FM Bird + Vtiger CRM

TL;DR resumo

• Visão geral do FM Bird: Uma empresa japonesa voltada para serviços, especializada na gestão de personalidades da mídia, oferecendo cursos e insights sobre distribuição de áudio e vídeo.
• Reputação: Conhecido por desenvolver talentos de mídia, como DJs de rádio e locutores esportivos, e reconhecido como 'o único curso do Japão'.
• Desafio Operacional: Confiava em um banco de dados Access desatualizado e enfrentava complexidades nas operações financeiras devido à estrutura de taxas bancárias do Japão e à consolidação de pagamentos dos clientes.
• Limitação técnica: Utilizei o sistema japonês Ya Yoi para cumprimento fiscal, mas enfrentei desafios de linguagem e interface, recorrendo a planilhas.
• Implementação de CRM Vtiger: Adotado para centralizar dados e operações de vendas, agilizando os processos de negócios.
• Módulos Utilizados: Gerenciar faturas, cotações e pedidos de vendas; ofereceu uma abordagem eficiente para interação com o cliente e documentação financeira.
• Benefício da função de pagamento: Rastreamento e reconciliação de pagamentos simplificados, especialmente com clientes que consolidam pagamentos de múltiplas faturas.
• Vantagem do sistema de relatórios: Permitiu compilação e análise mais fáceis de dados financeiros e de clientes para uma tomada de decisão informada.
• Eficiência operacional: A transição do banco de dados Access para o Vtiger CRM melhorou o gerenciamento de dados e a eficiência operacional.
• Impacto nos negócios: O Vtiger CRM aprimorou as operações de vendas, o gerenciamento de relacionamento com o cliente e posicionou a FM Bird para o sucesso contínuo.

Sobre a empresa

FM Bird é uma empresa japonesa voltada para serviços especializada na gestão de personalidades da mídia. Com sede em Tóquio e forte presença em Nagoya e Osaka, a empresa é reconhecida por sua expertise em orientar tanto iniciantes quanto profissionais experientes por meio de cursos práticos. Suas ofertas abrangentes incluem informações valiosas sobre distribuição de áudio e vídeo.

Distinguida por seu compromisso inabalável com o desenvolvimento de talentos de mídia, a FM Bird Academy tem incentivado consistentemente indivíduos como DJs de rádio, apresentadores e locutores esportivos. Ao longo das décadas, a FM Bird construiu uma reputação robusta, ganhando orgulhosamente a distinção de ser reconhecida como 'o único curso do Japão'.

Numa discussão recente, Reinhold, gestor de TI freelancer da FM Bird, destacou os vários desafios que afetam a produtividade empresarial da empresa. Notavelmente, a implementação do Vtiger CRM surgiu como uma solução para enfrentar estes desafios de forma eficaz.

O Desafio

A FM Bird utilizou inicialmente um banco de dados Access, que serviu bem à empresa por um período significativo. No entanto, à medida que o ambiente de negócios evoluiu, tornou-se evidente que a base de dados existente, com uma década de existência, não poderia mais ser atualizada para atender às atuais necessidades operacionais da FM Bird.

Além disso, a empresa enfrentou um desafio no aspecto financeiro de suas operações. A estrutura das taxas bancárias no Japão apresentava complexidades na atribuição de faturas. Este desafio foi ainda agravado pelo facto de os clientes da FM Bird consolidarem frequentemente pagamentos de múltiplas faturas em transferências bancárias únicas.

Para cumprir as obrigações fiscais, a FM Bird utilizou um sistema tecnológico japonês conhecido como Ya Yoi. Embora eficaz para a finalidade pretendida, a falta de uma versão em inglês e certas limitações de interface levaram Reinhold a utilizar cálculos de planilhas como método alternativo para gerenciar esses processos.

A solução: centralizando dados e operações de vendas no Vtiger CRM

Em resposta aos desafios operacionais enfrentados pela FM Bird, a administração apresentou a ideia de adotar o Vtiger CRM, decisão que foi acordada coletivamente pela equipe. Este CRM foi selecionado por sua funcionalidade robusta e capacidade de agilizar vários aspectos do processo de negócios.

Os módulos específicos do Vtiger CRM empregados pela FM Bird incluíam aqueles para gerenciamento de faturas, cotações e pedidos de vendas. Esses módulos são normalmente projetados para facilitar uma abordagem eficiente e integrada para lidar com interações com clientes e documentos financeiros. Eles permitem a criação, rastreamento e atualização de cotações e faturas diretamente no sistema, garantindo um fluxo contínuo desde as cotações de vendas até os pedidos confirmados e, finalmente, o faturamento.

Um dos recursos de destaque do FM Bird foi a função de pagamento do Vtiger CRM. Esse recurso normalmente oferece uma visão consolidada de pagamentos e faturamento, simplificando a tarefa de rastreamento e reconciliação de pagamentos. É particularmente benéfico para empresas como a FM Bird, que já havia enfrentado desafios devido à consolidação de vários pagamentos de faturas pelos clientes. O sistema provavelmente forneceu opções para registrar pagamentos parciais, pagamentos totais e pagamentos indevidos, oferecendo assim uma solução abrangente para o gerenciamento de transações financeiras.

Reinhold, o gerente de TI, destacou o sistema flexível de relatórios do Vtiger CRM como uma vantagem importante. Em muitos sistemas CRM, as ferramentas de relatórios são cruciais para gerar insights a partir dos dados. Essas ferramentas geralmente permitem que os usuários criem relatórios personalizados, extraindo pontos de dados específicos relevantes para as necessidades do negócio. Para a FM Bird, isso significou compilação e download mais fáceis de dados financeiros e de clientes, permitindo uma tomada de decisões e desenvolvimento de estratégias mais informadas.

Com o acúmulo de dados suficientes no Vtiger CRM, a FM Bird conseguiu fazer a transição do antigo banco de dados Access. Esta mudança provavelmente marcou uma melhoria significativa na gestão de dados e na eficiência operacional. A transição para o Vtiger CRM não apenas resolveu os problemas imediatos com gerenciamento de faturas e rastreamento de pagamentos, mas também posicionou a FM Bird para aproveitar melhor os dados de seus clientes para crescimento futuro e otimização de processos de negócios.

Conclusão: Operações de negócios aprimoradas com Vtiger CRM

Em contraste com a natureza complexa do banco de dados Access anteriormente empregado pela FM Bird, a adoção do Vtiger CRM provou ser uma solução ideal para supervisionar as operações da empresa e facilitar o gerenciamento simplificado de atividades relacionadas a vendas, incluindo rastreamento de vendas, leads, cotações, oportunidades e faturas.

Embora tenha havido uma curva de aprendizado inicial para os funcionários da FM Bird na transição para o Vtiger CRM, eles finalmente descobriram sua interface amigável e começaram a apreciar suas funcionalidades versáteis. Os recursos abrangentes do Vtiger CRM melhoraram significativamente a facilidade de acesso a dados críticos de vendas, geração de faturas e, de modo geral, contribuíram para um fluxo mais suave nas operações de vendas da FM Bird.

É digno de nota que a FM Bird progrediu na utilização da versão empresarial do Vtiger CRM, indicando um compromisso sustentado em aproveitar recursos e capacidades avançadas para aumentar a eficiência dos negócios. Esta mudança estratégica em direção ao Vtiger CRM desempenhou, sem dúvida, um papel fundamental na otimização dos processos de vendas, promovendo uma melhor gestão do relacionamento com o cliente e posicionando a FM Bird para o sucesso contínuo em seus empreendimentos.