Часть 1 нашей серии на GDPR и CRM (Что такое GDPR и как это влияет на CRM?) объяснил основы GDPR - от того, почему был принят закон, до того, как он создает новую парадигму законного взаимодействия с данными европейских граждан. Вернитесь к этому посту, чтобы ознакомиться с GDPR и его полномочиями. В этой части мы рассмотрим, как изменения, которые появятся в Vtiger, помогут вам соблюдать закон, в отличие от любого другого решения CRM.
Проблемы управления согласием
Одной из самых сложных частей нового закона, которую необходимо соблюдать, является получение подтвержденного согласия на каждое использование данных человека. Это особенно сложно по четырем причинам:
Управление согласием может быть огромным тормозом времени
Вы будете иметь дело с неисчислимыми контактами, каждый из которых находится на различной стадии своих отношений с вами, и, таким образом, вам необходимо будет дать согласие для другой цели. Вы можете попросить нового лидера дать согласие поделиться своей информацией с вашим партнером, а нового клиента - дать согласие на сохранение номера своей кредитной карты. Каждый раз вам придется запрашивать согласие, ждать его ответа, регистрировать его ответ и затем предпринимать действия. Каждый из них занимает много времени, и его масштабирование по многим лидам и клиентам в месяц может стать огромным затягиванием времени.
После получения согласия контакты должны быть легко отменены
GDPR требует от вас сделать так, чтобы кто-то отзывал согласие так же легко, как и он для его предоставления. Это увеличивает время, необходимое для управления согласием.
Вы не можете позволить никаким согласиям проскользнуть через трещины
Слишком долгое ожидание действия согласия может полностью исключить необходимость получения согласия. Это особенно верно, когда делятся данными о свинцах с партнерами, которые должны ударить, когда железо горячее. Кроме того, юридически крайне важно, чтобы вы не позволяли выбору контакта проскользнуть сквозь трещины. Если контакт отзывает согласие на использование вами своих данных, но вы случайно делитесь им с партнером после того, как не заметили, что вы нарушаете GDPR.
Согласие должно быть трудно подделать
Во-первых, чтобы зарегистрировать согласие контакта, нужно защитить вас, если они утверждают, что никогда не предоставляли его. Это значительно реже произойдет, если вы получите согласие таким образом, который трудно дезавуировать. Вы можете сделать это, запросив форму удостоверения личности или запросив ее у подтвержденного адреса электронной почты или портала, к которому они имеют доступ. Гораздо менее полезное согласие - это получение через общедоступный ресурс, например, через форму на вашем веб-сайте, потому что любой может отправить его, утверждая, что он является кем-то другим.
В дополнение ко всем другим юридическим обязательствам, которые вы должны соблюдать, кажется, что GDPR нужно так много микроуправления, что у вас не будет времени, чтобы действительно что-то делать.
Управление согласием не должно быть таким сложным
С этой целью мы рады объявить о новых инструментах Vtiger для соблюдения GDPR и конфиденциальности, которые будут запущены 9 мая или ранее. Это самый простой способ соблюдать многие положения GDPR в любом масштабе. За несколько минут настройки они позволяют вашим клиентам видеть вашу политику и запросы, относящиеся к ним, безопасно предоставлять согласие и осуществлять другие права, предоставленные GDPR, при этом облегчая вам просмотр их согласия и выполнение действий в соответствии с ним.
Новые инструменты состоят из трех огромных изменений, которые в совокупности составляют крупнейшую перестройку конфиденциальности и безопасности в истории Vtiger. Они есть:
- Новая страница настроек контактов
- Новое зашифрованное поле данных
- Новые кампании электронной почты, совместимые с GDPR
И вот жемчужина этих изменений GDPR:
Представляем новую страницу контактных настроек Vtiger
На странице «Согласие» ваши лидеры и контакты могут выполнять все следующие действия:
- Управляйте своими подписками на рассылку
- Узнайте о вашем использовании данных и других политиках
- Контроль согласия на данные, которые вы храните на них
- Контроль согласия на отслеживание
- Контроль согласия для других разрешений, которые вы хотите запросить
- Прошу вас прекратить использовать их данные
- Прошу вас стереть свои личные данные
Страница полностью настраиваема - от того, кто ее видит, до того, что они видят и что делают, и даже до того, как они уведомляются о новых согласиях, требуемых от них. Vtiger, когда это возможно (подробнее об этом через секунду), автоматически использует предпочтения, указанные на этой странице, или они доступны в записях контактов, чтобы вы могли использовать их в фильтрах списков, отчетах и автоматизации рабочих процессов - минимизируя ваши сотрудники нужно взять на себя новые обязанности.
Как мои лидеры и контакты узнают о своей странице настроек и получат доступ к ней?
После того, как вы включили страницу и выбрали, кто может получить к ней доступ, те, кто имеет разрешение на ее использование, автоматически получат электронное письмо с уведомлением. Это делает их без труда просить.
Вы можете упростить доступ к этой странице в будущем, добавив ссылку на страницу их настроек в нижний колонтитул электронных писем, отправленных пользователями Vtiger. Этот нижний колонтитул можно настроить.
Кроме того, ссылка «отписаться» в кампаниях по электронной почте, отправленных с Vtiger, теперь указывает на страницу настроек получателя. Если получатель не имеет доступа к странице настроек, он увидит только параметры электронной почты в верхней части страницы.
О каких согласиях я могу спросить у моих лидов и контактов?
В дополнение к настраиваемому письменному заявлению, существуют согласия 5, которые вы можете добавить на их страницу.
Хранение и использование данных
Если вы храните конфиденциальные данные, такие как национальный идентификационный номер контакта или номер кредитной карты, вы можете разрешить контактам управлять этим полем, запросив разрешение на странице их согласия. Если контакт дает разрешение - отлично! Если они аннулируют разрешение, поле CRM автоматически стирается и блокируется, что обеспечивает соблюдение требований.
Отслеживание вовлеченности
Когда вы отправляете электронное письмо или документ контакту от Vtiger, их взаимодействие отслеживается, чтобы ваши специалисты по продажам, маркетингу и поддержке могли больше узнать об интересах контактов и приспособить их к будущим коммуникациям. При желании вы можете позволить своим контактам контролировать, отслеживаете ли вы их или нет с помощью отслеживания участия.
Пользовательские согласия
Если вы делаете такие вещи, как обмен контактными данными с третьей стороной, или используете их в автоматизированном процессе принятия решений, вы можете добавить настраиваемое поле согласия, чтобы получить разрешение на такое использование. Если контакт дает или отзывает согласие, вы увидите его решение в своей записи контакта и сможете использовать его ответ для создания отфильтрованных списков, построенных отчетов или даже для автоматизации рабочих процессов.
Остановить обработку
GDPR требует, чтобы вы предоставили контактам возможность полностью отказаться от обработки. Вы можете передать им ключи от записи контакта, добавив кнопку «Остановить обработку» на странице их настроек. Если они нажимают на нее, Vtiger автоматически блокирует свою запись CRM, чтобы пользователи не могли редактировать значения полей, и исключает их из почтовых кампаний - ручное вмешательство не требуется.
Стирание
Вы можете позволить контактам попросить вас удалить их личные данные, добавив кнопку «Стереть мои данные» на их страницу настроек. Если они щелкнут по ней, в их записи будет установлен флажок «Требуется стирание». Чтобы действовать в соответствии с этим, вы можете либо отфильтровать эти контакты, либо удалить их записи целиком, но для некоторых это слишком широкий подход. Чтобы сделать записи неидентифицирующими, вы можете использовать новую опцию «Стереть личные данные» в меню «Дополнительно» для стирания полей Vtiger, которые вы пометили как идентифицирующие личность.
Как я могу использовать их согласие?
Если согласие не является легким действием, оно становится более дорогостоящим, чем полезным. Вот где Vtiger действительно сияет.
В дополнение к упомянутым выше средствам хранения и использования данных, отслеживанию вовлеченности и остановке обработки все ответы о согласии сохраняются в новом блоке «Согласия» в их записи CRM, чтобы пользователи могли видеть, когда они взаимодействуют с лидами и контактами. ,
Вы можете использовать эти согласия для создания списков или отчетов. Кроме того, их можно использовать в качестве условий в автоматизированных рабочих процессах - так, например, в момент, когда контакт дает согласие на то, чтобы с ним связался партнер, Vtiger может автоматически и мгновенно отправить свою информацию партнеру по электронной почте без вашего вмешательства.
Если мой контакт переадресует письмо, содержащее ссылку на свои предпочтения, кому-то другому, сможет ли этот человек изменить свои предпочтения?
Для изменения страницы настроек контакта требуется подтверждение по электронной почте, и это делает их проверяемыми. После изменения предпочтений контакт получит электронное письмо с просьбой щелкнуть ссылку, чтобы подтвердить эти изменения. Даже изменения в настройках электронной почты теперь требуют подтверждения, поэтому ваши контакты могут безопасно пересылать ваши электронные письма, не беспокоясь о том, что кто-то может изменить их настройки.
Как мне настроить страницу согласия?
Новые параметры страницы параметров контактов и контактов настраиваются на странице «Согласия» в области «Настройки CRM». Отсюда вы можете настроить:
- Кто получает уведомления о доступе и изменениях на своей странице настроек (например, уведомлять только контакты с регионом = «ЕС»)
- Нижний колонтитул электронной почты, ссылающийся на страницу настроек контакта в электронных письмах пользователя
- Какие согласия отображаются на странице предпочтений контакта на основе информации в его профиле (например: запрашивать только CC # для контактов со стадией продаж = «готово к покупке»).
- Выбор каждого согласия по умолчанию
Страница «Согласие» имеет большое значение для того, чтобы помочь вам достичь соответствия GDPR с опытом, который отлично подходит для ваших клиентов, и который не требует усилий для вас.
Зашифрованные поля данных
Если вы храните конфиденциальные данные, такие как номер кредитной карты или национальный идентификационный номер, теперь у вас есть возможность пометить поле как конфиденциальное в Vtiger.
Это достигает трех целей:
- Он шифрует поле в базах данных Vtiger. После завершения никто без вашего разрешения не сможет увидеть данные. Не хакеры (мы не знаем пока никаких нарушений!), Не мы и не ваши другие пользователи.
- Это скрывает значение поля, показанное вашим пользователям. Например, вы можете скрыть все, кроме последних цифр 4 номера кредитной карты. Это означает, например, что ваши агенты поддержки по-прежнему могут проверять личность контакта, но они не могут увидеть всю ценность, что снижает риск его компрометации.
- Это позволяет авторизовать определенных пользователей для просмотра полного значения поля. Например, авторизованные члены команды по выставлению счетов могут раскрыть полный номер кредитной карты одним щелчком мыши. Это действие регистрируется и доступно для поиска через новый зашифрованный журнал доступа к полю в области настроек.
Зашифрованные поля имеют несколько ограничений, которые следует учитывать перед их включением:
- Представления списка, отчеты и экспортированные данные могут показывать только зашифрованные значения
- Глобальный поиск только ищет открытых символов
- После включения для поля шифрование не может быть отключено
Это все для зашифрованных полей на данный момент.
Почтовые кампании, совместимые с GDPR
И, наконец, что не менее важно, это новые почтовые кампании Vtiger, совместимые с GDPR.
GDPR теперь требует, чтобы вы получили четкое и недвусмысленное разрешение на отправку маркетинговых писем - это в основном означает получение двойного согласия (описанный в части 1 этого блога).
С Vtiger легко выбрать двойной вывод и контакты. Если они отправили веб-форму с включенным флажком «отправить мне маркетинговое письмо», они получат электронное письмо с двойным согласием и предложат подтвердить свое желание получить ваше маркетинговое письмо, нажав ссылку. Если они не пришли через веб-форму, вы можете отправить это электронное письмо ведущему или контактному лицу вручную из их записи CRM или во весь список из модуля «Маркетинговые списки» (если они не отказались).
Если вы знаете, что кто-то не находится в Европейском союзе, или вы получили другую приемлемую форму разрешения отправить его по электронной почте, вы можете обойтись без необходимости двойной подписки, выбрав контакт в себе. Чтобы понять, как это сделать, давайте разберемся с тем, как работают остальные новые опции электронной почты.
Новые статусы электронной почты
Вместо нашего старого поля «Отказаться от участия», у каждого из клиентов и контактов теперь есть поле «Состояние отказа от электронной почты», которое заменяет старый флажок «Отказаться». В нем есть значения 6.
- Ничто
- Одиночный выбор (пользователь)
- Единый выбор (веб-форма)
- Двойной неавтоматического
- Отказаться (пользователь)
- Отказаться (контакт)
Эти значения можно установить одним из нескольких способов. Если контакт щелкает ссылку в полученном электронном письме с двойной подпиской, Vtiger устанавливает значение «Двойной отказ». Если контакт отправляет вашу веб-форму с включенным флажком «Я хочу получать рассылку по электронной почте», Vtiger устанавливает значение «Единая подписка (веб-форма)». Единая подписка (пользователь) устанавливается только вашими пользователями - и может быть выполнена при индивидуальном создании контакта или во время загрузки. В противном случае все новые контакты начинаются с состояния «Нет».
Эти состояния важны, потому что вы можете сообщить Vtiger, какие опции вы считаете приемлемыми для отправки контактного электронного письма из системы почтовых кампаний. Ваши варианты:
- Только двойной выбор
- Двойная подписка и однократная подписка (пользователь)
- Двойная подписка, однократная подписка (пользователь) и однократная подписка (веб-форма)
Какую настройку выбрать, зависит от множества факторов. Мы всегда рекомендуем Double opt-in только как самый безопасный выбор на законных основаниях, потому что всегда трудно определить, является ли контакт гражданином ЕС.
Как контакты отказываются от моих кампаний?
Ваши контакты могут отказаться от ваших почтовых кампаний двумя способами. Если они обращаются к вам с просьбой отказаться от участия в ваших кампаниях, вы можете изменить их статус подписки на «Отказаться (пользователь)». Вы можете отменить этот статус в случае, если он попросит вернуться обратно. Если контакт посещает страницу своих предпочтений и отказывается, однако, его отказ необратим, за исключением случаев, когда он повторно отправляет веб-форму для возврата.
На что влияют отказы?
Чтобы гарантировать, что предпочтения контактов не получать коммерческую электронную почту соблюдаются, отказ от участия запрещает доставку всех новых электронных писем контакту. Это включает в себя кампании по электронной почте, автоответчики, электронные письма рабочих процессов и специальные электронные письма.
Чтобы запретить отказы от прекращения существующих отношений или разговоров, инициированных вашими контактами, на оба эти вопроса всегда можно ответить даже через отказ от контактов.
Подвести итог
Соблюдение GDPR - сложный вопрос, требующий от вас предоставления гражданам Европы, данными которых вы пользуетесь, определенных новых прав. Эти права могут быть трудно обеспечить таким образом, чтобы не нарушить ваш бизнес.
Новые инструменты Vtiger для управления ВВП и конфиденциальностью позволяют вам легко соблюдать ВВП, предоставляя своим контактам возможность распоряжаться своим согласием или пользоваться своими правами на ВВП, не затрачивая на то, чтобы настроить страницу.
Если вас заинтересовал этот вопрос, следите за нашим следующим сообщением в блоге о том, как настроить наши новые инструменты GDPR и конфиденциальности, а также кампании по электронной почте, чтобы помочь вам быстро получить согласие и согласие.
