Вслед за GDPR предприятия принимают меры для обеспечения точности и актуальности своих данных CRM. Но многие компании, сами того не осознавая, терпят неудачу в своих усилиях по обеспечению соответствия из-за одной общей проблемы - дублирования записей.
Как дублирующиеся записи контактов могут поставить под угрозу ваши усилия по соблюдению GDPR?
Допустим, вы дважды сохранили контактную информацию одного из ваших клиентов, Мэтью Маклеона. В одной записи Мэтью Маклеон указан в качестве имени, адреса электронной почты и даты рождения. На другой записи Мэтт МакЛеон имеет имя, идентификатор электронной почты, дату рождения и номер телефона.
Мэтью хочет знать, какую личную информацию вы храните. Вы заглядываете в CRM, находите первый контакт с Мэтью Маклеоном в качестве имени и говорите ему, что у вас есть его адрес электронной почты, дата рождения и домашний адрес. Вы не знаете, что есть еще одна запись, в которой указан его номер телефона. Через несколько месяцев вы звоните Мэтью, чтобы рассказать ему о предложении. Но Мэтью раздражен тем, что ему не сообщили, что у вас есть его номер, что явно нарушает GDPR.
Это только один пример того, как дубликаты могут разрушить ваши усилия по соблюдению GDPR.
Как бороться с дубликатами?
Если вы используете Vtiger, то аудит данных CRM на наличие дубликатов является простой задачей. Инструмент управления дубликатами Vtiger позволяет предотвращать, обнаруживать, объединять и удалять дублирующиеся записи.
С Vtiger вы можете:
Автоматически находить скрытые дубликаты: В предыдущем примере, если бы вы открыли запись Мэтью в Vtiger CRM, вы бы мгновенно оповещен о дубликате записи, И как только вы узнаете, Vtiger позволит вам объединить или удалить дублирующуюся запись, чтобы у вас было единственное представление о клиенте.
Запретить создание дубликатов записей: Vtiger дает вам «установить и забыть» способ предотвратить повторяющиеся записи. Вы можете указать Vtiger, какие поля - фамилия, адрес электронной почты, номер телефона - в записи контакта считаются уникальными, и Vtiger автоматически предупреждает вас, когда вы пытаетесь сохранить другую запись с тем же значением.
Обрабатывать дубликаты во время импорта: Чтобы поддерживать целостность данных CRM, Vtiger автоматически проверяет дубликаты перед импортом данных из других источников. Если обнаружены дубликаты, вы немедленно получите предупреждение о необходимости принять соответствующие меры.
Избавьтесь от существующих дубликатов: В любое время вы можете проверить наличие дубликата контакты в два клика. При вводе в эксплуатацию Vtiger быстро отслеживает записи с одинаковыми значениями поля и отображает результат. Вы можете удалить дубликаты записей или объединить их вместе.
Используйте эти четыре метода дедупликации, чтобы ваши CRM-данные никогда не мешали соблюдению GDPR.
Мы понимаем, что быть совместимым с GDPR - ваш главный приоритет! Чтобы помочь вам в ваших усилиях, мы создали Конфиденциальность - инструмент, который позволяет вам без труда соблюдать GDPR, автоматизируя процесс получения, хранения и использования согласия ваших клиентов и шифрования их конфиденциальных данных при хранении. Он также позволяет вам определять политики обработки данных и дает вам возможность легко контролировать доступ пользователей.
У вас есть вопросы об обработке повторяющихся записей или о том, как подготовить данные CRM к GDPR? Оставьте нам комментарий в поле ниже или отправьте нам электронное письмо по адресу [электронная почта защищена].
