Vitajte späť v ďalšej kapitole zo série blogov Big Little Things, kde upozorňujeme na niektoré menej známe a niekedy prehliadané funkcie a vylepšenia v CRM Vtiger, ktoré majú veľkú silu. Tento príspevok zdôrazňuje Plánované prehľady, ktoré používateľom umožňujú vytvárať, generovať a odosielať prehľady podľa plánu podľa vlastného výberu. Poďme sa ponoriť a dozvedieť sa viac o tejto funkcii.
Čo sú plánované prehľady?
Plánované zostavy sú dostupné v našich verziách One Professional a One Enterprise a možno ich implementovať po vytvorení akejkoľvek zostavy. Len niekoľkými kliknutiami a po zadaní niekoľkých podrobností môžu používatelia naplánovať automatické generovanie prehľadov a ich odosielanie e-mailom k určitému dátumu alebo v dennej, týždennej, mesačnej alebo ročnej frekvencii. Hlásenia možno odosielať vo formáte CSV, Excel alebo PDF používateľom, skupinám a rolám (interné) s možnosťou kópie konkrétnych e-mailových adries príjemcom, ktorí nie sú používateľmi (externí).
Plánované správy – prípady použitia
Existuje nekonečné množstvo scenárov na používanie funkcie naplánovaných správ, z ktorých môžu mať úžitok organizácie všetkých veľkostí a odvetví. Nižšie je uvedených niekoľko prípadov použitia, ako naši zákazníci využívajú túto funkciu:
- Organizácia, ktorá vyrába a poskytuje zdravotnícke pomôcky nemocniciam a klinikám, používa plánované správy na analýzu toho, koľko nemocníc navštívia jednotliví obchodní zástupcovia týždenne. Aby to dosiahli, vytvorili správu v module Udalosti, ktorá podrobne uvádza, koľko udalostí bolo priradených jednému používateľovi za predchádzajúcich 7 dní. Každý pondelok sa automaticky vygeneruje tento naplánovaný prehľad a pošle sa e-mailom ich manažérovi na ďalšie posúdenie.
- Spoločnosť zaoberajúca sa inžinierskymi a technologickými riešeniami chcela zistiť, koľko aktívnych používateľov sa neprihlásilo do CRM za posledných 7 dní. Naplánujú, že správa „Posledné prihlásenie“ bude každý pondelok odoslaná manažmentu, aby sa ubezpečil, že sa ich používatelia prihlasujú do CRM podľa očakávania.
- Mnoho organizácií používa zostavy na získanie prehľadu o počte mesačných predajov, ktoré rozdelili za rok. Tieto organizácie chcú vo finančnom roku vidieť, koľko príjmov sa generuje za mesiac (na základe ponúk). Na odosielanie týchto údajov na konci každého mesiaca používajú naplánované prehľady, ktoré manažmentu ukazujú počet predajov a sumu vygenerovanú za posledný 1 rok v členení za mesiac.
Nižšie sú uvedené niektoré ďalšie scenáre používania naplánovaných prehľadov:
- Aktualizujte svojich kolegov o konkrétnych záznamoch
- Vytvárajte a odosielajte správy pred schôdzami, aby ste optimalizovali produktivitu
- Informujte zákazníkov a používateľov o oneskorených akciách
- Posielajte svojim zamestnancom a manažérom automatizované správy o výkonnosti
- Posielajte správy o faktúrach po splatnosti manažmentu a zákazníkom
- Upozornite vlastníkov záznamov na ponuky, ktoré sa zastavili
- Posielajte najlepšie bližšie správy obchodným zástupcom a manažmentu
- Aktualizujte zástupcov podpory a správu o počte otvorených lístkov podpory na agenta.
Toto je len niekoľko rôznych spôsobov, ako niektorí naši zákazníci používajú naplánované zostavy na šetrenie času, poskytovanie cenných prehľadov a zvyšovanie produktivity bez toho, aby museli tráviť ďalší čas manuálnym odosielaním správ.
Ako vytvoriť plánovanú správu
Vytvorenie plánovanej správy je jednoduchý proces, ktorý vyžaduje len niekoľko krokov. Ak chcete začať plánovať svoje prehľady vo Vtiger, postupujte podľa nasledujúcich krokov:
- Po vytvorení prehľadu ho otvorte a kliknite na tri bodky (tlačidlo Viac) v pravom hornom rohu záznamu. Vyberte možnosť „Naplánovať správu“.
- Ďalej budú musieť používatelia vyplniť a vybrať podrobnosti o tom, komu sa bude správa odosielať, frekvencia, s akou sa bude odosielať, čas začiatku a formát súboru, v ktorom sa bude správa odosielať. možnosť poslať správu e-mailom, aj keď je správa prázdna.
- Po kliknutí na uložiť sa v pravom hornom rohu obrazovky zobrazí kontextové okno s upozornením používateľa, že prehľad bol úspešne naplánovaný.
- Po úspešnom naplánovaní správy môžu používatelia vykonať úpravy týkajúce sa príjemcov správy, frekvencie, času začiatku a formátu súboru otvorením správy a opätovným kliknutím na tlačidlo „Viac“.
*Poznámka – Ak je vybratý formát súboru PDF, v správe sa odošle iba 1,000 1,000 záznamov. Používatelia by mali plánovať vo formáte CSV alebo Excel, ak prehľad presiahne alebo sa očakáva, že presiahne XNUMX XNUMX záznamov.
Používatelia môžu tiež vidieť, kedy je naplánované ďalšie spustenie správy, a majú možnosť „Odstrániť“ správu z plánu na tej istej obrazovke úprav.
Prečo čakať, začnite plánovať svoje správy vo Vtiger ešte dnes a nechajte silu automatizácie pracovať pre vašu firmu.
kliknite tu zaregistrujte sa na 15-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu alebo vyskúšajte naše navždy bezplatné vydanie Pilot.
