Bem-vindo de volta à série de blogs Big Little Things, onde destacamos alguns dos recursos e aprimoramentos menos conhecidos e às vezes esquecidos no Vtiger CRM que dão um grande impacto. Esta postagem destaca o módulo Timelogs, que pode rastrear o tempo gasto em tarefas por usuários ou grupos. Vamos começar pelo básico.
O que são Timelogs?
Quer o seu faturamento dependa do acompanhamento cuidadoso do tempo a cada minuto ou se você deseja acompanhar melhor o tempo gasto em tarefas internas, o módulo Timelogs atenderá às suas necessidades.
Os registros de tempo permitem documentar o tempo gasto em tarefas específicas. O módulo oferece a opção de selecionar a hora e a data de início e a hora e a data de término da atividade e adicionar detalhes adicionais conforme necessário.
Os registros de tempo estão disponíveis em Tarefas, Casos, Tickets Internos e Ordens de Serviço. Você pode encontrar os registros de tempo na seção One View de cada registro, conforme mostrado abaixo.
Você também pode criar os registros de tempo em dois outros locais: O módulo Registros de tempo e o menu Criação rápida.
No módulo Timelogs, você pode criar novos timelogs conforme necessário. Você pode encontrar o módulo abrindo o Menu Principal > Projetos > Ativação de Projetos > Timelogs.
Se você precisar criar um registro de tempo de uma seção não relacionada do CRM, poderá fazê-lo no menu Criação rápida na parte superior da tela rotulada como o ícone '+'.
Criando registros de tempo com o recurso de timer
Você pode achar que fornecer estimativas para cada registro de tempo que você cria é impreciso. Para manter o tempo preciso, um recurso de cronômetro está disponível em registros individuais compatíveis com o módulo Timelogs.
O cronômetro permitirá iniciar, pausar e parar um cronômetro que conta cada segundo que passa. Depois de parar o cronômetro, é criado um registro de tempo que contém o tempo registrado.
Para localizar o cronômetro, vá para a Visualização de Resumo de uma tarefa. Na tarefa, há um ícone de início no canto superior direito da seção de registros de tempo. Clicar neste ícone iniciará o cronômetro.
Clicar no ícone mais uma vez, embora agora esteja na forma de um cronômetro, criará um pop-up contendo o tempo total passado, a capacidade de pausar e a opção de parar o cronômetro.
Pausar o cronômetro permitirá que você reinicie o tempo conforme necessário sem criar um novo registro de registro de tempo. Parar o cronômetro criará o registro de timelog com a hora final adicionada ao registro.
Faturamento por meio de registros de tempo
Se você lida com o faturamento por hora ou outro período de tempo, também pode definir um registro de tempo como faturável por meio do registro relacionado. Isso pode ser feito através de algumas etapas.
Primeiro, ao criar ou editar o registro, defina o registro como 'É faturável'. Isso pode ser selecionado no bloco Detalhes do serviço do registro. Em seguida, vincule um serviço relacionado e defina a taxa na qual você cobrará o serviço.
No exemplo abaixo, defini um caso pendente como 'É faturável' e vinculei o serviço relacionado ao tempo gasto trabalhando no caso. A vinculação de um serviço relacionado é necessária para definir o registro como faturável.
Depois que a alteração for feita, você terá a opção de definir um registro de tempo como faturável também.
Depois que o registro for definido como Fechado ou Resolvido, você poderá criar uma fatura a partir do registro. Essa fatura extrairá as informações diretamente dos registros de tempo definidos como faturáveis com base na taxa definida no registro.
Seguindo esse processo, você pode rastrear com precisão seu tempo faturável gasto em tarefas e faturar rapidamente seus clientes a partir do mesmo registro.
Registros de tempo em ação
O recurso Timelogs é melhor compreendido com um cenário do mundo real.
Por exemplo, uma empresa que oferece serviços de consultoria para empresas iniciantes cobra sessenta dólares por hora pelo tempo gasto com um de seus especialistas. Os clientes primeiro chegam por e-mail. Essa ação gera um Caso no CRM para sua equipe revisar.
O e-mail enviado pelo cliente é encaminhado para a sala de correspondência do CRM, que gera um novo caso.
A partir daí, um membro da equipe começará a trabalhar na solicitação de consulta, que geralmente inclui várias reuniões com o cliente, além de trabalho interno adicional com outros departamentos. Sabendo que a solicitação era para consulta, o usuário primeiro definiria o registro como faturável e vincularia o serviço relacionado.
As reuniões e o tempo interno gasto podem ser calculados por meio de registros de tempo e marcados como faturáveis em cada registro de tempo. Quando a consulta estiver concluída, eles podem gerar e enviar uma fatura ao cliente pelo total de horas trabalhadas. Mesmo com vários registros de tempo vinculados ao caso, todos eles serão adicionados à fatura automaticamente quando ela for criada pela primeira vez.
Agora, esta é apenas uma abordagem generalizada para o processo. Talvez você envie uma cotação primeiro ou lide com o faturamento por meio de um processo diferente. Você pode modificar o CRM e como usá-lo conforme necessário para se adequar melhor ao seu processo de negócios.
Embora o Timelogs seja um recurso pequeno, é uma ferramenta poderosa capaz de rastrear o tempo gasto em tarefas internas e externas.
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