Aurik + Vtiger CRM

INDÚSTRIA

Consultoria de Gestão

LOCALIZAÇÃO

Joanesburgo, África do Sul

BENEFÍCIOS

  • Tempo de resposta aprimorado
  • Maior desempenho da equipe

RECURSOS FAVORITOS

Empresa

O Aurik é um acelerador de negócios que trabalha com empresários empreendedores e clientes corporativos para melhorar o desempenho de negócios e fornecedores por meio de inovação, desenvolvimento de negócios e criação de oportunidades. Estabelecida na 2001, a Aurik cresceu de forma impressionante com um crescimento anual de mais de 200% nos últimos anos da 4 e é líder no mercado. A Aurik emprega mais de 150 pessoas, incluindo mentores e facilitadores que apoiam mais de mil pequenas e médias empresas desde a sua criação.

Desafio

Em qualquer ponto do tempo, a Aurik trabalha com clientes de pequenas e médias empresas da 350. Ao longo dos meses da 6, os mentores e facilitadores que trabalham para a Aurik normalmente realizam reuniões presenciais da 7000 com seus clientes. Desde seus primeiros dias, Aurik sabia que precisava de uma ferramenta para rastrear o progresso e gerar relatórios sobre projetos para facilitar os processos de entrega entre os membros da equipe. Quando Carien Engelbrecht, diretor de operações da Aurik, estava procurando uma solução, seu fornecedor de TI na época sugeriu Salesforce. “Eu olhei para o Salesforce e odiei”, diz Carien. “Foi muito complicado. Eu queria um sistema de CRM que oferecesse mais funcionalidade do que o que um CRM normal faz, mas ainda assim seria fácil de usar ”.

A solução: Vtiger CRM

Além de seu gerenciamento de projetos integrado, geração de relatórios e gerenciamento robusto de casos com SLAs poderosos, a Aurik selecionou o Vtiger em parte por sua extrema facilidade de adoção. “Para mim, o que fez toda a diferença foi a capacidade do Vtiger de se autoconfigurar para trabalhar para o Aurik”, diz Carien. “A maneira como podemos configurar o Vtiger é muito simples. E por causa dessa simplicidade, conseguimos construir uma ferramenta que realmente funcionou para nós ”.

Todos no Aurik abrem o Vtiger mesmo antes de abrirem o Outlook

Um dia típico no Aurik começa com os funcionários que entram no Vtiger. "Todos os dias, a primeira coisa que eu olho é o painel", diz Carien. O painel do Vtiger dá a Carien um instantâneo preciso do que está acontecendo em seus vários times. Ela obtém acesso rápido ao status da tarefa do projeto, tickets e ocorrências pendentes - que afetam diretamente o fluxo dos negócios. “Quando estou olhando para o painel, estou tentando ver onde está o problema. Deixe-me explicar. Nós usamos os tickets extensivamente - todo mundo no Aurik usa e ganha ingressos. A equipe de agendamento que agenda reuniões entre nossos clientes e facilitadores é multada sempre que um cliente ou facilitador cancela. Eu assisto o volume de ingressos sentado com diferentes agendadores do painel. Se eu localizar um agendador com vários tickets não resolvidos, sei que há um problema. Isso quer dizer que o painel ajuda a identificar se alguém não está lidando por algum motivo para que eu possa ajudá-lo com algum treinamento ou redistribuir a carga de trabalho para que o negócio funcione sem problemas. ”

O Aurik usa os tickets em dois contextos. A primeira é a bilhetagem dos membros da equipe de agendamento quando um cliente ou facilitador cancela. No segundo contexto, os facilitadores são multados quando os empresários com quem trabalham levantam uma bandeira vermelha. “Os facilitadores trabalham com as PMEs o tempo todo. Como somos um acelerador de negócios, precisamos saber quando um cliente de pequena empresa está com problemas. Por meio de tickets, os membros da equipe podem chamar a atenção para problemas de negócios, para que possamos fornecer suporte rapidamente. Então, quando eu ligo o Vtiger, o painel imediatamente me dá a sensação da temperatura do negócio ”

O Aurik não funcionava como funciona sem tarefas e relatórios do projeto

“Do ponto de vista de gerenciamento, o painel mostra o volume das tarefas do projeto que começam e terminam em um mês. Isso me dá uma indicação imediata dos meus limites de capacidade e me ajuda a equilibrar e gerenciar a capacidade daqui para frente. "

Todo cliente está inscrito em um Programa customizado composto por um grande número de atividades distintas (tarefas do projeto). Antes de usar o Vtiger, era extremamente difícil para o Aurik rastrear as tarefas do projeto. O acompanhamento do progresso nas tarefas do projeto é fundamental para o Aurik trabalhar com sucesso. “Nós construímos nosso negócio a partir do Vtiger. O maior benefício do Vtiger é que eu posso acompanhar onde estamos em um programa para um cliente ”. Podemos ver quem está no caminho certo e quem está ficando para trás.

A Vtiger nos ajudou a melhorar nosso tempo de retorno de programação de nossos clientes para os mentores

Quando o Aurik começou a usar casos em abril, houve um grande número de violações e hoje eles não têm uma única violação.

“Quando um novo cliente começa a trabalhar conosco, precisamos agendá-lo rapidamente. Antes do módulo de casos do Vtiger introduzir, estávamos lutando com os tempos de resposta. Com o módulo Casos do Vtiger, conseguimos configurar casos e criar fluxos de trabalho que passariam o cliente de um estágio para o próximo, sem qualquer atraso. Nós configuramos o SLA e medimos o desempenho em relação ao SLA. Os membros da minha equipe agora podem ver em que período eles têm que terminar o trabalho. Até que tivéssemos essa visibilidade no desempenho de nossa equipe, era tudo um trabalho de adivinhação ”.

Empresa

O Aurik é um acelerador de negócios que trabalha com empresários empreendedores e clientes corporativos para melhorar o desempenho de negócios e fornecedores por meio de inovação, desenvolvimento de negócios e criação de oportunidades. Estabelecida na 2001, a Aurik cresceu de forma impressionante com um crescimento anual de mais de 200% nos últimos anos da 4 e é líder no mercado. A Aurik emprega mais de 150 pessoas, incluindo mentores e facilitadores que apoiam mais de mil pequenas e médias empresas desde a sua criação.

Desafio

Em qualquer ponto do tempo, a Aurik trabalha com clientes de pequenas e médias empresas da 350. Ao longo dos meses da 6, os mentores e facilitadores que trabalham para a Aurik normalmente realizam reuniões presenciais da 7000 com seus clientes. Desde seus primeiros dias, Aurik sabia que precisava de uma ferramenta para rastrear o progresso e gerar relatórios sobre projetos para facilitar os processos de entrega entre os membros da equipe. Quando Carien Engelbrecht, diretor de operações da Aurik, estava procurando uma solução, seu fornecedor de TI na época sugeriu Salesforce. “Eu olhei para o Salesforce e odiei”, diz Carien. “Foi muito complicado. Eu queria um sistema de CRM que oferecesse mais funcionalidade do que o que um CRM normal faz, mas ainda assim seria fácil de usar ”.

A solução: Vtiger CRM

Além de seu gerenciamento de projetos integrado, geração de relatórios e gerenciamento robusto de casos com SLAs poderosos, a Aurik selecionou o Vtiger em parte por sua extrema facilidade de adoção. “Para mim, o que fez toda a diferença foi a capacidade do Vtiger de se autoconfigurar para trabalhar para o Aurik”, diz Carien. “A maneira como podemos configurar o Vtiger é muito simples. E por causa dessa simplicidade, conseguimos construir uma ferramenta que realmente funcionou para nós ”.

Todos no Aurik abrem o Vtiger mesmo antes de abrirem o Outlook

Um dia típico no Aurik começa com os funcionários que entram no Vtiger. "Todos os dias, a primeira coisa que eu olho é o painel", diz Carien. O painel do Vtiger dá a Carien um instantâneo preciso do que está acontecendo em seus vários times. Ela obtém acesso rápido ao status da tarefa do projeto, tickets e ocorrências pendentes - que afetam diretamente o fluxo dos negócios. “Quando estou olhando para o painel, estou tentando ver onde está o problema. Deixe-me explicar. Nós usamos os tickets extensivamente - todo mundo no Aurik usa e ganha ingressos. A equipe de agendamento que agenda reuniões entre nossos clientes e facilitadores é multada sempre que um cliente ou facilitador cancela. Eu assisto o volume de ingressos sentado com diferentes agendadores do painel. Se eu localizar um agendador com vários tickets não resolvidos, sei que há um problema. Isso quer dizer que o painel ajuda a identificar se alguém não está lidando por algum motivo para que eu possa ajudá-lo com algum treinamento ou redistribuir a carga de trabalho para que o negócio funcione sem problemas. ”

O Aurik usa os tickets em dois contextos. A primeira é a bilhetagem dos membros da equipe de agendamento quando um cliente ou facilitador cancela. No segundo contexto, os facilitadores são multados quando os empresários com quem trabalham levantam uma bandeira vermelha. “Os facilitadores trabalham com as PMEs o tempo todo. Como somos um acelerador de negócios, precisamos saber quando um cliente de pequena empresa está com problemas. Por meio de tickets, os membros da equipe podem chamar a atenção para problemas de negócios, para que possamos fornecer suporte rapidamente. Então, quando eu ligo o Vtiger, o painel imediatamente me dá a sensação da temperatura do negócio ”

O Aurik não funcionava como funciona sem tarefas e relatórios do projeto

“Do ponto de vista de gerenciamento, o painel mostra o volume das tarefas do projeto que começam e terminam em um mês. Isso me dá uma indicação imediata dos meus limites de capacidade e me ajuda a equilibrar e gerenciar a capacidade daqui para frente. "

Todo cliente está inscrito em um Programa customizado composto por um grande número de atividades distintas (tarefas do projeto). Antes de usar o Vtiger, era extremamente difícil para o Aurik rastrear as tarefas do projeto. O acompanhamento do progresso nas tarefas do projeto é fundamental para o Aurik trabalhar com sucesso. “Nós construímos nosso negócio a partir do Vtiger. O maior benefício do Vtiger é que eu posso acompanhar onde estamos em um programa para um cliente ”. Podemos ver quem está no caminho certo e quem está ficando para trás.

A Vtiger nos ajudou a melhorar nosso tempo de retorno de programação de nossos clientes para os mentores

Quando o Aurik começou a usar casos em abril, houve um grande número de violações e hoje eles não têm uma única violação.

“Quando um novo cliente começa a trabalhar conosco, precisamos agendá-lo rapidamente. Antes do módulo de casos do Vtiger introduzir, estávamos lutando com os tempos de resposta. Com o módulo Casos do Vtiger, conseguimos configurar casos e criar fluxos de trabalho que passariam o cliente de um estágio para o próximo, sem qualquer atraso. Nós configuramos o SLA e medimos o desempenho em relação ao SLA. Os membros da minha equipe agora podem ver em que período eles têm que terminar o trabalho. Até que tivéssemos essa visibilidade no desempenho de nossa equipe, era tudo um trabalho de adivinhação ”.