KPI + Vtiger CRM

Компания

Krishna Park Infracon (KPI) - это инновационный поставщик решений для парковки автомобилей, базирующийся в Калькутте, Индия. Партнерство с WOHR, ведущим производителем систем парковки в Европе, KPI успешно укрепило свои позиции в этой быстро развивающейся отрасли, и клиенты распространились по всей Индии. С момента своего основания в 2009 команда KPI установила более 3000 автоматизированных парковочных решений для жилых, торговых и коммерческих зданий.

Вызов

В первые годы существования все данные и процессы, связанные с бизнесом, управлялись вручную в электронных таблицах или документах, что в конечном итоге привело к проблемам. Со временем организация данных о клиентах, мониторинг задач, связанных с проектом, отслеживание запасов и управление всем бизнес-процессом в электронных таблицах и документах стали дорогостоящим занятием. Г-н Авинаш Ядука, директор компании, вскоре понял, что он и его команда тратят часы на повторяющиеся задачи по управлению бизнес-процессами в таблицах Excel.

Решение: Vtiger CRM

Авинаш начал поиск решения, которое могло бы автоматизировать повторяющиеся задачи и оптимизировать бизнес-процессы, чтобы помочь его команде тратить больше времени на улучшение обслуживания клиентов - и это привело его к CRM. «Наш поиск CRM-системы, которая могла бы быть адаптирована для нашего бизнес-процесса, завершился в Vtiger. С Vtiger мы упростили весь наш бизнес-процесс », - говорит Авинаш.

Vtiger сэкономил нам несколько часов, потраченных на поиск и обмен данными

До использования Vtiger KPI сохраняла все свои бизнес-данные в таблицах Excel. В результате команда KPI каждый день проводила не менее часа, собирая и объединяя данные из разных таблиц. «Наш процесс продаж начинается с того, что сотрудник предпродажной службы собирает требования клиентов. Затем команда разработчиков решения анализирует эти требования и предоставляет общий план расположения. После того как заказчик утвердит решение, члены нашей группы по установке посетят сайт и завершат процесс установки. После завершения установки наша команда послепродажного обслуживания берет на себя услуги после установки. У нас также есть команда обслуживания клиентов, которая отвечает на запросы клиентов. В течение всего этого процесса, от предпродажного до постпродажного, члены нашей команды делятся тоннами данных. Мониторинг, отслеживание и обмен информацией на листах были сложным и длительным процессом », - говорит Авинаш.

С Vtiger команда KPI организовала все свои бизнес-данные в одном месте, и это позволяет волшебству случиться. «Мы используем модуль контактов для сохранения информации о наших клиентах, модуль инвентаризации для отслеживания потока продуктов и модуль Case для отслеживания проблем клиентов. Всякий раз, когда запись создается или изменяется в Vtiger, соответствующая команда немедленно уведомляется. Каждый день это экономит нам несколько минут, потраченных на отправку писем с последними обновлениями. А функция глобального поиска в Vtiger извлекает необходимую нам информацию, пробегая миллионы записей за доли секунды. Я и моя команда можем получить доступ к любым данным, введенным в Vtiger, в любое время без каких-либо хлопот ».

Vtiger дал нам возможность создавать новые модули для сбора дополнительной информации инвентаря

«Отслеживание запасов имеет решающее значение для наших процессов продажи, установки и обслуживания. Каждый день в наш инвентарь поступает много непотребляемых инструментов, таких как аппаратные средства и расходные материалы, такие как смазка. Если мы не будем эффективно отслеживать наши запасы, чтобы держать наши запасы на безопасном уровне, мы, скорее всего, осуществим поздние поставки, что ухудшит качество обслуживания наших клиентов », - говорит Авинаш.

Отслеживание инвентаря в электронной таблице было трудоемким процессом. Не было никакого эффективного способа отследить, сколько инвентаря было выпущено против задачи проекта или контракта на обслуживание. Не было никакого способа обновить количество на складе, когда продукты входили и выходили из инвентаря.

Авинаш продолжает рассказывать, как Vtiger помог решить эту проблему. «Vtiger дал нам возможность проверять товары, которые поступают в наш инвентарь и из него. Мы создали два новых модуля для отслеживания выпуска и закупки товарно-материальных ценностей. Теперь каждый продукт, который выходит из нашего инвентаря, вводится в модуль Out, и когда некоторые из этих продуктов возвращаются, в модуле In делается запись. Каждый раз, когда продукт выходит, он помечается как задача проекта, договор на обслуживание или билет. Этот способ отслеживания товарно-материальных ценностей позволяет нам отслеживать движение отдельных предметов и начальный баланс в любой момент времени ».

Кроме того, Avinash использует способность Vtiger создавать настраиваемые поля и рабочие процессы, чтобы следить за уровнем запасов. «В каждой записи о продукте у нас есть настраиваемое поле, которое определяет уровень заказа для этого конкретного продукта. А благодаря настраиваемым рабочим процессам мы регулярно запускаем отчет, в котором перечислены все продукты, которые достигли уровня ниже определенного порядка. Мы создаем заказ на покупку в Vtiger, когда продукт достиг уровня заказа. Этот процесс помогает нам гарантировать, что наш инвентарь всегда поддерживается на безопасном уровне ».

Рабочие процессы Vtiger помогают нам лучше управлять контрактами на обслуживание:

«Наша работа не останавливается на установке парковочного решения. После того, как проект отмечен как завершенный, члены нашей команды после продажи вступают во владение и создают контракты на обслуживание. У нас есть разные виды сервисных контрактов. Например, договор на обслуживание может быть гарантией или годовым договором на техническое обслуживание. Для каждого из этих сервисных контрактов мы предоставляем разное количество сервисных услуг в год. У нас есть несколько сервисных контрактов, которые предоставляют услуги 6 в год, и несколько других, которые предоставляют услуги 4. До использования Vtiger управление этими сервисными контрактами было утомительным », - говорит Авинаш.

«С рабочими процессами Vtiger работа с контрактами на обслуживание является легкой прогулкой. Когда контракт на обслуживание создан, у нас есть собственный рабочий процесс, который создает билеты для каждой услуги. Например, если сервисный контракт предоставляет услуги 6, то билеты 6 создаются автоматически. Каждый из этих билетов закрывается после завершения обслуживания. У нас есть рабочие процессы на тикетах, чтобы отправлять напоминания по электронной почте моей сервисной команде. Это гарантирует, что мы никогда не пропустим сервисную встречу. По завершении обслуживания мы закрываем тикет, и автоматическое уведомление по SMS и электронной почте отправляется нашему клиенту ».

Vtiger помогает команде Krishna Park Infracon сэкономить время, улучшить сотрудничество и выполнить работу в срок. Avinash использует Vtiger для отслеживания всех операций по продажам и отслеживания всех обращений клиентов, чтобы помочь своей команде добиться успеха в том, что они делают. Благодаря гибкости и настраиваемости Vtiger Avinash может лучше организовать весь бизнес-процесс.