Большие мелочи - Найдите дубликаты

Добро пожаловать обратно в Big Little Things, где мы выделяем некоторые из малоизвестных, а иногда и упускаемых из виду функций и улучшений в Vtiger CRM, которые имеют большое значение. Путем более глубокого изучения и раскрытия некоторых из этих функций наша цель - помочь нашим пользователям получить максимальную выгоду при использовании нашей CRM.

В этом блоге рассказывается о модуле «Найти дубликаты». Давайте углубимся и узнаем, что такое функция «Найти дубликаты» и как ее можно использовать для очистки вашей базы данных, гарантируя, что пользователи будут иметь самые актуальные и актуальные данные в своей CRM. Мы также обсудим несколько других способов поиска дубликатов в CRM с помощью поиска в виде списка, единого просмотра и глобального поиска.

Что такое модуль поиска дубликатов?

Ассоциация Найти дубликаты Модуль доступен во всех редакциях Vtiger и может быть найден в приложении «Инструменты» в категории «Управление данными». Это позволяет пользователям легко искать и идентифицировать повторяющиеся записи на основе значений полей в определенных модулях. После определения повторяющихся записей пользователи могут решить, как лучше всего ими управлять.

Использование поиска дубликатов

После открытия модуля «Найти дубликаты» пользователям будет предложено выбрать значения модуля, списка и полей, которые они хотели бы найти, чтобы идентифицировать повторяющиеся записи. Пользователи также могут игнорировать значения пустых полей и проверять закрытые записи на наличие дубликатов.

После ввода всех критериев и нажатия кнопки поиска система быстро определит и представит все найденные повторяющиеся записи в виде списка. Оттуда пользователи могут выбрать соответствующие записи и решить, как они хотели бы управлять ими, используя параметры Удалить или Объединить.

Объединение повторяющихся записей

При использовании параметра слияния пользователи могут выбрать до трех записей одновременно, чтобы затем объединить их в одну. Выбранные записи отображаются в формате сетки, что позволяет пользователю выбрать отдельные поля, которые они хотели бы сохранить в окончательной объединенной записи. Невероятно полезно иметь возможность получить четкое представление обо всех повторяющихся записях с их полями, расположенными рядом. Это гарантирует, что пользователи сохранят самую точную и актуальную информацию из всех повторяющихся записей, а также расчистят и очистят свою базу данных.

Удаление повторяющихся записей

Удаление повторяющихся записей упрощается с помощью модуля «Найти дубликаты». Пользователи могут просто выбрать повторяющиеся записи, которые они хотят удалить, и несколькими щелчками мыши удалить сразу несколько записей. Удаленные записи также будут храниться в корзине в течение 30 дней до полного удаления, что позволяет пользователям восстанавливать любые записи и их данные, удаленные по ошибке.

Другие способы найти повторяющиеся записи

Есть еще три способа найти дубликаты в CRM. Я резюмировал их ниже:

Один вид

После установки Vtiger's Исчисление AI Расширение, пользователи смогут видеть и быстро получать доступ к повторяющимся записям сделок, отображаемых при просмотре записи сделки в Один вид. По умолчанию Calculus AI проверяет поле «Название сделки» на наличие повторяющегося текста, но также будет отображать повторяющиеся записи на основе любых полей, которые вы настроили с помощью Дубликат Профилактика в модуле "Сделки".

Список Просмотр Поиск

Пользователи могут использовать поиск в представлении списка, чтобы находить повторяющиеся записи, вводя уникальные значения в поля поиска. После обнаружения повторяющихся записей пользователи могут выбрать несколько записей и использовать Действия при просмотре списка объединить или удалить записи.

Глобальный поиск

Подобно поиску в представлении списка, пользователи могут вводить уникальные значения, такие как адреса электронной почты, номера телефонов и т. Д., В Глобальный поиск поле поиска, чтобы найти повторяющиеся записи. Существуют ограничения на то, как обрабатывать повторяющиеся записи после их обнаружения с помощью глобального поиска. Например, вы не можете объединять или удалять записи с помощью функции глобального поиска. Вы можете получить доступ к записям по отдельности, чтобы удалить записи или вернуться к ним с помощью функций просмотра списка или поиска дубликатов, чтобы объединить или удалить несколько записей одновременно.