Veľké maličkosti – nájdite duplikáty

Vitajte späť v Big Little Things, kde upozorňujeme na niektoré menej známe a niekedy prehliadané funkcie a vylepšenia v CRM Vtiger, ktoré majú veľkú silu. Hlbším pohľadom na niektoré z týchto funkcií a ich odhalením je naším cieľom pomôcť zabezpečiť, aby naši používatelia využívali pri používaní nášho CRM čo najviac výhod.

Tento blog zdôrazňuje modul Nájsť duplikáty. Poďme sa ponoriť a zistiť, o čom je funkcia Nájsť duplikáty a ako ju možno použiť na vyčistenie databázy a zároveň zabezpečiť, aby používatelia mali vo svojom CRM najrelevantnejšie najaktuálnejšie údaje. Budeme tiež diskutovať o niekoľkých ďalších spôsoboch, ako nájsť duplikáty v CRM pomocou vyhľadávania v zobrazení zoznamu, jedného zobrazenia a globálneho vyhľadávania.

Čo je modul Nájsť duplikáty?

Nájdite duplikáty modul je k dispozícii vo všetkých vydaniach Vtiger a možno ho nájsť v aplikácii Nástroje v kategórii Správa údajov. Umožňuje používateľom jednoducho vyhľadávať a identifikovať duplicitné záznamy na základe hodnôt polí v konkrétnych moduloch. Po identifikácii duplicitných záznamov sa používatelia môžu rozhodnúť, ako ich najlepšie spravovať.

Pomocou funkcie Nájsť duplikáty

Po otvorení modulu Nájsť duplikáty budú používatelia vyzvaní, aby vybrali hodnoty modulu, zoznamu a polí, ktoré by chceli vyhľadať na identifikáciu duplicitných záznamov. Používatelia majú tiež možnosť ignorovať hodnoty prázdnych polí a kontrolovať uzavreté záznamy na duplikáty.

Po zadaní všetkých kritérií a stlačení vyhľadávania systém rýchlo identifikuje a zobrazí všetky nájdené duplicitné záznamy v zobrazení zoznamu. Odtiaľ môžu používatelia vybrať príslušné záznamy a rozhodnúť sa, ako by ich chceli spravovať, a to pomocou možností Odstrániť alebo Zlúčiť.

Zlúčenie duplicitných záznamov

Pri použití možnosti zlúčenia môžu používatelia vybrať až tri záznamy naraz a potom ich zlúčiť do jedného. Vybrané záznamy sú zobrazené v mriežkovom formáte, ktorý umožňuje užívateľovi vybrať jednotlivé polia, ktoré by chcel zachovať v konečnom zlúčenom zázname. Je neuveriteľne užitočné mať možnosť získať jasný vizuál všetkých duplicitných záznamov s ich poľami usporiadanými vedľa seba. To zaisťuje, že používatelia si uchovávajú najpresnejšie a najaktuálnejšie informácie zo všetkých duplicitných záznamov a zároveň odstraňujú a vyčistia svoju databázu.

Mazanie duplicitných záznamov

Odstránenie duplicitných záznamov je jednoduché pomocou modulu Nájsť duplikáty. Používatelia môžu jednoducho vybrať duplicitné záznamy, ktoré chcú odstrániť, a niekoľkými kliknutiami vymazať viacero záznamov naraz. Záznamy, ktoré sa vymažú, sa tiež uložia do koša na 30 dní, kým sa úplne vymažú, čo používateľom umožní obnoviť všetky záznamy a ich omylom vymazané údaje.

Iné spôsoby, ako nájsť duplicitné záznamy

Existujú tri ďalšie spôsoby, ako nájsť duplikáty v CRM. Ďalej som ich zhrnul nižšie:

Jeden pohľad

Po inštalácii Vtiger's AI kalkul Rozšírenie, používatelia budú môcť vidieť a rýchlo pristupovať k duplicitným záznamom obchodov zobrazeným pri prezeraní záznamu obchodu v Jeden pohľad. V predvolenom nastavení Calculus AI kontroluje pole „Deal Name“ kvôli duplicitnému textu, ale zobrazí aj duplicitné záznamy na základe všetkých polí, ktoré ste nastavili pomocou Duplicitná prevencia v module Ponuky.

Vyhľadávanie v zobrazení zoznamu

Používatelia môžu použiť vyhľadávanie v zobrazení zoznamu na nájdenie duplicitných záznamov zadaním jedinečných hodnôt do vyhľadávacích polí. Po nájdení duplicitných záznamov môžu používatelia vybrať viacero záznamov a použiť ich Zoznam Zobraziť akcie zlúčiť alebo odstrániť záznamy.

Globálne vyhľadávanie

Podobne ako pri vyhľadávaní v zobrazení zoznamu môžu používatelia zadávať jedinečné hodnoty, ako sú e-mailové adresy, telefónne čísla atď Globálne vyhľadávanie vyhľadávacie pole na nájdenie duplicitných záznamov. Existujú obmedzenia, ako zaobchádzať s duplicitnými záznamami po ich nájdení pomocou globálneho vyhľadávania. Napríklad nemôžete zlúčiť alebo odstrániť záznamy pomocou funkcie globálneho vyhľadávania. K záznamom môžete pristupovať iba jednotlivo, ak chcete záznamy odstrániť, alebo sa vrátiť k používaniu funkcií zobrazenia zoznamu alebo funkcie Nájsť duplikáty na zlúčenie alebo odstránenie viacerých záznamov naraz.