Manter contato com os contatos sempre foi um aspecto crítico de vendas, marketing e retenção. À medida que sua empresa cresce, você pode achar cada vez mais difícil acompanhar o acompanhamento de emails. Também pode ser difícil rastrear quais e-mails foram enviados e em quais dias mais e-mails precisam sair. Automatizando este processo pode ajudar a economizar horas de tempo e é melhor realizado por meio de seqüências de e-mail.
Então, o que são sequências de email?
Em resumo, são uma série de emails criados para serem enviados automaticamente a um contato ou grupo de contatos. Esses e-mails geralmente são baseados em tempo ou com base em um gatilho. No caso do Vtiger, nossas seqüências de email podem ser configuradas em etapas em que, após o envio do primeiro email, os emails em etapas posteriores baseiam-se na abertura do email anterior e no período escolhido após esse acionamento.
Existem situações específicas para essas sequências, alguns profissionais têm longas listas de sequências que podem ser usadas. No caso da Vtiger, queremos ajudar a equipe de vendas a economizar tempo e manter um tom consistente com o alcance de seus emails. Não é segredo que manter uma divulgação consistente com um lead pode ser difícil, especialmente se você tiver dezenas ou centenas de leads que está alcançando semanalmente. Existem quatro questões principais que considero que as sequências de email podem ajudar a resolver no Vtiger:
- O contexto pode ser perdido ao longo do tempo, perdendo muito tempo pesquisando nas conversas anteriores por email. Isso se torna mais evidente à medida que são necessários novos acompanhamentos para uma liderança. Isso pode ser resolvido com seqüências de email, pois os emails já estão gravados e prontos para serem enviados em uma sequência.
- Os acompanhamentos geralmente podem ser esquecidos. Este é um problema muito comum para qualquer pessoa em vendas. Com o grande número de conversas que acontecem por dia, pode ser fácil ignorar um email que deveria ter sido enviado. Seqüências de e-mail automatizam esse processo para que o acompanhamento não seja esquecido.
- A qualidade dos acompanhamentos pode diminuir com o passar do tempo. Tempo e esforço são frequentemente colocados em leads mais ativos se outros não responderem inicialmente. Isso pode ser prejudicial e acabar com vendas perdidas a longo prazo. Como mencionado na primeira edição, com sequências, os emails podem ser escritos com antecedência, garantindo que o conteúdo e a qualidade de cada email sejam perfeitos.
- Acho que o quarto é uma questão mais óbvia, mas vale a pena notar. Muito tempo é gasto todos os dias, simplesmente acompanhando e enviando e-mails de acompanhamento aos leads. Com sequências, esse processo é automatizado e libera tempo para se concentrar em assuntos mais prementes.
Antes de me aprofundar em como esse processo pode ser utilizado no Vtiger, primeiro quero dar alguns exemplos de sequências que você pode usar para o seu negócio. Quero focar em três que acho mais úteis:
1. A sequência de nutrição de leads
Essa sequência é um pouco auto-explicativa do nome. Manter contato com os Leads, sejam eles quentes ou frios, é vital para o processo de vendas. Muitas vezes, é útil criar uma sequência para cada setor com o qual o cliente está negociando. Isso pode significar a criação de seqüências individuais para leads no setor imobiliário, saúde, governo etc.
A automação do alcance pode ajudar você e seu produto a ficar no topo da mente do cliente. Com muitos emails, especialmente emails de campanhas ou sequências de email. Seqüências de e-mail permitem enviar e-mails de acompanhamento adicionais automaticamente, com base em se os e-mails anteriores foram abertos. Isso pode aumentar as chances de o lead abrir um email, pois mais serão enviados.
2. A sequência de integração
Eu sei que este é particularmente útil para nós aqui em Vtiger. Gostamos de garantir que os clientes utilizem o software que oferecemos em toda a sua extensão e da maneira mais eficiente possível. Os e-mails que ajudam a direcionar os clientes para nossos recursos de suporte on-line e informações de contato podem nos ajudar a conectar, entender melhor suas necessidades de negócios e orientá-los sobre quaisquer necessidades de personalização que eles tenham.
3. A sequência de repetição do cliente
Por que é importante procurar repetir os clientes? Smallbiztrends. com compartilhou algumas estatísticas que fornecem algumas dicas sobre o assunto, mas achei o mais importante: “A probabilidade de vender para um cliente existente é de 60 a 70%. A probabilidade de vender para um novo cliente em potencial é de 5 a 20%. ”
Essa estatística mostra como é importante manter contato e reter clientes repetidos. Esses e-mails podem ser tão simples quanto mencionar um novo lançamento ou desconto de produto oferecido. Isso pode ajudar muito a aumentar as vendas e mostrar que você se importa tanto com os clientes existentes quanto com os clientes em potencial.
Como criar seqüências no Vtiger
As sequências de email diferem das campanhas de email, pois oferecem um processo automatizado mais personalizado para os emails enviados aos contatos. Levamos isso em consideração ao estruturar as seqüências de email do Vtiger.
Existem dois pré-requisitos que precisam ser atendidos antes de criar sua primeira sequência de email no seu CRM Vtiger.
- Configure sua Caixa de entrada com seu endereço de e-mail relacionado ao trabalho
- Verifique seu endereço de e-mail
Depois que essas duas etapas forem concluídas, você poderá começar a criar sua sequência. Primeiro, você deseja acessar o módulo de seqüências de email. Isso pode ser encontrado entrando primeiro no menu suspenso 'Vendas' e depois clicando na opção 'Sequências de email' em 'Ativação de vendas'.
Isso deve levar você para a tela abaixo, com uma sequência de exemplo criada para o CRM. Iremos ignorar essa sequência e, em vez disso, clicar no botão 'Nova sequência' no canto superior direito.
Isso levará você para a tela abaixo.
Como você pode ver, estamos no nosso primeiro e-mail para a sequência. Para configurar este email, recomendo fazê-lo nas seguintes etapas:
- Nomeie a sequência
- Programar quando o email será enviado
- Adicionar um assunto ao email
- Escreva o corpo do email ou escolha um modelo de email.
Parabéns! Você concluiu a primeira etapa da sua primeira sequência. Sua tela agora deve ser semelhante à abaixo.
Agora você pode adicionar estágios subsequentes à sequência de email, seguindo as etapas 2 a 4. Para outras etapas, você também precisará adicionar um gatilho para quando o email será enviado. Esses gatilhos são baseados no estágio anterior. O que eu configurei abaixo significa que o segundo estágio da sequência será enviado somente quando o primeiro estágio do email não tiver sido aberto após uma semana.
Depois de concluir a criação dos estágios, agora você pode adicionar destinatários para a sequência de email. O número máximo atual de contatos para os quais uma sequência pode ser enviada é 150. O envio de um número maior de emails deve ser feito por meio de nossas campanhas por email. Se você ainda não deseja receber destinatários para a sequência de e-mail, pode pular esta etapa.
Os destinatários podem ser adicionados de várias maneiras:
- Pesquisando individualmente cada contato.
- Ao procurar por um lista de contatos no módulo de contatos.
Depois que os destinatários foram ou não foram adicionados, você pode ir para a seção 'Outras configurações' da sequência. Esta seção permite escolher a quem a sequência é atribuída pelos usuários no seu CRM e com quem você deseja compartilhar a sequência.
Depois de adicionados, agora você pode salvar sua sequência.
Mais sobre sequências de email
Há mais um método no qual sequências de email podem ser usadas no CRM. A sequência de email pode ser escolhida em emails individuais enviados a partir de um registro de contato. Esse método também pode ser extremamente útil se a sequência for usada com base nas atividades executadas por cada Lead ou Cliente.
Abaixo, você pode ver onde a Sequência pode ser escolhida ao enviar um email para um Contato.
Você quer ter certeza de que a sequência que deseja usar está atualmente definida como ativa; caso contrário, ela não será exibida na lista suspensa Sequência.
Você também pode visualizar as estatísticas das seqüências que foram enviadas anteriormente. Isso inclui informações como taxa de abertura e taxa de cliques. Isso pode ajudar na criação e modificação de seqüências para aumentar essas estatísticas, mas também pode ajudar a simplesmente saber quais sequências não estão funcionando bem, para que você não perca tempo enviando sequências que não estão sendo abertas ou que tenham mais interação com o lead.
Envolvendo tudo
Espero que depois de ler isso, você não apenas entenda como configurar uma sequência de email no Vtiger, mas também tenha aprendido algumas novas maneiras pelas quais as sequências de email são usadas.
Eu recomendo testar seqüências por si mesmo. Divirta-se com isso. Descubra quanto tempo pode ser economizado e como o aumento da comunicação com clientes e leads ajuda sua empresa a crescer.
Se você tiver alguma dúvida ou preocupação ao configurar suas seqüências de email, entre em contato conosco. Nós estamos sempre felizes em ajudar.
