Minha mãe costumava criar listas de verificação o tempo todo – para suas compras, despesas mensais, compras e assim por diante. Suas listas de viagem eram lendárias. Dependendo de onde viajávamos, ela listava todos os itens que precisavam ser embalados, incluindo um jogo de xadrez magnético, giz de cera e quadrinhos para nós, crianças. Suas listas de verificação, no entanto, eram flexíveis e passíveis de mudanças conforme seus caprichos.
Por outro lado, as listas de verificação no hospital de meu pai foram meticulosamente elaboradas e seguidas com diligência. Sendo um cirurgião, garantiu que fossem criadas listas de verificação para diferentes procedimentos – antes, durante e após a cirurgia.
Um estudo americano descobriu que os hospitais que usaram a lista de verificação de segurança cirúrgica da Organização Mundial da Saúde (OMS) reduziram a mortalidade pós-operatória em 22%. 1
Você pode criar listas de verificação para suas tarefas pessoais e profissionais. Você sabia que uma lista de verificação é uma das mais antigas e baratas (se você não se importa com a palavra) e a técnica de gerenciamento mais fácil? Embora Benjamin Franklin seja considerado o pai da lista de verificação moderna, tenho certeza de que as listas de verificação são usadas há séculos.
Neste blog, discutirei como as listas de verificação podem ajudá-lo a aumentar sua produtividade no trabalho, mas primeiro…
O que é uma lista de verificação?
Uma lista de verificação é um auxílio de trabalho que lista tarefas ou atividades que devem ser concluídas dentro de um determinado período. As listas de verificação avançadas também incluem vários requisitos – como ferramentas, dependências e comportamentos, que exigem que você conclua suas tarefas.
Como as listas de verificação ajudam?
Todos nós nos preocupamos com 'mover postes' no trabalho. Às vezes, uma corrida de cem metros pode se transformar em uma maratona.
Também somos prejudicados pelo fato de que a memória humana é limitada. Além disso, muitos de nós tendem a procrastinar, negligenciar ou omitir nossas tarefas. As listas de verificação ajudam você no gerenciamento de projetos – não importa quão pequeno seja um projeto. Pode ser tão simples quanto escrever um blog ou tão complexo quanto implementar uma solução de software.
As listas de verificação ajudam você a:
- Ter controle sobre suas tarefas.
- Identificar e priorizar as etapas que precisam fazer parte do processo.
- Quebrando suas tarefas em seus menores elementos, atribua pessoas e datas.
- Garantir que as tarefas cruciais não sejam ignoradas.
- Concentrando-se nas tarefas em mãos.
- Garantir que as tarefas sejam concluídas na ordem reconhecida.
- Executando consistentemente para concluir suas tarefas para alcançar os resultados desejados.
Como você cria uma lista de verificação?
Agora que você sabe como as listas de verificação o ajudam, o que você acha que precisa fazer parte da lista de verificação? Aqui estão alguns pontos a serem levados em consideração ao criar uma lista de verificação para um procedimento:
- Defina por que uma lista de verificação precisa ser criada.
- Identifique todas as tarefas e subtarefas que precisam ser concluídas.
- Determine como, quando e quem usará a lista de verificação.
- Identifique as pessoas responsáveis por cada tarefa.
- Especifique dependências para tarefas.
Benefícios de usar uma lista de verificação
As listas de verificação fornecem vários benefícios para a organização, bem como para os indivíduos – especialmente o bem-estar mental dos funcionários. Vamos ver como.
Benefícios para a organização
Melhor alocação de tempo e esforço
Listas de verificação precisas ajudam a identificar todas as etapas necessárias para um processo. Você será capaz de identificar tarefas vitais e priorizá-las. Você será capaz de desviar sua atenção, tempo e esforço para completá-los antes dos outros.
Redução de erros
Uma lista de verificação ajuda a listar todas as tarefas e atividades de um processo ou projeto em uma data ou duração definida. Como todas as tarefas estão listadas, as chances de erros são reduzidas e há muito pouco espaço para os funcionários perderem uma tarefa.
Aumento de eficiência
Com as listas de verificação, os funcionários ficam à vontade para trabalhar em um processo como um todo. Os erros são reduzidos. O tempo e o esforço necessários para completar uma tarefa também são reduzidos. Estes levam a um aumento na eficiência. Às vezes, as listas de verificação também ajudam a identificar etapas redundantes ou repetitivas, o que o ajudará a eliminar etapas redundantes ou melhorar um processo.
Identificação de tarefas repetitivas
As listas de verificação facilitam a identificação de tarefas repetitivas ou que levam tempo. Para quem tem processos digitalizados ou usa software, é o primeiro passo para automatizar essas tarefas. Imagine o tempo que você economizará com a automação.
Aumento de produtividade
Leia o acima novamente. Você não acha que todos eles levam a um aumento na produtividade? Afinal, você faz mais em menos tempo.
Benefícios para o funcionário
Comparado a outras técnicas ou ferramentas de gerenciamento, uma lista de verificação pode ser uma ferramenta de gerenciamento simples, mas beneficia seus funcionários de várias maneiras.
Aumenta a motivação
As listas de verificação ajudam a atingir pequenas metas. Com cada tarefa que é concluída, os funcionários sentem uma sensação de realização. Quando estão satisfeitos no trabalho, são motivados a investir em si mesmos e na organização.
Aumenta a criatividade
Nossos cérebros estão programados para pensar e repensar as tarefas que precisam de nossa atenção, criando uma situação estressante. Como as listas de verificação mencionam todas as tarefas que precisam ser feitas, os funcionários se sentem livres e menos estressados. Isso os ajuda a ser criativos no trabalho. Eles apresentarão novas ideias que podem realmente ajudar a melhorar os processos utilizados.
Cria qualidades de liderança
A conclusão de tarefas regularmente traz uma sensação de realização em seus funcionários. Isso cria confiança e os ajuda a procurar tarefas desafiadoras. As listas de verificação ajudam a desenvolver qualidades de liderança em seus funcionários.
Tipos de listas de verificação
Agora você deve estar se perguntando se existem diferentes tipos de checklists! Muitos tentaram categorizá-los, mas tudo depende do tipo de processo ou atividade você deseja criar uma lista de verificação para. Pode ser um checklist de projeto, checklist de segurança, checklist de qualidade, etc. Podem ser criados para equipes, ou para indivíduos, e podem ser feitos para qualquer tipo de profissão.
Pode ser uma simples lista de verificação em que você lista as dez coisas que precisa fazer e as marca à medida que as conclui. Ou pode ser uma lista de verificação para processos complicados com datas e dependências mencionadas.
Há uma variedade de listas de verificação que você pode criar. Tenho certeza que você criou uma lista de verificação ou duas de sua preferência. Eu uso uma planilha EXCEL para criar listas de verificação simples que me ajudam a priorizar e concluir minhas tarefas diariamente. As tarefas pendentes são movidas para o dia seguinte. Eles me ajudam a identificar tarefas cruciais que precisam de minha atenção e empurram outras para o final da lista.
Algumas das minhas listas de verificação também contêm tarefas espalhadas por uma semana, já que a data de conclusão não é imediata.
Vá em frente e crie uma lista de verificação no início do seu dia de trabalho. Veja por si mesmo – como você fará mais em menos tempo.
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Ref: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
