KPI + CRM Vtiger

Empresa

Krishna Park Infracon (KPI) é um fornecedor inovador de soluções de estacionamento com base em Kolkata, na Índia. Em parceria com a WOHR, um dos principais fabricantes de sistemas de estacionamento automóvel na Europa, a KPI estabeleceu com sucesso uma forte presença nesta indústria em expansão com clientes espalhados por toda a Índia. Desde a sua fundação na 2009, a equipe de KPI instalou mais de 3000 soluções automatizadas de estacionamento para edifícios residenciais, de varejo e comerciais.

Desafio

Durante os seus primeiros anos, todos os dados e processos relacionados com o negócio eram geridos manualmente em folhas de cálculo ou papéis – e isto acabou por gerar problemas. Com o tempo, organizar os dados relacionados aos clientes, monitorar as tarefas relacionadas ao projeto, controlar o estoque e gerenciar todo o processo de negócios em planilhas e papéis tornou-se uma tarefa dispendiosa. O Sr. Avinash Yaduka, o Diretor da empresa, logo percebeu que ele e sua equipe estavam gastando horas em tarefas repetitivas até o gerenciamento de processos de negócios em planilhas Excel.

A solução: Vtiger CRM

A Avinash iniciou a busca por uma solução que pudesse automatizar tarefas repetitivas e otimizar o processo de negócios para ajudar sua equipe a gastar mais tempo aprimorando o atendimento ao cliente - e isso o levou ao CRM. “Nossa busca por um sistema de CRM que pudesse ser personalizado para nosso processo de negócios terminava na Vtiger. Com o Vtiger, simplificamos todo o nosso processo de negócios ”, diz Avinash.

Vtiger nos poupou várias horas gastas em busca e compartilhamento de dados

Antes de usar o Vtiger, o KPI mantinha todos os seus dados de negócios em planilhas do Excel. Como resultado, a equipe do KPI gastou pelo menos uma hora todos os dias puxando e mesclando dados de diferentes planilhas. “Nosso processo de vendas começa com um membro da equipe de pré-vendas reunindo os requisitos do cliente. Em seguida, uma equipe de projeto de solução analisa esses requisitos e fornece um desenho de organização geral. Assim que o cliente aprova a solução, os membros da nossa equipe de instalação visitam o site e concluem o processo de instalação. Após a conclusão da instalação, nossa equipe de pós-vendas assume os serviços de pós-instalação. Também temos uma equipe de atendimento ao cliente que responde às consultas dos clientes. Durante todo esse processo, desde pré-vendas até pós-vendas, os membros da nossa equipe compartilham uma tonelada de dados. Monitorar, rastrear e compartilhar informações em folhas era um processo difícil e demorado ”, diz Avinash.

Com o Vtiger, a equipe da KPI organizou todos os seus dados de negócios em um único lugar, e isso permite que a mágica aconteça. “Usamos o módulo Contacts para salvar as informações de nossos clientes, o módulo Inventory para acompanhar o fluxo de produtos e o módulo Case para acompanhar os problemas dos clientes. Sempre que um registro é criado ou modificado no Vtiger, a equipe em questão é imediatamente notificada. Todos os dias, isso nos poupa vários minutos gastos no envio de e-mails em atualizações recentes. E o recurso de pesquisa global do Vtiger puxa as informações de que precisamos, percorrendo um zilhão de registros em frações de segundo. Eu e minha equipe podemos acessar qualquer dado inserido no Vtiger a qualquer momento, sem qualquer problema. ”

O Vtiger nos deu a capacidade de criar novos módulos para capturar informações adicionais de inventário

“O rastreamento de estoque é essencial para nossos processos de vendas, instalação e manutenção. Todos os dias, muitas ferramentas não consumíveis, como máquinas de hardware e itens consumíveis, como graxa, entram e saem do nosso inventário. A menos que rastreamos nosso estoque de forma eficiente para manter nossos estoques a um nível seguro, é provável que façamos entregas atrasadas - o que prejudica a experiência de nossos clientes ”, diz a Avinash.

Acompanhar o inventário na planilha eletrônica era um processo complicado. Não havia uma maneira eficiente de rastrear a quantidade de estoque liberada em relação a uma tarefa do projeto ou contrato de serviço. Não havia como atualizar a quantidade no estoque quando os produtos entravam e saíam do estoque.

Avinash continua dizendo como o Vtiger ajudou a resolver esse problema. “O Vtiger nos deu a capacidade de auditar produtos que entram e saem do nosso estoque. Nós construímos dois novos módulos para rastrear o lançamento e aquisição de itens de estoque. Agora, todos os produtos que saem do nosso inventário são inseridos no módulo Out e quando alguns desses produtos retornam, uma entrada é feita no módulo In. Toda vez que um produto sai, ele é marcado contra uma tarefa do projeto ou um contrato de serviço ou um ticket. Essa maneira de rastrear itens de estoque nos permite acompanhar o movimento individual de itens e o saldo de abertura a qualquer momento. ”

Além disso, a Avinash aproveitou a capacidade do Vtiger de criar campos e fluxos de trabalho personalizados para manter uma guia no nível de estoque. “Temos um campo personalizado em cada registro de produto que define um nível de reabastecimento para esse produto em particular. E com fluxos de trabalho personalizados, executamos regularmente um relatório que lista todos os produtos que atingiram abaixo do nível de reabastecimento definido. Criamos um pedido de compra no Vtiger quando um produto atingiu o nível de pedido abaixo. Esse processo nos ajuda a garantir que nosso estoque seja sempre mantido em um nível seguro ”.

Os fluxos de trabalho do Vtiger nos ajudam a gerenciar melhor os contratos de serviço:

“Nosso trabalho não pára na instalação da solução de estacionamento. Quando um projeto é marcado como concluído, nossos membros da equipe de pós-vendas assumem e criam contratos de serviço. Temos diferentes tipos de contratos de serviço. Por exemplo, um contrato de serviço pode ser uma garantia ou um contrato anual de manutenção. Para cada um desses contratos de serviço, fornecemos um número diferente de serviços em um ano. Temos alguns contratos de serviço que fornecem serviços 6 por ano e alguns outros que fornecem serviços 4. Antes de usar o Vtiger, gerenciar esses contratos de serviço era incômodo ”, diz Avinash.

“Com os fluxos de trabalho do Vtiger trabalhando com contratos de serviço, é uma moleza. Quando um contrato de serviço é criado, temos um fluxo de trabalho personalizado que cria tickets para cada serviço. Por exemplo, se um contrato de serviço fornecer serviços 6, os tickets 6 serão criados automaticamente. Cada um desses tickets é fechado após a conclusão de um serviço. Temos fluxos de trabalho em tickets para enviar lembretes por e-mail para minha equipe de atendimento. Isso garante que nunca perderemos um compromisso de serviço. Após a conclusão de um serviço, fechamos o ticket e uma notificação automática de SMS e e-mail é enviada ao nosso cliente. ”

O Vtiger ajuda a equipe do Krishna Park Infracon a economizar tempo, melhorar a colaboração e fazer as coisas no prazo. A Avinash usa o Vtiger para rastrear todas as atividades de vendas e monitorar todas as chamadas dos clientes para orientar sua equipe no que eles fazem. Com a flexibilidade e personalização do Vtiger, a Avinash é capaz de organizar melhor todo o seu processo de negócios.