O que é produtividade?
A produtividade determina o padrão de resultados. A produtividade geralmente se refere à capacidade de um indivíduo, equipe ou organização de trabalhar eficientemente dentro desse tempo para maximizar a produção.
O trabalho é um ciclo de definição e cumprimento de metas ou prazos - indivíduos e empresas exigem sistemas e ferramentas de produtividade para se manterem atualizados e entregarem resultados.
Pesquisadores estudaram os trabalhadores do conhecimento em 2013 e novamente durante o bloqueio pandêmico de 2020 e encontraram mudanças significativas na forma como eles estão trabalhando.
Aqui estão as principais conclusões:
- O Lockdown nos ajuda a focar no trabalho que realmente importa. Estamos gastando 12% menos tempo em grandes reuniões e 9% mais tempo interagindo com clientes e parceiros externos.
- O bloqueio nos ajuda a assumir a responsabilidade por nossos próprios horários. Fazemos 50% mais atividades por escolha pessoal – porque as consideramos importantes – e metade disso porque outra pessoa nos pediu.
- Durante o bloqueio, vemos nosso trabalho como mais valioso. Classificamos as coisas que fazemos como valiosas para nosso empregador e para nós mesmos. O número de tarefas classificadas como cansativas cai de 27% para 12%, e o número que poderíamos transferir prontamente para outras pessoas cai de 41% para 27%.
A produtividade é uma função de muitos fatores – organização, ambiente de trabalho, motivação, gerenciamento de tempo e saúde.
Aqui estão as ferramentas que podem ajudá-lo a aumentar sua produtividade no trabalho:
Ferramentas Organizacionais
A organização é importante para a produtividade. Tradicionalmente, listas de tarefas, planilhas, diários, planejadores e notas adesivas ajudam a organizar as atividades. As ferramentas organizacionais digitais podem fazer muito mais.
Diários digitais como Penzu, planejadores de conteúdo como Hootsuite e planilhas digitais como Airtable facilitam adicionar, gerenciar, colaborar, organizar e acessar dados e conhecimento. Evernote, Microsoft OneNote e Dropbox paper ajudam a fazer anotações enquanto Sanebox e Unroll.me ajudam a organizar e organizar emails.
Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
O gerenciamento de projetos é necessário para atingir as metas de um projeto com restrições de escopo, tempo e orçamento. Ferramentas como Process Bliss e ClickUp ajudam a gerenciar processos e fluxo de trabalho.
Project Libre, Rational Plan e GanttPRO executam atividades adicionais como planejamento de recursos, gerenciamento de orçamento e monitoramento de progresso. Outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como ProofHub, Infinity e Wrike, também aumentam a produtividade do trabalho.
Ferramentas de comunicação
A verificação de e-mails afeta a produtividade e aumenta os níveis de estresse. Um estudo revela que leva 60 segundos em média para voltar ao trabalho depois de verificar os e-mails. No entanto, é igualmente importante manter as comunicações de trabalho, especialmente se você estiver trabalhando com uma equipe ou tarefa coletiva.
Ferramentas de comunicação como Shift, Fleep e Litmus ajudam a gerenciar várias contas, e-mails, aplicativos da web e ferramentas. Email Finder e Right Inbox também tornam as comunicações por e-mail mais fáceis e rápidas. Zoom, Skype e Gotomeeting são excelentes ferramentas para reuniões de equipe e videoconferência.
Ferramentas de e-learning
A produtividade aumenta quando você melhora significativamente suas habilidades. Uma nova habilidade ou conhecimento de substituição impulsiona seu desenvolvimento pessoal e profissional. O CodeNest permite que você aprenda até mesmo os cursos técnicos mais complexos com facilidade e melhore sua produtividade.
Ferramentas de controle de tempo
O gerenciamento do tempo gera alta produtividade porque os objetivos ou metas são alcançados dentro do prazo atribuído. Mesmo com uma agenda ou lista de tarefas, é possível perder a noção do tempo e passar mais horas do que o pretendido em uma tarefa.
As ferramentas de rastreamento de tempo rastreiam a quantidade de tempo gasto em um projeto e garantem que você esteja dentro de suas tarefas o tempo todo. Essas ferramentas de produtividade são recomendadas para equipes remotas. Exemplos incluem Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff e Time doctor.
Ferramentas de Colaboração
O trabalho em equipe aumenta a produtividade porque diferentes indivíduos reúnem recursos para atingir um objetivo. As principais ferramentas de colaboração amplamente utilizadas são Slack, Google Docs, Bit.ai e Trello. Eles permitem que vários indivíduos trabalhem em um projeto.
As ferramentas de colaboração são essenciais para comunicação, contribuição e monitoramento em projetos de equipe. Eles ajudam a organizar sua carga de trabalho ao oferecer suporte à delegação, pois vários indivíduos podem lidar com diferentes tarefas em um espaço de trabalho.
Ferramentas de gerenciamento de armazenamento
O armazenamento em nuvem pode ser um método barato e eficiente em termos de tempo para armazenar e fazer backup de um sistema. No entanto, seus recursos adicionais incluem hospedagem de sites, hospedagem de e-mail, espaços de trabalho móveis e compartilhamento direto de arquivos.
As ferramentas de armazenamento em nuvem para aumentar a produtividade pessoal e no local de trabalho incluem: iCloud, Google Drive e Microsoft OneDrive. Eles fornecem fácil acesso e proteção aos arquivos. Ferramentas de gerenciamento de conhecimento como o Tettra facilitam a busca e atualização de informações.
Ferramentas de agendamento
Seguir um cronograma ajuda você a tentar fazer mais em menos tempo. O agendamento dá a capacidade de priorizar tarefas, metas e concluir projetos dentro do tempo disponível. Eles aumentam a produtividade por meio de planejamento prévio e lembretes.
Você pode agendar compromissos, reservas, reuniões, mensagens e tarefas com essas ferramentas. Ele também pode sincronizar com calendários digitais e usar algoritmos de IA para aprender sua programação e assumir a organização, reserva e atualização de eventos. Essas ferramentas incluem Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger e Doodle.
Ferramentas de gerenciamento de saúde
Saúde é riqueza porque a produtividade de um indivíduo depende essencialmente de sua saúde física e mental. Algumas ferramentas ajudam a observar e manter o bem-estar geral do seu corpo. MyFitnessPal, estúdio de ioga, Talkspace, TMetric, Streak, Loseit, Doropomo ajudam a aumentar a produtividade do trabalho, ajudando você a acompanhar e manter seu estado psicológico, hábitos saudáveis e peso.
Conclusão
Sua produtividade afeta diretamente o padrão e a quantidade de seus resultados. A alta produtividade coloca você no topo das coisas em sua vida porque gradualmente o tira do ciclo de perseguir prazos. Ele fornece uma sensação de realização depois que cada trabalho é feito e evita que você se esgote. Escolha no mínimo um aplicativo de cada categoria e veja seu nível de produtividade disparar.
