registros sobre negócios que pararam
- Envie relatórios mais detalhados aos representantes de vendas e à gerência
- Atualize os representantes de suporte e gerenciamento sobre o número de tickets de suporte abertos por agente.
Estas são apenas algumas maneiras diferentes pelas quais alguns de nossos clientes estão usando relatórios agendados para economizar tempo, fornecer insights valiosos e aumentar a produtividade sem ter que gastar tempo adicional enviando relatórios manualmente.
Como criar um relatório agendado
A criação de um relatório agendado é um processo simples que requer apenas algumas etapas. Siga as etapas abaixo para começar a agendar seus relatórios no Vtiger:
- Após criar um Relatório, abra-o e clique nos três pontinhos (botão Mais) no canto superior direito do registro. Selecione “Agendar relatório”.
- Em seguida, o usuário deverá preencher e selecionar os dados de para quem o Relatório será enviado, a frequência com que será enviado, o horário de início e o formato do arquivo em que o Relatório será enviado. uma opção para enviar o relatório por e-mail, mesmo que o relatório esteja em branco.
- Após clicar em salvar, aparecerá um pop-up no canto superior direito da tela informando ao usuário que o Relatório foi agendado com sucesso.
- Após o Relatório ter sido agendado com sucesso, os usuários podem fazer ajustes nos destinatários do Relatório, frequência, horário de início e formato do arquivo, abrindo o relatório e clicando no botão “Mais” novamente.
*Nota – Caso seja selecionado o formato de arquivo PDF, serão enviados apenas 1,000 registros no relatório. Os usuários devem agendar em formato CSV ou Excel se o relatório exceder ou for esperado que exceda 1,000 registros.
Os usuários também podem ver quando o relatório está programado para ser acionado a seguir e têm a opção de “remover” o relatório da programação na mesma tela de edição.
Por que esperar, comece a agendar seus relatórios no Vtiger hoje e deixe o poder da automação trabalhar para o seu negócio.
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