Para gerentes de projeto, gerenciar equipes grandes ou pequenas, controlar quantas horas os membros da equipe gastam em cada tarefa é um grande desafio. Os funcionários odeiam preencher manualmente planilhas de horas - registrar quanto tempo levaram para concluir uma tarefa, relacionar as tarefas a um projeto e cliente específicos e enviar para seus gerentes no final da semana. Os gerentes de projeto enfrentam a resistência dos membros da equipe com desculpas como - “Estou muito ocupado para controlar tudo que faço”, ou “Multitarefa torna difícil para mim controlar o tempo de cada tarefa”, ou “Perdi preencher o quadro de horários na semana passada e agora não me lembro o que fiz. ”
Quando os gerentes ordenam que seus funcionários registrem os quadros de horários, muitos funcionários passam as tardes de sexta-feira tentando lembrar o que eles fizeram durante a semana e entrando no que se lembram. Isso resulta em envios de quadro de horários incompletos, imprecisos e atrasados. E os gerentes de projeto que usam essas métricas para planejar os projetos futuros acabam definindo prazos inatingíveis para as tarefas do projeto e alocam orçamento e recursos imprecisos.
O novo rastreador de tempo do Vtiger foi projetado para ajudar os funcionários a registrar automaticamente seu tempo gasto em tarefas diárias do projeto, enquanto os gerentes de projeto obtêm uma maior visibilidade no dia de trabalho dos membros da equipe. Os funcionários que trabalham em tarefas de projeto no Vtiger iniciam o cronômetro com um clique no início da tarefa e interrompem a conclusão. Tem que fazer uma pausa no meio? Basta pausar o temporizador e retomar quando estiver de volta. Falta retomar o temporizador no retorno? Não se preocupe. O Vtiger também suporta registro de tempo manual para inserir a duração de tempo perdida.
Tarefas de projeto são de dois tipos: um faturável e outro não faturável. Assim que uma tarefa do projeto for concluída, o Vtiger permite marcá-la como faturável ou não faturável. Sua equipe de contabilidade pode gerar uma fatura para todas as tarefas faturáveis de um projeto com um clique, enquanto a revisão de tarefas não faturáveis ajuda a planejar o projeto agendado com mais precisão.
O tempo de rastreamento nas tarefas do projeto ajuda a:
- Melhore as cotações e estimativas:
- Clientes de faturamento com precisão:
- Cortar a folga:
Os relatórios de tempos de referência de projetos anteriores ajudam os gerentes a planejar o orçamento e os cronogramas para projetos semelhantes no futuro. O rastreamento de tempo ajuda os gerentes a prever quantas horas de esforços serão necessárias para um tipo específico de projeto. Por exemplo, se for estimado que um projeto leva 5 horas para conclusão, mas leva 7 horas, o gerente pode definir as futuras cotações para projetos semelhantes para 9 horas.
Além disso, ajuda os gerentes a revisar o orçamento e os prazos conforme o andamento do projeto. Digamos que você tenha um projeto estimado para exigir 20 horas de trabalho. No meio do caminho, o cliente apresenta algumas mudanças e solicitações de recursos adicionais, adicionando outras horas 4 para a conclusão do projeto. Agora, você pode abordar o cliente dizendo que o orçamento do projeto precisa ser aumentado em X para acomodar novas alterações e indicar o número exato de horas que sua equipe já gastou nas tarefas que precisam passar por mudanças.
Os clientes estão se tornando mais preocupados com os custos. Eles examinam o projeto de lei mais de perto para ver se há alguma chance de negociação ou disputa. Se os clientes são cobrados em bloco - onde vários pequenos serviços são agrupados em uma única entrada de bloco com um único valor de tempo - eles presumem que é uma estratégia que você está usando para encobrir sua ineficiência. Por exemplo, uma fatura de uma agência de publicidade, criando um conteúdo de vídeo, bloquear a cobrança de um cliente será semelhante - redação do conteúdo, criação de vídeo, narração, edição - 9h30. Se cada uma dessas tarefas for faturada com taxas diferentes, uma vez que a fatura não dá uma imagem clara de quantas horas foram gastas em cada uma dessas tarefas - haverá espaço para suspeitas.
Com o rastreador de tempo da Vtiger, sua equipe de contabilidade pode criar faturas com todos os detalhes das horas exatas gastas nas tarefas pelas quais são cobradas. Vamos voltar ao exemplo de faturamento da agência de publicidade - com Vtiger a fatura será parecida com: serviço de redação de conteúdo - 2h30min, serviço de criação de vídeo - 2h30min, serviço de voz - 1h30min, serviço de edição - 3h, total - 9h30min. A especificação separada dos serviços junto com a duração do tempo e o custo não deixa espaço para qualquer suspeita.
Harvard Business Review observa que horas de trabalho não acompanhadas podem custar a economia dos EUA 7.4 bilhões de dólares por dia. Quando os membros de sua equipe controlam seu tempo, eles terão uma idéia de quantas horas planejaram gastar em uma tarefa e quantas horas realmente gastaram nela. O rastreamento de tempo ajuda os membros da equipe a identificar as tarefas que estão se estendendo além do cronograma; e porque eles se sentem responsáveis, os membros da equipe se concentram em completar a tarefa.
Leia a Documentação de controle de tempo para começar. Tem alguma pergunta? Por favor, sinta-se livre para deixar um comentário de e-mail para nós em [email protegido]
