Quando os funcionários de uma empresa trocam documentos uns com os outros, se isso não acontece por meio de um sistema de gerenciamento de documentos, é mais do que provável que ocorra por e-mail ou na forma de cópias impressas. Isso pode acontecer quando um associado de vendas solicita uma garantia de marketing para ajudar a fechar um negócio ou quando um associado de atendimento ao cliente solicita um manual de produto atualizado para compartilhar com um cliente. Infelizmente, isso pode levar o solicitante a esperar horas a dias para receber o documento e, mesmo depois de recebê-lo, o documento se perde em caixas de entrada ou bandejas de papel (fato interessante: 7.5% de arquivos em papel ficam completamente ausência de).
O Vtiger resolve os desafios mais significativos associados ao gerenciamento e compartilhamento de documentos em uma organização. Cada conta Vtiger fica entre 5GB e 25GB de espaço para uploads diretos. Isso pode ser estendido ao sincronizar diretamente com as soluções de armazenamento mais populares Box, Dropbox e até mesmo o Google Drive. Uma vez que os documentos estão no Vtiger, eles exibem metadados úteis como datas de upload e podem ser organizados em pastas relevantes, podem ser pesquisados internamente, vinculados a registros de contatos ou transações ou compartilhados externamente com terceiros em apenas alguns cliques.
Três benefícios principais de gerenciamento de documentos no Vtiger:
1. Gaste menos tempo pesquisando documentos
As equipes que usam o Vtiger para gerenciamento de documentos gastam menos tempo organizando em torno da troca de documentos. As equipes de vendas não precisam mais enviar solicitações de marketing para garantia de marketing atualizada. As equipes de marketing não precisam mais lidar com solicitações de documentos individuais de associados de vendas. As equipes de atendimento ao cliente encontram e compartilham facilmente a documentação do produto e outras informações solicitadas pelos clientes. E qualquer pessoa que trabalhe com um cliente pode ver o contato e lidar com documentos relevantes, como especificações do produto, de frente para o centro, dentro do registro de um contato.
2. Tenha certeza de que você está com a versão mais recente
O Vtiger mostra metadados como o último horário modificado de um documento e permite armazenar números de versão com documentos. Dessa forma, você sempre sabe que está trabalhando com as informações certas. Se você carregar novos documentos, as versões mais antigas serão salvas automaticamente como referência.
3. Economize tempo e dinheiro gastos na configuração de um sistema de gerenciamento de documentos separado
A configuração de um sistema de gerenciamento de documentos separado envolve outras cobranças de configuração, taxas mensais e outras despesas de manutenção que podem custar centenas ou milhares de dólares, dependendo do número de usuários. O Vtiger permite que você gerencie até 25GB de documentos gratuitamente e, para mais espaço livre, integra-se aos provedores de compartilhamento de arquivos mais usados, como o Box, o Google Drive e o Google Drive. Isso também facilita o compartilhamento de arquivos com pessoas de fora da organização.
Leia o nosso documentação para saber mais ou colocar um comentário em caso de dúvidas.
