Vitajte späť v ďalšej kapitole zo série blogov Big Little Things, kde upozorňujeme na niektoré menej známe a niekedy prehliadané funkcie a vylepšenia v CRM Vtiger, ktoré majú veľkú silu. Tento príspevok zdôrazňuje výberové zoznamy založené na rolách, ktoré používateľom umožňujú vytvárať hodnoty polí výberového zoznamu, ktoré sú prístupné len pre určité roly v CRM. Poďme sa ponoriť a dozvedieť sa viac o tejto funkcii.
Čo je to rola?
Aby sme lepšie pochopili, čo je výberový zoznam založený na rolách a ako sa dá použiť, musíme najprv pochopiť, čo je rola v CRM. Rola sa aplikuje na každého používateľa v CRM a definuje, kde sa daný používateľ nachádza v hierarchii spoločnosti. Okrem toho zohrávajú roly dôležitú úlohu pri riadení prístupu. Správcovia môžu buď priradiť povolenia z profilu k role, alebo priradiť povolenia priamo k role. Ak sa chcete dozvedieť viac o rolách, kliknite tu.
Čo je pole zoznamu na výber?
Vo Vtiger je k dispozícii veľa rôznych typov polí, vrátane polí Picklist. Pole Picklist umožňuje správcom vytvoriť preddefinovaný zoznam hodnôt, z ktorých si potom môžu používatelia vybrať pri úprave poľa. Polia rozbaľovacieho zoznamu môžu pomôcť zabezpečiť konzistentnosť zadávania údajov medzi všetkými používateľmi a poskytnúť vynikajúci spôsob, ako zabezpečiť, aby všetky hodnoty zadávané do poľa boli relevantné a vhodné.
Čo je pole na výberový zoznam podľa rolí?
Pole zoznamu na základe rolí umožňuje správcom posunúť polia zoznamu na ďalšiu úroveň a skutočne zapnúť riadenie prístupu tým, že im umožní priradiť určité hodnoty zoznamu k určitým rolám.
Napríklad: Povedzme, že spoločnosť má dve rôzne úrovne agentov podpory a pre každú úroveň vytvorila rolu: „Podpora 1. úrovne“ a „Podpora 2. úrovne“. Nechcú umožniť používateľom s rolou „Podpora 1. úrovne“ označiť stav priority prípadu ako „Naliehavý“. Tento stav prípadu by mala byť priradená rolou „Podpora 2. úrovne“ až po preštudovaní prípadu.
Keďže pole „Priorita“ v module Prípady je poľom zoznamu na základe roly, správca môže priradiť všetky hodnoty stavu poľa „Priorita“ okrem „Naliehavé“ k úlohe „Podpora 1. úrovne“.
Ďalej môže správca priradiť všetky hodnoty stavu vrátane hodnoty „Urgent“ k úlohe „Podpora úrovne 2“.
Tým sa zabezpečí, že používateľ, ktorý má priradenú rolu „Podpora 1. úrovne“, nebude mať možnosť vybrať „Naliehavé“ pri úprave poľa „Priorita“ prípadu. Hodnotu zoznamu „Urgent“ si budú môcť vybrať iba používatelia s rolou „Podpora úrovne 2“ alebo inými rolami, ktorým je priradená táto hodnota.
Ako vytvoriť pole výberového zoznamu založeného na rolách
Vytvorenie nového poľa Role-Based Picklist je veľmi jednoduché a vyžaduje iba jedno kliknutie navyše počas procesu vytvárania. Po pomenovaní vlastného poľa a zadaní jeho počiatočných hodnôt pred uložením jednoducho začiarknite políčko „Výberový zoznam podľa rolí“.
Poznámka* Existujúce polia výberového zoznamu, ktoré neboli vytvorené ako výberový zoznam podľa rolí, nemožno po vytvorení skonvertovať na pole výberového zoznamu založeného na úlohách.
Ako priradiť hodnoty zo zoznamu k role
Štandardne po vytvorení poľa Role-Based Picklist budú všetky jeho hodnoty prístupné všetkým rolám v CRM. Ak chcete priradiť hodnoty zo zoznamu k role, správcovia budú musieť prejsť na stránku Nastavenia a v stĺpci Konfigurácia vybrať „Hodnoty polí zo zoznamu“. Správca potom bude musieť vybrať pole Modul a zoznam, s ktorými by chcel pracovať, a kliknúť na kartu „Hodnoty priradené k role“.
Po otvorení karty „Hodnoty priradené k role“ bude mať správca možnosť vybrať si zo všetkých existujúcich rolí a potom priradiť alebo odstrániť hodnoty z vybratého zoznamu k rolám. Nakoniec sa správca môže rozhodnúť použiť hodnoty iba na vybratú rolu, podriadené roly vybratej roly alebo všetky roly pred kliknutím na tlačidlo Uložiť.
kliknite tu zaregistrujte sa na 15-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu alebo vyskúšajte naše navždy bezplatné vydanie Pilot.
