LabStats + Vtiger CRM

Empresa

A Labstats fornece soluções de software baseadas em nuvem que ajudam as instituições de ensino a rastrear o uso de seus ativos de tecnologia. O LabStats trabalha com várias escolas e universidades, configurando soluções de software que ajudam a identificar computadores disponíveis em laboratórios, identificando computadores que precisam de manutenção, sabendo quais aplicativos são mais usados, quais são subutilizados e muito mais.

Desafio

Quando o LabStats começou, há treze anos, eles desenvolveram um sistema de CRM para gerenciar o processo de vendas. No entanto, como o negócio cresceu ao longo dos anos, suas necessidades cresceram cada vez mais complexas. Embora a equipe de vendas precisasse de um sistema para gerenciar o processo de vendas e as contas de clientes, os membros da equipe de contabilidade precisavam de um sistema para processar pedidos de vendas e faturas. E como as equipes de vendas e contabilidade trabalhavam de perto, o LabStats também precisava de uma ferramenta de colaboração eficaz. A LabStats queria uma solução de CRM que pudesse resolver as necessidades de diferentes departamentos sem duplicar os dados dos clientes, mas a maioria dos sistemas de CRM disponíveis resolveu apenas uma ou duas de suas muitas necessidades.

A solução: Vtiger CRM

“O Vtiger é o sistema de CRM mais integrado e nos ajudou a atingir todas as nossas metas de vendas, suporte ao cliente e contabilidade”, afirma Christian Hayes, CEO da LabStats.

“O Vtiger foi o sistema CRM mais equilibrado de todos os sistemas de CRM que avaliamos. O Vtiger nos ajuda a gerenciar clientes e processos antes, durante e depois de uma venda. É uma solução completa ”, diz Christian. O LabStats avaliou mais de 20 diferentes sistemas de CRM antes de selecionar o Vtiger. “Outros CRMs que examinamos exigiram que tivéssemos soluções separadas da 2 ou mesmo da 3 para manter nosso processo de vendas, suporte e contabilidade. Até usamos o Salesforce por um tempo, mas logo percebemos que ele não atendia às nossas necessidades de negócios. A Salesforce tinha um foco muito restrito no processo de rastreamento de um prospecto até a conversão e exigia uma ampla personalização para nos ajudar a continuar rastreando um cliente durante todo o tempo que passamos conosco. ”

Para os membros da equipe Labstats, gerenciar todos os dados relacionados ao cliente no Vtiger não apenas economiza tempo e esforço, mas também elimina a falta de comunicação. “Nossas equipes de vendas, suporte, contabilidade e operações usam o Vtiger todos os dias para realizar o trabalho. E ter um sistema garante que todos os nossos dados relacionados ao cliente estejam em um só lugar - tornando o compartilhamento e a busca de informações rápidas e perfeitas. Como nossos funcionários não precisam empurrar ou extrair informações ou status de clientes de vários sistemas, não há espaço para erros humanos. ”

As personalizações e automações do Vtiger aceleraram o processo de negócios da LabStat

Christian automatizou tarefas e notificações no Vtiger para ajudar sua equipe a trabalhar com eficiência. “Como o Vtiger é fácil de personalizar de acordo com nossas necessidades comerciais específicas, simplificamos nosso processo de negócios.” Um excelente exemplo de eficiência aprimorada vem do departamento de criação e atendimento de pedidos da LabStats. “Quando um pedido é recebido e marcado como Aprovado, o Vtiger cria um caso com detalhes completos do pedido e do cliente e o atribui à equipe técnica para o atendimento do pedido. Então, quando esse caso é marcado resolvido pela equipe técnica, o gerente da conta é notificado para fazer o acompanhamento com o cliente para garantir que ele tenha tudo de que precisa. ”

Os fluxos de trabalho personalizados do Vtiger também ajudaram a equipe do LabStats a ser notificada sobre questões importantes. “Usamos fluxos de trabalho personalizados para acionar notificações quando uma condição é atendida. Um exemplo é notificar os gerentes de contas se um cliente não renovar antes da data de assinatura. Os gerentes de conta recebem a notificação de renovação devido em três pontos no tempo - 60 dias antes da expiração da assinatura, 2 semanas antes da expiração da assinatura e no dia da expiração da assinatura. Essas notificações ajudam nossos gerentes de conta a se conectarem com os clientes que precisam se renovar e entendem se têm algum problema na renovação ou têm novos requisitos e os encaminham para a equipe certa ”

A Vtiger ajudou a LabStats a melhorar sua taxa de renovação de clientes em 15% de YOY

“Nós configuramos o Vtiger de tal forma que ele nos ajuda a prestar a atenção correta ao cliente certo, no momento certo.” O LabStats tem alguns processos únicos voltados para o cliente, além do processo de vendas normal. “Criamos um novo módulo no Vtiger que ajuda nossos gerentes de contas a saber quando fazer o check-in com os clientes e acompanhar a conclusão desses check-ins. Isso poupa aos gerentes de conta pelo menos 30 minutos por dia, porque eles não precisam vasculhar listas de contas para decidir com quem entrar em contato e quando. O Vtiger cria automaticamente novas oportunidades para os gerentes de contas antes que o cliente tenha a renovação da assinatura, permitindo que eles permaneçam à frente das datas de renovação e recebam cotações no prazo aos clientes. Como preferimos o toque pessoal, não enviamos lembretes automáticos de renovação para os clientes. E como o Vtiger captura todas as interações que nossos clientes têm com seus gerentes de contas, nossos associados de vendas podem analisar essas interações para fornecer uma solução melhor. ”

Fluxos de trabalho e @mentions do Vtiger mantêm as equipes do LabStat em perfeita sincronia

“Antes de usar o Vtiger, todas as nossas comunicações internas aconteciam fora do CRM. Por exemplo, quando os associados de vendas queriam que a equipe de contabilidade gerasse uma fatura, a solicitação e os acompanhamentos aconteceriam por meio da troca de e-mails. Este foi um processo demorado e induziu atrasos indesejados. Mas agora temos fluxos de trabalho que notificam imediatamente as pessoas interessadas na conclusão das tarefas. Os associados de vendas são notificados quando o ticket de suporte do cliente é fechado. A equipe de contabilidade é notificada quando uma transação é fechada. Nossa equipe de contabilidade processa um pedido em vários estágios e, em cada estágio, nossa equipe técnica é notificada para iniciar o atendimento do pedido. Depois que o pedido é cumprido, a equipe de contabilidade é notificada para faturar o cliente. Esse processo de comunicação interna economiza uma quantidade significativa de tempo que, de outra forma, era gasto na pesquisa manual de informações fora do CRM ”.

Os membros da equipe LabStats usam a @Mention de Vtiger nos registros para atrair instantaneamente a atenção das pessoas em questão. “@Mentions nos ajudou a reduzir os atrasos de comunicação. Como ativamos as notificações na área de trabalho para @Mentions, o membro da equipe mencionado em um registro vê a notificação instantaneamente e pode realizar ações rápidas. ”